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A gestão de projetos é uma etapa importante da gestão de TI, independentemente de ter ou não um cargo específico para isso. Afinal de contas, deve-se gerenciar esses projetos para garantir que vai ser possível cumprir os prazos e as expectativas da entrega final.
No entanto, a grande questão é: como as lideranças de TI que ocupam funções técnicas e específicas podem gerenciar seus projetos?
Não há dúvidas de que é necessário organizar as metas e as tarefas para que toda a equipe esteja ciente do que (e quando) precisa entregar. Não por menos, a falha de organização é um dos principais problemas de roadmap.
Esse artigo, então, vai te explicar de forma objetiva o que é e como fazer a gestão de projetos de TI.
O que é gestão de projetos de TI
O guia de referência em gestão de projetos de TI é o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) elaborado pela Project Management Institute (PMI).
A gestão de projetos de TI é o processo de administrar, de forma estratégica, os projetos para garantir que as demandas e os fluxos de trabalho se alinhem às necessidades e ao cronograma de entregas.
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Ou seja: a gestão de projetos de TI tem o objetivo de garantir que será possível concluir os projetos com sucesso e dentro do prazo. Para que, como consequência, se alcance as metas e as expectativas de resultados.
Por que implementar gestão de projetos em TI?
Nem sempre é possível visualizar o fluxo de atividades de um projeto com facilidade. E, muitas vezes, é necessário realizar diversos projetos simultâneos.
A finalidade principal da gestão de projetos é garantir que as demandas serão desenvolvidas de acordo com a estratégia da empresa e, ao mesmo tempo, que todos os fluxos de trabalho e cronograma serão cumpridos corretamente.
Além do mais, a partir de uma boa gestão de projetos, é possível criar métricas e indicadores de produtividade e eficiência. Isso permite que você acompanhe todas as tarefas, consiga antecipar atrasos e tome atitudes preventivas.
Quer dizer, essa organização pode elevar a qualidade dos serviços, gerar agilidade e trazer resultados positivos para o negócio.
Como montar um projeto de TI
Bom, de forma geral, a estratégia de gestão de projetos de TI se baseia em três aspectos principais:
- Prática: identificar quais são os fatores e as atividades necessárias para desenvolver o projeto
- Qualidade: adequar a realidade do projeto (inclusive recursos e orçamentos) com as necessidades e expectativas dos clientes
- Cronograma: alinhar as atividades ao tempo de desenvolvimento e aos prazos
Aqui estão 5 dicas de como montar um projeto de TI a partir desses aspectos:
1. Defina as prioridades do projeto
O primeiro passo é definir quais são as prioridades e os objetivos do projeto.
Afinal de contas, durante a execução, é possível que apareçam diversos imprevistos e fatores que mudaram a rota de planejamento.
Então, é importante definir o que deve ser prioridade independentemente do que acontecer.
2. Crie um cronograma factível
Uma das principais razões para o atraso dos projetos são os cronogramas mal elaborados.
Por isso, preste atenção ao elaborar o planejamento. De forma geral, as quatro informações mais relevantes de um cronograma são:
- as tarefas que precisam ser feitas
- o intervalo de tempo necessário para fazer cada tarefa
- a pessoa responsável por fazer a tarefa
- o prazo final para realizar cada tarefa
O importante é pensar em duas organizações diferentes: uma organização diária e/ou semanal e uma organização a longo prazo.
A organização diária ou semanal da sua agenda é o contexto mais prático. Deve servir para saber o que fazer no dia e na semana.
A outra organização mais ampla deve fornecer um panorama geral dos prazos de cada etapa do trabalho. Sempre tendo em vista o prazo da entrega final, que é o prazo mais importante de todos.
Além disso, considere as seguintes dicas para fazer seu cronograma:
Divida as tarefas no maior número possível
É importante que, ao estipular as tarefas, você consiga ser o mais específico possível.
Afinal de contas, quanto menos abrangente o cronograma ficar, mais realista ele será e, por consequência, mais fácil será de cumpri-lo com assertividade.
Evite prazos muito longos
Sem dúvida, algumas tarefas demandam muito tempo. No entanto, tente não estipular prazos muito longos que se percam de vista.
A partir da dica anterior, divida as tarefas grandes em pequenas tarefas e vá estipulando o prazo aos poucos.
Tome cuidado com prazos inexequíveis
Preste atenção para estabelecer prazos que sejam possíveis de cumprir.
Perceba que prazos impossíveis de se cumprir não são úteis, porque esse cronograma não servirá para sua organização.
Considere imprevistos no cronograma
Além do mais, é importante levar em consideração a possibilidade de surgirem problemas no caminho.
Se possível, deixe uma brecha maior em cada prazo para lidar com essas situações hipotéticas.
Faça um cronograma bem estruturado e visual
Mantenha o cronograma sempre atualizado e compartilhe em tempo real com todas as pessoas colaboradoras.
