Excel com IA: utilizando IA's como assistentes

Importando dados no Excel com IA - Apresentação

Olá, sou Roberto Sabino, instrutor aqui na Alura. Neste curso, aprenderemos a usar a inteligência artificial. Isso mesmo, vamos aprender mais sobre a inteligência artificial aplicada na prática. Para fins de acessibilidade, farei minha audiodescrição:

Audiodescrição: Sabino se descreve como um homem de pele clara, cabelo e barba escuros com alguns fios grisalhos. Veste uma camiseta lisa de cor escura. Ao fundo, uma parede lisa é iluminada por uma luz com gradiente azul.

Para quem é esse curso?

Este curso é para você que já usa Excel no dia a dia e deseja aprender a utilizar a inteligência artificial para realizar tarefas mais rapidamente, com mais qualidade, melhorando o valor que está entregando para a empresa ou para o cliente, usando a inteligência artificial para tudo isso.

O que aprenderemos?

• Carregar arquivo;
• Funções;
• ChatGPT;
• Google Bard;
• Copilot;
• VBA;
• IA no dia a dia.

Neste curso, enfrentaremos desafios e participaremos de atividades práticas que envolvem o uso da inteligência artificial para solucionar problemas. Utilizaremos o Power Query para carregar arquivos, uma habilidade que pode ser tanto familiar quanto nova para você, e a aplicaremos com a ajuda da inteligência artificial.

Em seguida, avançaremos para a criação de funções mais complexas, aproveitando as capacidades das inteligências artificiais, como o ChatGPT, Google Bard e Bing Chat ou Copilot. Analisaremos as nuances de cada uma delas para compreender melhor seus usos e diferenças.

Exploraremos também o VBA e examinaremos como a inteligência artificial pode ser uma aliada valiosa em nosso cotidiano. Este curso é fundamental para quem está iniciando no uso da inteligência artificial e ainda não teve experiência prática, especialmente se você utiliza o Excel regularmente.

Este curso foi desenvolvido para promover uma aprendizagem ativa, o curso oferecerá oportunidades desde o início para aplicar o que aprendeu, integrando-o em sua rotina, questionando e modificando conceitos para obter resultados imediatos.

Lembre-se de que também pode usar o fórum e Discord para tirar suas dúvidas e para entrar em contato com outras pessoas estudantes.

Agora, inteligência artificial e Excel, sou suspeito para dizer, mas só posso dizer: espero você na primeira aula!

Importando dados no Excel com IA - Como usar a IA como assistente

Imagine que uma pessoa cliente ou chefe peça o seguinte: precisamos carregar os dados de um arquivo do tipo .csv, que é a mesma coisa que um arquivo .txt, em uma planilha para usar como base de dados em um dashboard (painel de controle).

Os dados do arquivo não podem ser modificados dentro dessa planilha, então quem tem acesso à planilha não pode ter acesso ao arquivo. E se houver atualização do arquivo .txt, que está em uma pasta. Caso esse arquivo seja atualizado, a planilha deve atualizar automaticamente.

• Carregar os dados de um arquivo do tipo ".csv" (o mesmo que um .txt)
• Subir os dados em uma planilha para usar como "base de dados" de um dashboard
• Os dados do arquivo não podem ser modificados
• Se houver atualização do arquivo a planilha deve atualizar "automaticamente"

Se você concluiu nossa formação em Business Intelligence com Excel, então possui o conhecimento necessário. No entanto, em caso de uma situação em que não sabemos como executar determinada tarefa, há algumas opções que podemos considerar.

Geralmente, escolhemos uma das seguintes abordagens: buscar por conteúdo familiar, procurar por tutoriais no YouTube que demonstrem o procedimento desejado, utilizar o Google para pesquisar na internet por documentos, fóruns ou soluções que abordem nosso problema.

Às vezes, nós gastamos muito tempo com essas coisas. A quarta opção, que algumas pessoas ainda não sabem usar, é perguntar para uma inteligência artificial, utilizar uma inteligência artificial como assistente.

Durante a apresentação dos pontos do curso, surgiu a questão de como manipulamos o aparecimento e desaparecimento de textos na planilha do Excel.

Neste momento do vídeo, o instrutor preenche valores nas células A2, A4, A6 e A8, e as frases com as tarefas mencionadas anteriormente são mostradas na tela conforme os valores são inseridos.

Mesmo para aqueles que têm um bom domínio do Excel, pode ser que não saibamos como fazer isso. Nesse caso, o curso recomendaria buscar ajuda.

