Ferramentas para agilidade: visão geral sobre controle de projetos e produtos

Introdução a ferramentas - Apresentação

Meu nome é Roberto Sabino, eu sou instrutor aqui na Alura e talvez você me conheça dos treinamentos de Excel. Você vê essa planilha que está na tela e você fala assim: “Sabino, já sei, é mais um treinamento de Excel e eu cliquei no lugar errado, porque eu cliquei em um treinamento de ferramentas para agilidade”.

Não, você não clicou no lugar errado! E nós vamos, sim, falar de agilidade, nós vamos falar de ferramentas, nós vamos falar de Azure, de Jira e de Trello - mas antes disso, eu preciso dizer para você que sim, eu sou de tecnologia e já trabalhei durante muito tempo em grandes instituições financeiras, com projetos e também com gestão de produtos e passei por transformação ágil em uma grande instituição financeira aqui no Brasil.

Então eu passei muito pelas coisas que eu vou conversar com vocês durante esse treinamento. Eu tenho, hoje em dia, trabalhado muito com conceitos teóricos de agilidade para poder trazer esse aporte teórico para quem já sabe da prática também.

Nesse treinamento eu vou passear pelo Trello, pelo Jira e pelo Azure, de maneira que nós vamos ver um pouco de conceitos, backlog e o CFD, que é o seu trabalho acumulado. Nós vamos falar também olhando para o Jira. Nós vamos ver um pouco de como se gerencia as histórias dentro de um sprint e como eu relaciono com tarefas, coisas bem interessantes.

Nós vamos dar uma passeada também pelo Azure, da Microsoft. Nós vamos conseguir ver um pouco mais, no detalhe, como que eu gerencio minhas histórias, minhas tarefas e meu backlog. Quais são as minhas atividades e como eu posso trabalhar com esse backlog.

Então tem muitas coisas interessante, mas lembre-se que tem pré-requisitos e também é um passeio. Claro, eu não poderia falar exaustivamente sobre essas ferramentas em um único treinamento.

Então não espere um treinamento exaustivo de ferramenta, mas sim, um treinamento para você ver os primeiros passos nessas ferramentas e entender um pouco como você pode controlar o seu trabalho ágil, o trabalho do seu time ou participar de um time ágil usando essas ferramentas tão conhecidas.

Talvez o Trello você até já tenha trabalhado e nós vamos falar bastante, tanto de conceitos quanto de ferramentas, mas o foco são as ferramentas. Então é um treinamento para você aprender a usar ferramentas.

Espero você no treinamento e não se esqueça que também tem treinamento de Excel na plataforma. Um abraço!

Introdução a ferramentas - Excel para gestão do backlog

Vamos começar pela base de tudo, vamos começar pelo nosso bom e velho Excel. Sempre que nós temos alguma necessidade de usar uma ferramenta e nós não sabemos ainda exatamente qual ferramenta vamos usar, nós recorremos ao Excel. Nós vamos começar esse treinamento também olhando um pouco para o Excel.

Aproveitando para falar em Excel, você tem na plataforma Alura a nossa formação em Excel que vai desde o básico até o VBA, Data Analytics, é bem interessante. Vale a pena você dar uma olhada também.

Eu usei alguns recursos do Excel que eu não vou explicar nesse treinamento, nós vamos olhar mais a ideia de como usar o Excel para dar essa ajuda no funcionamento de um time ágil. O nosso cenário é: nós vamos ajudar uma fintech a trabalhar a sua agilidade.

Então uma fintech está querendo melhorar os seus controles de agilidade. Não fazia controle nenhum, fazia todas as coisas bem manualmente e nós vamos criar uma planilha. Eu tenho na tela para você a planilha mais simples possível. Como é que nós fizemos isso?

A ideia dessa planilha é que ela possa servir como um apoio para nossa sprint. Então, vamos lá! Estamos usando o scrum como base. O que nós temos que fazer logo no começo da sprint? Dentro da nossa sprint planning vamos eleger quais são as histórias que vão ser consumidas naquela sprint e listar essas histórias.

