Gestão eficiente de projetos: conheça 3 técnicas visuais

A busca das empresas por uma gestão eficiente de projetos leva a procura de soluções que facilitem o dia a dia de trabalho e otimizem o tempo e a produtividade dos times envolvidos.

Os projetos só alcançarão os resultados desejados se o gerenciamento de cada etapa for realizado com eficiência. A divisão de tarefas e o acompanhamento da conclusão de cada etapa no prazo estimado levam a resultados melhores.

Uma solução que auxilia tanto os gestores quanto as equipes é a visualização de processos. As metodologias visuais digitais substituem os extensos relatórios tradicionais, simplificando a organização e transmitindo as informações de maneira clara e objetiva.

Segundo uma pesquisa ‘Ahead of the Curve: Forging a Future Focused Culture’ da Project Management Institute, 11,4%, em média, de todos os recursos que as empresas mobilizam são desperdiçados. O motivo: processos de gerenciamento de projetos ineficientes.

Se a sua empresa precisa criar uma gestão eficiente de projetos, continue a leitura do artigo e saiba como as ferramentas de gestão visual ajudam a criar fluxos de trabalho enxutos e mais eficientes.

Boa leitura!

Importância da visualização de processos

A visualização de processos é uma abordagem transformadora para o gerenciamento de projetos, principalmente no cenário atual do mercado, onde tudo acontece em um ritmo acelerado e cada vez mais digital.

Por isso, é fundamental se adaptar às mudanças, utilizando métodos inovadores como a gestão visual de processos. As ferramentas utilizam os recursos visuais para organizar tarefas e criar cronogramas, acompanhando o progresso de cada tarefa.

A abordagem é importante para a eficiência das equipes, pois torna o processo mais intuitivo, eliminando gargalos e desperdícios de tempo e recursos que comprometem os resultados.

Outro ponto importante de ter uma compreensão melhor da complexidade dos projetos é definir com clareza qual a maneira mais eficiente de organizar o fluxo de trabalho, integrando a equipe.

Dessa forma, os gestores orientam as tomadas de decisão de forma precisa, ajudando no amadurecimento da equipe e no ganho de experiência profissional.

Técnicas de visualização de processos

A gestão eficiente de projetos por meio da visualização de processos é realizada com o apoio de ferramentas, como diagramas de Gantt, Kanban e mapas mentais. Conheça mais sobre cada técnica a seguir:

1. Diagramas de Gantt

Os diagramas de Gantt são criados no formato de tabela e apresentam visualmente o cronograma do projeto, criando uma linha do tempo que mostra o andamento ao longo do tempo. Em geral, o diagrama é montado da seguinte forma:

• Lista de tarefas: são organizadas na linha vertical, do lado esquerdo do gráfico, e descrevem o trabalho, sendo organizadas em grupos e subgrupos.
• Linha do tempo: é organizada na linha horizontal, na parte superior do gráfico e detalha o andamento do projeto.

A ferramenta é ideal para monitorar o progresso das atividades e garantir que todo time esteja alinhado em relação aos prazos, divisões de tarefas e principais marcos do projeto.

2. Kanban

O Kanban é uma técnica de gestão eficiente de projetos bastante conhecida. O fluxo de trabalho é organizado em quadros, divididos por colunas que apresentam a posição de cada tarefa nos fluxos de trabalho do projeto.

A visualização dos processos auxilia na identificação de gargalos, facilitando o processo de realização dos ajustes para melhorar a eficiência e produtividade da equipe.

3. Mapas mentais

Os mapas mentais é outra técnica de visualização de processos estratégica, principalmente durante os brainstormings ou reuniões de planejamento.

Com os mapas, as equipes de projeto podem criar representações visuais das ideias apresentadas, além de mostrar as interconexões, facilitando a análise ampla do projeto sem perder de vista o foco do trabalho.

Exemplos de otimização de projetos

As técnicas de gestão eficiente de projetos listadas acima podem ser aplicadas em diversas áreas, auxiliando equipes em diferentes segmentos do mercado. Confira alguns exemplos a seguir:

Saúde

As instituições de saúde (clínicas, hospitais e laboratórios) precisam oferecer atendimento ágil e eficiente aos pacientes.

Para isso, a gestão pode usar o quadro Kanban para ilustrar a jornada do paciente, desde a admissão até a alta, e treinar a equipe. Assim, os gestores identificam gargalos, reduzem custos e melhoram a eficiência operacional.

Educação

Na área da educação, as escolas e universidades utilizam as ferramentas de visualização de processos para fazer a gestão eficiente de projetos que visam aumentar a colaboração e aprendizagem.

Técnicas como os mapas mentais ajudam a realizar trocas de forma colaborativas por meio de ferramentas digitais que facilitam a interação, permitindo que os professores criem projetos, acompanhem o andamento e deem feedback.

Marketing

O sucesso das campanhas de marketing dependem da gestão eficiente de projetos, afinal, são vários clientes atendidos ao mesmo tempo, demandando organização e foco de cada equipe.

Os gráficos de Gantt são excelentes para programar tarefas e criar quadros visuais para acompanhar os projetos, facilitando o monitoramento do progresso. Assim, o gerenciamento de campanhas é mais organizado e eficiente e os resultados entregues no prazo.

Benefícios da gestão eficiente de projetos

A visualização de processos é uma técnica estratégica para os negócios consolidarem a gestão eficiente de projetos. Entre os benefícios que as ferramentas trazem para o trabalho estão:

• Redução de erros: a organização visual do fluxo de trabalho ajuda as equipes a identificar gargalos dos projetos e, assim, reduzirem o índice de erros e refações ao longo do projeto.
• Melhor comunicação entre equipes: os repasses por meio das técnicas de visualização é mais claro, permitindo que os colaboradores tenham trocas mais ricas e frequentes.
• Tomada de decisão aprimorada: os gestores tomam decisões melhor embasadas a partir das informações e apontamentos sobre o projeto, uma vez que as técnicas registram detalhes precisos de todas as etapas.

Invista na qualidade da gestão de projetos da sua empresa

Agora que você entende a importância da visualização de processos para a gestão eficaz de projetos, pode planejar como incluir as técnicas na rotina de trabalho da sua equipe.

Para facilitar a implementação das técnicas de visualização nos projetos, aproveite as ferramentas digitais disponíveis no mercado. Os diagramas de atividades UML da Miro, por exemplo, ajudam a transmitir informações de forma concisa e clara a todos.

Dessa forma, você descreve melhor os workflows, dividindo as atividades para entender e visualizar melhor o fluxo do seu sistema. Teste confira!