Gestão da informação: como evitar débitos técnicos e garantir a continuidade do trabalho nas empresas

Não é novidade que os dados são uma peça-chave para o sucesso e longevidade de qualquer empresa. Afinal, ali estão materiais valiosos e concretos sobre o que está funcionando e o que precisa ser aprimorado no negócio.

Mas, para que isso aconteça, é preciso que a organização saiba fazer uma boa gestão da informação. Isso significa construir uma ponte entre os dados e quem vai utilizá-los e transformá-los em um ativo: as pessoas. Times que têm acesso fácil a informações atualizadas performam melhor, já que conseguem tomar decisões mais embasadas e alinhadas com os objetivos organizacionais.

Além disso, a gestão do conhecimento diminui possíveis problemas de uma dor muito comum em empresas de tecnologia: a rotatividade de profissionais. Segundo o estudo Decoding Digital Talent, 93% dos latino-americanos que trabalham na área de tech esperam trocar de emprego nos próximos dois a três anos, e 64% estão ativamente buscando novas vagas.

Dessa forma, é crucial que a organização garanta a continuidade de um trabalho que vai passar por diversas pessoas. Imagine, por exemplo, começar um produto, mudar um programador da equipe e acabar perdendo uma informação essencial para o desenvolvimento da solução?

Nesse cenário, também pode ser preciso priorizar a velocidade à qualidade da entrega para cumprir o prazo – ocasionando no chamado débito técnico. E como lidar com isso?

Se você quer saber como fazer uma gestão eficiente da informação e os impactos dessa prática nos times de tecnologia, continue lendo este artigo!

O que é Gestão da Informação?

Por definição, a gestão da informação é o conjunto de práticas para coletar, organizar, armazenar, processar e disseminar dados relevantes para a organização.

Seu principal objetivo é otimizar processos, identificar problemas, ajudar na tomada de decisões e aumentar a eficiência operacional.

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O que é informação?

Mas quais são esses dados relevantes? Para esclarecer, vamos voltar um passo e entender primeiro o que é informação.

No contexto empresarial, informação é um conjunto de dados organizados e analisados, capazes de fornecer conhecimento e embasar decisões.

Fazendo uma comparação, os dados são palavras, números, códigos e tabelas, enquanto as informações são frases, parágrafos, equações, conceitos, ideias e histórias. Ou seja: dados são fatos brutos, e a informação é a responsável por interpretá-los e lapidá-los em algo valioso.

Então, podemos considerar informação tudo aquilo que ajuda a organização a identificar padrões, gargalos e oportunidades de melhorias no negócio.

Gestão da Informação x Gestão de Dados

Embora possam atuar em conjunto, como dados e informações são coisas distintas, a gestão de cada um deles também é feita de forma diferente.

O gerenciamento de dados é focado na coleta, armazenamento e organização desse material, assegurando sua integridade, armazenamento e acessibilidade. Já o da informação é voltado para a análise, interpretação e contextualização desses dados, trazendo relevância para eles.

Para ilustrar, vamos imaginar uma empresa que desenvolve um sistema ERP personalizado. A equipe de gestão de dados fica focada na estruturação desse material (criando uma estrutura de banco de dados eficiente), na segurança (implementando medidas como criptografia e controle de acesso) e na integração.

Já a equipe da gestão de informação se concentra em criar uma documentação abrangente, que aborda os requisitos do cliente, a arquitetura do sistema, decisões de design e fluxos de trabalho; em utilizar ferramentas para promover a comunicação entre todos os membros da equipe; e na manutenção de um registro de mudanças e atualizações no projeto.

Qual a função do gestor da informação?

Na prática, o gestor da informação é o responsável por transformar a análise dos dados em estratégias para as empresas.

Ele é o profissional que vai buscar, selecionar e avaliar os dados da organização para embasar suas decisões, bem como coordenar a equipe responsável pelo tratamento das informações. Também é função desse gestor recuperar materiais perdidos e organizar os bancos de dados.

Portanto, para exercer esse papel, é necessário ter um perfil multidisciplinar, que combine tanto habilidades técnicas quanto skills de liderança. Além disso, é imprescindível que o gestor da informação se mantenha atualizado sobre as últimas tendências tecnológicas, e esteja constantemente buscando implementar soluções inovadoras.

Uso da tecnologia na gestão da informação

Independente do segmento da sua empresa, todos os dias uma grande quantidade de novos dados são gerados, em todos os setores. Gerenciar todos eles manualmente pode não só parecer impossível, como também aumenta custos e onera o tempo de trabalho das pessoas colaboradoras.

Por isso, a tecnologia é uma grande aliada da gestão da informação. Através das ferramentas corretas, é possível guardar grandes volumes de dados com segurança, automatizar processos, otimizar fluxos de trabalho, processar informações em tempo real e gerar insights para a tomada de decisões.

E aqui estamos falando desde soluções de armazenamento em nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox, que permitem acesso remoto do time a documentos e backup automático; até sistemas de banco de dados, como o MySQL ou o MongoDB, que permitem o armazenamento organizado e seguro de informações, garantindo estruturação eficiente e recuperação rápida.

Escolher ferramentas que tenham integrações através de inteligência artificial e machine learning, como as de Business Intelligence (BI), também permite uma análise avançada de dados, capaz de identificar padrões e prever tendências.

Em conjunto, essas tecnologias não só otimizam a gestão da informação, mas também fortalecem a capacidade das empresas de se adaptarem a ambientes dinâmicos, competitivos e que mudam com frequência.

Big Data na Gestão da Informação

Mas, de nada adianta investir em tecnologias avançadas se não houver um bom processo de análise e interpretação desses dados. E para isso, o papel do big data é fundamental.