Então o primeiro passo para você ter suporte em um trabalho ágil é olhar para o trabalho que você tem que fazer. Eu te mostro aqui na tela essa planilha bem simples que nós fizemos na coluna “A” o “Sprint Backlog”. Eu separei 7 histórias, o “Responsável” eu coloquei qualquer coisa, “Fulano” - mas nós teríamos quem é o responsável. A “Data Entrega” é a data de quando nós terminamos.

Lembra que no ágil nós temos a sprint, nós temos um tempo determinado e nós não fazemos previsão de quando nós vamos entregar cada tarefa. Nós começamos a trabalhar na sprint e vamos entregando de acordo com a prioridade. No ágil, o que é variável é o escopo, o tempo é fixo.

Essa planilha que nós temos na tela tem algumas ideias para você usar no seu dia a dia, uma ideia de usar uma automatização qualquer. Eu fiz com VBA e eu usei uma ideia de mover cartão como se fosse um kanban. Quando você clica em cima dela, você move para “Em Andamento”. Você clica de novo, você move ela para “Finalizado”.

Quando você move para “Finalizado”, o Excel automaticamente vai pôr a data de finalização. Então imagine que você puxou esse cartão da segunda linha para “Em Andamento”, ou seja, você vai fazer. Imagine que essa planilha está aberta para todo o time ágil e todas as pessoas do time têm acesso à essa planilha, seja no OneDrive ou em um diretório da rede.

Ele entra e puxa o cartão. Nós poderíamos até deixar aberto o “Responsável”, poderíamos deixar aberto o “Responsável” e você simplesmente coloca seu nome nessa tarefa. Seria uma variação também dessa ideia, mas eu quis trazer uma ideia bem simples. O que eu quero mostrar para vocês com isso?

Que a primeira coisa que você tem que fazer para dar suporte ao trabalho do time ágil é você conseguir controlar o fluxo de trabalho. O que eu tenho para fazer, o que eu estou fazendo e o que eu já fiz. Por isso que os frameworks ágeis começam desta ideia. Aqui nós começamos desta ideia também - o que eu tenho para fazer, o que eu estou fazendo e o que eu já fiz.

Isso é importante e nessa planilha eu tenho uma forma simples de fazer esse controle. Também criei uma outra coisa, que é uma data. Eu pus uma data fictícia qualquer e essa data é: quando eu movo o cartão, então eu tenho as histórias. Movi as duas primeiras histórias, já estão finalizadas, já estão com datas de finalização: 29-03-2021.

Conforme eu vou movimentando o cartão, ele vai preenchendo. Como eu estou movimentando tudo agora com vocês, ele está carimbado sempre essa mesma data fixa, mas a ideia é que conforme você movimente o cartão, ele registre esta data. Por quê? Porque nós vamos conseguir extrair algumas métricas.

Então observe, por exemplo, que a “História 3” está em andamento, nesse momento eu não tenho uma data de finalização. Quando eu vier no quadro e finalizar a “História 3”, ele vai preencher a data de finalização, está vendo? Ou seja, eu fiz duas coisas: eu fiz um quadro bem simples que você pode puxar as histórias.

Eu vou finalizar a “História 4”, só para esse quadro de movimentação ficar todo preenchido para você entender. Vou puxar a “História 5”, está vendo? A “HISTÓRIA 5” ninguém começou a fazer ainda, eu vou puxar a “História 5” e ele vai carimbar uma data, que deveria ser a data de hoje. Se você fizer um controle como esse, você carimba a data da movimentação.

Eu estou pondo uma data fixa qualquer porque eu só estou mostrando para vocês, estão vendo? Ele puxou e carimbou essa data fixa na “História 5”. Para que eu quero isso? Eu quero isso para eu poder saber quando eu iniciei e terminei uma tarefa. “Sabino, para que você quer saber quando você iniciou e terminou a tarefa?”

No próximo vídeo eu quero mostrar para vocês algumas métricas ágeis. Essas métricas vão nos ajudar bastante na organização do time ágil, é para isso que nós temos essas datas e é isso que nós vamos ver no próximo vídeo, como nós podemos usar as métricas para ajudar no nosso trabalho ágil do dia a dia.

Introdução a ferramentas - Métricas com Excel

Vamos falar um pouco de métricas. Falar de métricas muitas vezes parece uma coisa muito avançada. Se eu começasse a falar para você sobre work-in-progress ou lead time, muito provavelmente você acabaria falando: “não, mas isso daí não sei se eu preciso. Isso é complicado”.