É interessante observar que, nesse contexto, a primeira reação seria perguntar aos colegas, em vez de recorrer ao YouTube ou ao Google. Isso ocorre porque estamos todos presentes na mesma sala e a comunicação direta parece mais conveniente. Da mesma forma, para utilizar efetivamente a inteligência artificial, é necessário primeiro se familiarizar com ela.

Temos uma planilha em branco e temos o arquivo .csv.

Caso você não esteja familiarizado com arquivos .csv, que são arquivos de dados separados por vírgula, não se preocupe; pense neles como se fossem arquivos .txt.

O nome do arquivo é Vendas Serenatto - Aula 1.csv.

Nosso objetivo é carregar esse arquivo sem realizar modificações nos dados, apenas para poder utilizá-los.

Vamos explorar como usar inteligência artificial para essa tarefa. Para começar, vamos utilizar o ChatGPT. Aliás, acredito que seja o momento adequado para estabelecermos as combinações iniciais do curso.

Combinações iniciais

Em geral, ao iniciar qualquer curso, é comum estabelecermos algumas regras básicas. Então, vamos estabelecer as nossas. O primeiro ponto a ser combinado é que este curso é destinado a pessoas que ainda não têm muita experiência com o uso da inteligência artificial no cotidiano.

Portanto, não esperem encontrar uma solução miraculosa que resolva todos os problemas através da inteligência artificial, pois esse não é o objetivo. A proposta é que a inteligência artificial atue como um assistente, sempre disponível para responder à pergunta: "How can I help you today?" (Como posso te ajudar hoje?). Ela estará lá para auxiliar, mas não para resolver todos os problemas por completo.

O próximo acordo que temos em mente é limitar a profundidade das explorações no Excel. Embora possamos abordar algumas funcionalidades mais avançadas e compartilhar nossos métodos, o principal objetivo é integrar a inteligência artificial para obter respostas e insights.

O que vamos usar?

Inicialmente, vamos nos concentrar nesse aspecto, mas também exploraremos outras áreas. O foco principal será aprender a utilizar inteligência artificial, empregando ferramentas como ChatGPT, Bing Chat, Bard com Google Gemini, e o Copiloto, além de outras aplicações práticas de IA.

Então, é importante destacar que não há truques aqui. Vamos abordar os chatbots primeiro e, lá no final, daremos uma analisada rápida nas APIs, que são bastante interessantes. Este será o nosso plano para o curso, apenas para esclarecer completamente.

Caso contrário, se já estivermos familiarizados com o uso constante de inteligência artificial, como Bing Chat, Copiloto e Bard, talvez seja melhor considerar um curso mais avançado para explorar temas mais complexos. Estamos de acordo?

Combinados feitos, vamos começar.

Consultando o ChatGPT

Temos duas tarefas a cumprir aqui, sendo uma delas o projeto solicitado pelo nosso superior ou cliente, que consiste em carregar um arquivo .txt. Isso é relativamente simples e podemos recorrer ao ChatGPT para nos auxiliar.

Primeiramente, vamos iniciar com um prompt convencional.

Qual é a vantagem disso? Em primeiro lugar, queremos destacar os benefícios de começar a utilizar inteligência artificial, em contraste com os métodos tradicionais de busca no YouTube e Google, aos quais estamos habituados. Devido à nossa familiaridade com esses métodos, tendemos a recorrer a eles de forma rotineira.

Vamos então consultar o ChatGPT sobre isso. Se você ainda não utilizou o ChatGPT, pode acessar o link chat.openai.com, criar sua conta e começar a utilizá-lo facilmente. Estamos utilizando a versão gratuita, o ChatGPT 3.5.

Caso esteja literalmente iniciando nesse contexto de IA, digite como se estivesse realmente conversando ou perguntando para uma pessoa.

Podemos digitar:

Meu chefe que eu carregue os dados de um arquivo ".csv",

O instrutor para de digitar o prompt para realizar uma explicação sobre referências.

Destacar as referências para inteligência artificial é importante, como o .csv. Cada referência serve como um ponto de partida para a busca e contribui para um melhor entendimento. Por essa razão, é importante lembrar sempre de incluir essas referências.

No contexto atual, estaremos utilizando o Excel como uma dessas referências. Continuando com o prompt, digitamos "em uma planilha do Excel".

Meu chefe que eu carregue os dados de um arquivo ".csv", em uma planilha do Excel

Pode ser que seja interessante incluirmos "Microsoft" antes do Excel:

Meu chefe que eu carregue os dados de um arquivo ".csv", em uma planilha do Microsoft Excel.

Essa prática visa garantir que a IA refine ainda mais sua busca, evitando trazer resultados do Google Planilhas, por exemplo. Isso contribui para um filtro mais eficaz.