Essa é a área do conhecimento que estuda maneiras de tratar, avaliar e gerar insights através de grandes conjuntos de dados. Afinal, não basta apenas reunir informações, é preciso saber o que fazer com elas e transformá-las em ação.

Por exemplo, a Netflix sabe o que seus usuários assistiram, que dia, em qual horário e por quanto tempo. Com esses dados, ela faz análises: qual conteúdo essa pessoa está mais propensa a consumir? Quais séries têm temáticas preferidas para que possamos indicar? Qual tipo de poster chama mais atenção para que os usuários cliquem?

Essa é uma tendência que cada vez mais vai tomar o mundo dos negócios. Segundo um estudo da McKinsey, até 2025 as empresas devem assumir um padrão data driven. Uma pesquisa da Fortune Business Insights também mostrou que a indústria global desse setor vai atingir cerca de U$ 550 bilhões em 2028, um crescimento de 13%.

Então, vale a reflexão: os seus profissionais estão preparados para esse futuro? Se a resposta for não, o seu negócio pode estar em desvantagem competitiva.

Capacitar a sua equipe para que ela seja capaz de utilizar técnicas como a de big data na gestão da informação proporciona uma visão mais abrangente e aprofundada sobre o comportamento do mercado, clientes e operações internas.

Princípios da segurança da informação

Uma questão muito importante sobre os dados é que um bom sistema de gerenciamento precisa garantir a segurança da informação. Com tantos materiais coletados, e de fontes tão diversas, é preciso ter responsabilidade e cuidado no manejo dessas informações.

Existem muitos dados sensíveis e particulares sobre os profissionais no setor de RH, por exemplo, que precisam ter acesso limitado para que outras pessoas não tenham acesso.

Além disso, implementar medidas de proteção é vital para proteger informações relevantes do negócio contra ataques cibernéticos ou vazamentos.

Para isso, existem seis princípios fundamentais:

1. Confidencialidade: É dever da empresa garantir que as informações sejam mantidas em sigilo, podendo ser acessadas apenas por usuários autorizados. Isso pode ser feito através da criptografia de dados e de um controle de acesso rigoroso.
2. Integridade: Além de confidenciais, os dados precisam permanecer íntegros e confiáveis, sem sofrer alterações indiscriminadas. Para isso, as organizações precisam tomar ações que previnam qualquer tipo de modificação não autorizada.
3. Disponibilidade: As informações também precisam estar disponíveis para acesso e uso dos profissionais da companhia, seguindo as regras de confidencialidade e integridade.
4. Autenticidade: O princípio da autenticidade garante que os dados sejam provenientes de fontes confiáveis e seguras, que podem ser rastreadas.
5. Irretratabilidade: Já a irretratabilidade (ou não repúdio) estabelece que os usuários não possam negar a autoria de uma ação, garantindo a sua autenticidade.
6. Conformidade: Por fim, a segurança da informação deve desenvolver protocolos para estar em conformidade com as leis e normas vigentes, bem como promover mecanismos de fiscalização para assegurar seu cumprimento.

Como fazer a gestão da informação na empresa?

Agora que você já sabe sobre os fundamentos da gestão da informação, vamos falar sobre como colocar ela em prática.

Implementar um processo eficaz de gerenciamento de dados envolve a adoção de práticas e estratégias para garantir que eles estejam sendo tratados de maneira eficiente, segura e acessível.

Para começar, é fundamental criar uma cultura que priorize o compartilhamento e a documentação dos dados. Incentivar a equipe a documentar processos, decisões e lições aprendidas contribui para uma boa gestão do conhecimento, que é fundamental para a longevidade operacional.

Depois, é necessário criar políticas e práticas de segurança da informação, incluindo a utilização de tecnologias de criptografia, a implementação de políticas de controle de acesso e a realização de auditorias regulares para checar possíveis vulnerabilidades.

Também é interessante avaliar o uso de ferramentas que assegurem não só a preservação, o backup e a acessibilidade global dos dados (como os sistemas em nuvem), mas que também auxiliem na análise e na tomada de decisão (como softwares de BI).

Por fim, plataformas que automatizam processos e usam inteligência artificial ou machine learning ajudam a simplificar fluxos de trabalho, minimizando erros e aprimorando a identificação de padrões nos dados.

Em resumo, uma gestão de dados eficaz envolve a combinação de ferramentas de tecnologia, práticas colaborativas e medidas de segurança.

Qual a importância da gestão da informação nas empresas?

Como vimos, a gestão de dados tem um papel fundamental na capacidade de uma empresa em tomar decisões embasadas, o que contribui diretamente para a inovação e se torna um diferencial competitivo significativo.

Mais do que uma prática operacional, gerenciar as informações é uma estratégia essencial para o sucesso organizacional, principalmente em um cenário em constante evolução e expansão.

E mais do que isso, a gestão da informação pode ajudar na diminuição de custos, na redução de riscos e na capacidade de inovar.

Uma pesquisa da Veritas Technologies mostrou que 70% das organizações que investem no cuidado com os dados viram redução nos custos operacionais, e 72% afirmaram estar impulsionando novos fluxos de receita ou oportunidades de mercado. As empresas que participaram da pesquisa também estimaram que, para cada dólar investido no aprimoramento da gestão da informação, o retorno foi de U$ 2,18.

Portanto, em um mundo onde os dados são um ativo valioso, investir no gerenciamento deles não é apenas uma opção, mas uma necessidade para companhias que buscam prosperar. A capacidade de entender, organizar e utilizar informações de maneira eficiente proporciona as bases para uma tomada de decisões inteligente, aprimora a eficiência operacional e traz um preparo maior para os desafios presentes e futuros.

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