Vamos ver dois conceitos bem simples, ou seja, de forma bem simples e depois nós vamos começar a entender como esses conceitos podem nos ajudar - que são exatamente: work-in-progress, que também pode ser chamado de “WIP”, e o lead time, que às vezes nós chamamos de tempo de espera, mas é mais fácil você ouvir falar lead time.

O que são esses dois conceitos? Imagine essa foto mostrada na tela.

Nesse momento, eu tenho no meu sprint backlog uma história para ser feita, duas histórias em andamento e quatro histórias finalizadas. Então eu tenho um work-in-progress 2, ou seja, work-in-progress é o trabalho que eu estou fazendo naquele momento.

No caso do kanban, se eu estiver controlando as minhas tarefas em um quadro, o work-in-progress é justamente a quantidade de cartões que eu tenho em andamento. Então nesse caso é bem simples, 2.

O que é o lead time? O lead time é o tempo desde que eu puxei o cartão para “Em Andamento” até o “Finalizado”. Você pode me perguntar: “Sabino, é sempre isso? ” Não! Na verdade, o lead time tem uma característica de você definir qual lead time você está medindo. Nesse caso, eu vou medir o lead time de quanto tempo meu time demora para desenvolver uma história.

O ponto de compromisso, ou seja, o ponto onde eu começo a contar o tempo é quando eu puxo para “Em Andamento”. É um combinado que nós vamos fazer. A partir daí, é esse tempo que eu vou medir. Então quando você vai medir alguma coisa, você tem que estabelecer quais são os critérios que você vai usar.

Com isso, lembra do quadro que nós montamos? A data que eu puxei o início da execução e a data que eu finalizei. Com isso, eu consigo montar dois gráficos bem interessantes: O “CFD”, que é o meu trabalho acumulado, ele é o fluxo acumulado de trabalho. O burn down é o quanto de trabalho que eu consegui consumir.

Como é que eu vou fazer isso? Imagine que a sua Sprint tenha 15 dias. Eu coloquei na tabela, são três semanas contando só os dias úteis, então eu tenho 15 dias de trabalho. Eu vou contar para cada dia de trabalho, quantos cartões eu tenho em andamento, quantas são as minhas atividades e as minhas histórias em andamento.

Então olhei no dia 1 e tinha um andamento, olhei no dia 2 e tinha 2 e assim sucessivamente, fui marcando. Eu também vou marcar quantas tarefas eu já terminei em cada dia. Depois eu vou pegar quantas tarefas, ou quantas histórias, eu tinha no primeiro dia e vou subtraindo de quantas tarefas eu já finalizei.

Você pode me perguntar: “Sabino, você está falando de tarefas e histórias, você está me confundindo. É tarefa ou é história?” Vamos combinar o seguinte: nesta aula número 1 nós vamos usar como se fossem sinônimos. Eu sei que não são.

Uma história é muito mais abrangente, a história é aquilo que você vai entregar de valor para o seu usuário, é aquilo que você vai entregar para o seu stakeholder, o que ele consegue ver.

A tarefa é o que o time está fazendo. Então muitas vezes uma história tem “n” tarefas, mas por enquanto, vamos supor que essa fintech está começando e ela está dizendo que uma tarefa é uma história. Depois nós vamos diferenciando, mas considere que é uma história.

Então eu consigo montar esse dashboard que está na tela, ou seja, eu tenho o meu work-in-progress e tenho as minhas tarefas finalizadas. Observe que o gráfico da esquerda mostra quantas tarefas eu tenho em andamento e em baixo quantas tarefas estão finalizadas. Quanto mais gordo estiver esse gráfico, mais tarefas em andamento eu tenho. Às vezes nós chamamos de bolha.

Olhe só, em um determinado momento eu tenho 6, 5, 4 tarefas em andamento. Então neste período de tempo entre o dia 5 e o dia 8, eu tenho muitas tarefas em andamento, isso é ruim.

Você pode me perguntar: “Sabino, por que é ruim ter muitas tarefas em andamento?” O time vai gastar muito tempo mudando de tarefa e ajudando, um membro do time vai ajudar o outro em outra tarefa e então ele tem que trocar atenção do que ele está fazendo.