Observe que estamos indicando as referências: .csv, planilha e Microsoft Excel. Ou seja, estamos indicando referências dentro do prompt.

O prompt é a área onde inserimos as informações ou questões que desejamos apresentar ao ChatGTP.

Pode ser uma pergunta, uma ordem, uma dúvida ou pedido. Enfim, isso é o prompt. Lendo novamente o que digitamos:

Meu chefe que eu carregue os dados de um arquivo ".csv", em uma planilha do Microsoft Excel.

Após explicar, podemos indicar algumas diretrizes ao ChatGPT. Como, por exemplo: "Me ajude com o passo a passo porque eu não sei fazer isso…".

Meu chefe que eu carregue os dados de um arquivo ".csv", em uma planilha do Microsoft Excel. Me ajude com o passo a passo porque eu não sei fazer isso…

Digamos que é relativamente fácil pensar uma maneira de escrever isso. Em alguns casos será fácil inserir um prompt, mas nem sempre será o melhor prompt. No entanto, em diversos casos será fácil.

Podemos clicar no botão de seta apontando para cima do lado direito ou teclar "Enter" para enviar a pergunta.

Retorno do ChatGPT:

 Claro, eu ficarei feliz em ajudar! Aqui está um passo a passo básico para carregar dados de um arquivo CSV para o Microsoft Excel:

1. Abra o Microsoft Excel:
Inicie o Microsoft Excel no seu computador. Se você não tiver o Excel instalado, pode usar programas semelhantes, como o Google Sheets ou o LibreOffice Calc.

2. Crie uma nova planilha:
- Abra uma nova planilha em branco ou use uma existente, dependendo do que seu chefe solicitou.

3. Importe os dados do CSV:
- Vá para a guia "Dados" (ou "Data" em inglês) na barra de menu.

4. Selecione "Obter Dados Externos" ou "Get Data":
- Dentro da guia "Dados", procure por uma opção como "Obter Dados Externos", "Get Data" ou algo semelhante.

5. Escolha a opção "Do texto" ou "From text":
- Geralmente, você verá a opção "Do texto" ou "From Text". Selecione isso para importar dados de um arquivo texto, como um .csv.

6. Selecione o arquivo CSV:
- Uma janela será aberta. Nela, você precisa localizar e selecionar o arquivo CSV que deseja importar.

Ele está fornecendo instruções sobre como realizar uma determinada tarefa no Microsoft Excel. Caso o usuário não tenha o Excel instalado, sugere alternativas como o Google Sheets ou o LibreOffice. O ChatGPT orienta assim pelo fato de solicitarmos o passo a passo.

Assim, quando fazemos uma pergunta à inteligência artificial e recebemos instruções que não conseguimos compreender completamente, é importante solicitar mais detalhes para esclarecer.

Ele instrui a criar uma nova planilha e importar dados externos, seguindo passos específicos na interface do programa. Isso envolve acessar a guia "Dados" no menu, e em seguida selecionar "Obter Dados Externos" ou "Get Data".

A seguir, iremos conferir esse passo a passo.

Conclusão

Já combinamos os acordos previamente estabelecidos e montamos nosso primeiro prompt. Ainda há mais a ser abordado nesta primeira aula. O próximo vídeo detalhará esse processo passo a passo, buscando aprimorar a estrutura do prompt.

É importante ressaltar que esta aula inicial será mais introdutória, com a profundidade aumentando progressivamente nas próximas aulas. No entanto, não permaneceremos nesse ritmo tranquilo por muito tempo; o objetivo é assegurar que até mesmo os iniciantes em ChatGPT e inteligência artificial compreendam o material apresentado.

O passo a passo continuará, e nas aulas subsequentes, aceleraremos o ritmo. Até logo!

Importando dados no Excel com IA - Seguindo o passo a passo

A primeira coisa que precisamos fazer para começar a utilizar a inteligência artificial é saber se ela realmente vai nos auxiliar ou não.

O instrutor ressalta que, em cursos de inteligência artificial, algumas pessoas alunas comentam que mesmo usando o prompt, a resposta não traz exatamente a informação desejada. Porém, é importante lembrar que a IA lida com diversas variáveis, por isso as respostas às vezes são diferentes.

Outro ponto importante é que se não usarmos o prompt correto, a resposta não será precisa, isso é uma questão de treino.

Nesse momento, vamos considerar que demos uma tarefa para a IA e ela nos forneceu um passo a passo. Estamos no passo 4, Selecione obter dados". Então, seguiremos o passo a passo para conferir se funciona.