É imprescindível que todas as pessoas estejam cientes dos prazos e compreendam as atividades que são de sua responsabilidade.
3. Crie uma cultura de gestão de riscos
A gestão de riscos é a coordenação de atividades que servem para evitar ameaças ou crises aos resultados do projeto.
Ou seja: a gestão de riscos pode indicar algum tipo de problema ou ameaça com antecedência. A partir disso, é possível repensar o planejamento e tomar as medidas preventivas com rapidez.
4. Use ferramentas de gestão de projetos
Os recursos tecnológicos são fundamentais para uma boa gestão de projetos de TI, especialmente para otimizar e aperfeiçoar processos.
Afinal de contas, não é novidade para ninguém que essas ferramentas estão cada vez mais inteligentes e impactam positivamente no trabalho.
Então, através de plataformas digitais, é possível ter uma visão panorâmica de todo projeto, facilitar a integração e a comunicação, extrair relatórios e analisar um grande volume de dados, planejar estratégias e as rotinas das pessoas colaboradoras.
5. Utilize uma boa metodologia de gerenciamento
Por fim, para fazer a gestão de projetos, é necessário escolher uma boa metodologia de gerenciamento.
Essa escolha deve se basear em muitos fatores, entre eles: recursos disponíveis, orçamento, capacidade e engajamento da equipe e as metas e resultados esperados.
Qual o melhor modelo de gestão de projetos para TI
Mas com tantas metodologias diferentes, a dificuldade pode ser escolher qual é a melhor método de gestão de projetos para suas necessidades.
Sendo assim, é melhor conhecer as metodologias para fazer uma boa escolha. Mas é importante deixar claro que nem sempre há uma solução única para todos os casos, mesmo dentro de uma única empresa.
Para começar, Ágil (ou Agile) é uma metodologia de gerenciamento de projetos que usa ciclos curtos de desenvolvimento (sprints) para focar na melhoria contínua do desenvolvimento do produto ou serviço.
Dentro da metodologia ágil, existem alguns métodos mais populares, entre eles o Scrum e o Kanban.
Scrum
O Scrum é uma metodologia que serve para potencializar equipes no ambiente de trabalho.
Segundo o Scrum Guide, o guia oficial da metodologia:
“Scrum é um framework dentro do qual pessoas podem tratar e resolver problemas complexos e adaptativos, enquanto produtiva e criativamente entregam produtos com o mais alto valor possível”.
O grande diferencial desse método é prezar por uma entrega fracionada de um projeto. Ao fragmentar os projetos em pequenas partes, se algo não sair conforme o planejado, é possível intervir e evitar retrabalhos.
Essas etapas de um projeto são denominadas de sprints. Cada sprint pode durar entre 2 a 4 semanas e engloba tarefas específicas a serem realizadas.
As sprints são cíclicas: assim que uma sprint termina, começa a próxima e por aí vai, até finalizar o projeto.
Durante a execução de uma sprint, a equipe faz reuniões diárias (dailys), em que discutem o que foi feito no dia anterior e o que vai ser feito no dia.
Ao final de cada sprint, deve-se fazer uma sprint review meeting. Ou seja, uma reunião para fazer um relatório do que foi finalizado e o que deve ser priorizado na próxima sprint.
Kanban
O Kanban foi criado na década de 1960 pela empresa japonesa Toyota. De forma geral, a ideia do Kanban é fazer apenas o necessário, quando necessário e na quantidade necessária.
O método Kanban consiste basicamente em uma metodologia simples e visual, através de quadros de trabalho e cartões.
Inclusive, o design clássico de um Kanban é um quadro de colunas de etapas (backlog de ideias, pendentes, em andamento e concluídas) e cards com as tarefas.
É importante mencionar que deve-se customizar a quantidade e os nomes das colunas de acordo com as necessidades do projeto.
Além da tarefa, é possível incluir outras informações nos cards, como descrição, prazo de entrega e pessoa responsável pela execução.
Em primeiro lugar, as tarefas devem ficar nos rascunhos de ideias. Assim, ao pautar uma atividade para a lista de afazeres da semana, deve-se transferir o card para “pendentes”.
Em seguida, quando for fazê-la, deve-se transferir o cartão para a coluna “em andamento”. Por fim, quando tiver finalizado, deve-se transferir para “concluída”.
Quer dizer, é uma maneira visual e prática de acompanhar o fluxo de trabalho de forma mais simples.
Afinal de contas, o benefício do Kanban é a capacidade de ver uma panorama geral das tarefas, verificar o trabalho em andamento e gerenciar o backlog.
De todo modo, cada empresa e equipe possui suas particularidades. A partir disso, surgem necessidades específicas.
O melhor modelo de gestão de projetos é, às vezes, uma combinação de modelos diferentes, a exemplo do Scrubam, que é a combinação do Scrum e do Kanban.
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