O melhor é que nós mantivéssemos a menor quantidade de tarefas em andamento possíveis. Com isso, nós terminaríamos tarefas muito antes. Perceba que nos quatro primeiros dias eu não terminei nenhuma tarefa. Então o meu burn down dos primeiros quatro dias não se movimentou, ou seja, se eu fosse olhar pelo burn down, nos quatro primeiros dias o time não fez nada.

Claro que isso não é verdade, mas ele começou a fazer várias coisas e isso não é bom. É melhor que você comece já entregando valor ou consumindo valor. Você vai entregar o valor no final da sprint de verdade, mas que você já comece consumindo trabalho a ser feito desde o começo.

Se você não conseguiu consumir uma história, você não sabe se ela vai funcionar ou não, se você realmente vai conseguir fazer ou não. Eu tenho sete histórias para fazer, se eu ficar andando com essas sete histórias até o final, eu não sei se no final da sprint eu vou conseguir entregar ou não. Então é melhor que você diminua o work-in-progress.

Esse work-in-progress do momento entre 5 e 8 eu deveria tentar diminuir. Como é que eu faço isso? Entregando algumas tarefas antes de começar outras. Então vamos supor que no dia 3 eu já tivesse terminado uma tarefa e eu posso não iniciar outras tarefas no dia 3, eu poderia simplesmente ter menos tarefas em andamento. É só um exemplo.

Eu vou consumindo, mas eu poderia ter menos tarefas em andamento, o melhor é que eu tivesse menos tarefas em andamento. Eu não posso ter muitas tarefas, se eu começar todas as tarefas, eu posso me perder no meio da minha sprint. Então 5 é muito, eu poderia tentar manter 2 ou 3, no máximo. Vamos tentar!

Eu vou terminando as tarefas, eu tenho que ir terminando. Se eu tenho menos tarefas em andamento, eu deveria conseguir ir terminando essas tarefas; ou seja, quanto mais tarefas eu for terminando, mais tarefas eu vou conseguir fazer no total e eu vou consumir melhor.

Então vamos ver como é que estaria. Vamos supor que nós tentássemos manter um fluxo de tarefas em andamento de duas tarefas a cada momento. Então no final eu tenho uma, aí seriam duas tarefas, cinco no dia 13, no dia 12 eu já deveria ter 4, por exemplo. Eu já teria 3 tarefas finalizadas, vamos trabalhar desta forma. Ou seja, eu trabalhei com uma bolha. Lembra aquela bolha? Está bem menor.

Ou seja, eu tenho um fluxo contínuo de trabalho. Esse fluxo contínuo de trabalho faz com que o meu time renda mais, eu tenho que buscar isso. Claro que aqui eu estou tentando mostrar para vocês os gráficos, eu estou manipulando os dados. Pode até ser que tenha algum dado meio equivocado, mas a ideia era manipular um pouco para você ver como que ficaria.

Vamos supor que, se eu tiver uma tarefa em andamento o tempo todo, vamos só perceber um negócio. Se eu tiver 1 o tempo todo, olhe como fica próximo no gráfico da esquerda a quantidade de tarefas finalizadas.

Outra coisa: eu poderia finalizar tarefas. Vamos fazer com um fluxo bem correto - 4, 5, 6 e termino a 7. Olhe que fluxo mais bonito!

Talvez você não consiga perceber, mas esse fluxo está mais bonito. Eu tenho poucas tarefas em andamento, um pequeno work-in-progress. Eu vou queimando o meu trabalho, mas ao longo da minha sprint. Isso é mais fácil de controlar, desgasta menos o time e ajuda muito na gestão.

Nós vamos continuar vendo essas coisas ao longo do nosso treinamento. Na próxima aula nós começamos a falar um pouco da ferramenta Trello e como ela pode melhorar um pouco mais essa nossa visão de métricas.

Sobre o curso Ferramentas para agilidade: visão geral sobre controle de projetos e produtos

O curso Ferramentas para agilidade: visão geral sobre controle de projetos e produtos possui 134 minutos de vídeos, em um total de 41 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Métodos Ágeis em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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• Introdução a ferramentas
• Gestão Visual com Trello
• Ciclo de sprints com Jira
• Agilidade com Azure
• Conceitos de Agilidade e as Ferramentas