Testando sugestão da IA para importar dados

Abrimos o Excel e na barra de menu superior, clicamos na aba "Dados". Depois, a IA indica clicarmos em "Obter Dados Externos". Na lateral superior esquerda, encontramos o "Obter Dados" e clicamos nele.

Repare que nem sempre teremos exatamente o que foi indicado, pois a versão do aplicativo muda, assim como a resposta da inteligência artificial.

Depois, clicamos em "De Arquivo > De Text/CSV". O próximo passo é configurar as opções de importação. O ChatGPT informa que ao fazer isso, o Excel abrirá um assistente para configurar a importação.

Nisso é preciso verificar se as configurações estão corretas, como o tipo de delimitador, que normalmente é a vírgula. Depois, devemos seguir as instruções para concluir o processo de importação.

No Excel, abre a janela para importar os dados. Procurarmos o arquivo "Vendas Serenatto - Aula 1.csv" e o selecionamos, depois clicamos em "Importar" e abre uma nova janela.

Caso você não saiba nada de Excel, talvez a inteligência artificial não resolva seu problema, pois é um assistente. As ferramentas de IA que existem hoje, não são a melhor opção, pois isso processamento e gera custo para a empresa.

Então, essas ferramentas que usamos gratuitamente, fazem uma parte do trabalho, mas precisamos conhecer um pouco sobre o processo. Nesse caso, precisamos saber qual é o delimitador, se precisa mudar o Unicode e que temos as opções de carregar ou transformar dados. Vamos carregar, então, clicamos no botão "Carregar".

Feito isso é criado uma consulta. Está certo, essa é a melhor forma de carregar os dados e não permitir que a pessoa altere o arquivo. Caso o arquivo seja atualizado, ela também será.

Caso você não tenha trabalhado com uma consulta, se você clicar na segunda célula da coluna C e mudar o valor, você não mudará o arquivo e sim a origem, ou seja, a mudança só ocorreu na consulta.

Então, na barra de menu superior, ao clicar na aba Consulta e depois no botão "Atualizar", indicado pelo ícone de uma folha em branco e duas setas formando um círculo, o número voltará para o original que é 5.

Agora, vamos conferir se foi cumprido tudo o que precisava. Carregou os dados de um arquivo do tipo CSV e subiu os dados de uma planilha para usar como base em um dashboard. Além disso, os dados do arquivo não serão modificados e se houver atualização no arquivo, a planilha será atualizada automaticamente.

Está escrito automaticamente entre aspas, pois é quando você atualiza ou quando você fecha e abre a planilha. Então, é quase automático.

Caso isso seja tudo o que você precisa saber para o seu trabalho, indicamos a formação Business Intelligence com Excel da Alura, pois fazemos trabalhamos muito com isso, carregando dados, criando dashboards e outros temas.

Nesse momento nosso primeiro objetivo foi concluído, conseguimos usar uma IA que nos auxiliou a cumprir um objetivo. Agora, vamos pensar no segundo objetivo, e quando não soubermos perguntar para a IA?

Se você tentar, por exemplo, criar uma planilha igual a do instrutor apenas passando um prompt escrito "Me ajude a fazer uma planilha igual a do Sabino", não será possível. Repare que se realmente enviarmos isso, o ChtGPT responde que não tem informações sobre o que caracteriza a planilha do Sabino.

Então, quando você estiver trabalhando com um chat como o ChatGPT, a ferramenta sempre manterá o contexto. Isso significa que, se você perguntar alguma coisa que tenha relação com as perguntas ou prompts anteriores, provavelmente dará a resposta correta e esperada.

Como fizemos uma pergunta que não tinha a ver com os prompts que enviamos anteriormente, ao invés de enviar um novo, em cima dessa mensagem, clicamos no ícone de lápis e mudamos o prompt para o seguinte texto:

E se fosse no Google Planilhas?

Não precisamos falar as mesmas coisas de novo, estamos sugerindo que a resposta seja referente ao Google Planilhas. Com isso, temos uma resposta referente ao que enviamos antes. O ChatGPT indica que o processo é um pouco diferente e ensina o passo a passo. Você pode testar para conferir se dá certo.

No último vídeo dessa aula, tentaremos resolver o Mão na Massa. Para isso, daremos algumas sugestões de como você pode perguntar para a IA quando não sabe o que precisa ser feito.

Te esperamos no próximo vídeo!

Sobre o curso Excel com IA: utilizando IA's como assistentes

O curso Excel com IA: utilizando IA's como assistentes possui 157 minutos de vídeos, em um total de 47 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Dados em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

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• Importando dados no Excel com IA
• Conhecendo o Google BARD (GEMINI)
• Bing Chat/Copilot
• Usando API
• Concluindo o aprendizado