Processo de negociação com fornecedores: como aumentar suas chances de sucesso

Você já passou pela experiência de conduzir um processo de negociação?

Falando com essas palavras, pode parecer um tema bastante formal, mas a realidade é que lidamos com negociação cotidianamente, e muitas vezes de maneira inconsciente, por exemplo, quando negociamos o horário de um compromisso ou até mesmo para combinar com companheiro(a) a programação do fim de semana.

Por ser uma ação recorrente no cotidiano, não se costuma refletir sobre qual é a preparação correta na hora de fazer negociações importantes. No contexto da gestão de fornecedores, a negociação é peça-chave para que se consiga melhores prazos, aumento do estoque e preços mais baixos, por exemplo.

Por esse motivo, preparamos esse artigo sobre como fazer boas negociações com fornecedores, no qual você encontra os pontos fundamentais para conduzir um bom processo de negociação com as pessoas fornecedoras:

• Boa comunicação;
• Capacidade de flexibilização de demandas;
• Criatividade para explorar as diversas possibilidades.

Se interessou pelo tema? Leia esse artigo até o final!

O processo de negociação

Imagine a seguinte situação: Andressa encomendou uma sapatilha para suas fotos de formatura. O vendedor garantiu um prazo de 10 dias úteis para a fabricação e entrega da sapatilha, porém exigia que metade do valor do serviço fosse adiantado e em caso de cancelamento não haveria devolução do valor investido. No décimo primeiro dia a sapatilha chegou no endereço de Andressa.

Utilizando essa situação como base, iremos refletir sobre a característica do poder na negociação. Quando se fala de poder, refere-se ao que cada lado tem de mais forte para oferecer durante o processo de negociação.

Tipos de poderes na negociação

Geralmente, o lado que presta serviço ou que vende o insumo tem o poder da informação, ou até mesmo da fabricação própria dos insumos que você precisa. Já o lado que compra o serviço/insumo possui o poder aquisitivo para efetuar a compra, o que permite mais liberdade para fazer acordos.

Perceba que na situação exemplo, o vendedor possuía total domínio da informação necessária para executar o serviço e, por esse motivo, Andressa não teve muitas alternativas a não ser confiar em sua palavra e cumprir o acordo. Como o vendedor atrasou um dia a entrega do produto, Andressa saiu prejudicada no processo.

Negociação distributiva e integrativa

O tipo de negociação ilustrada no exemplo chama-se “ganha-perde” ou negociação distributiva, e é caracterizada por favorecer mais um lado do que outro, ou seja, uma parte terá mais vantagens e benefícios que a outra parte.

Contrariamente à abordagem distributiva, a negociação integrativa é aquela que procura explorar algo a mais na negociação. Nessa modalidade as partes trabalham em conjunto para que todas saiam do processo beneficiadas e o resultado negociado não desperdice recursos, por isso, esse tipo de acordo também é chamado de ganha-ganha.

Imagine que duas pessoas disputam uma laranja. Depois de horas de discussão, percebem que não há outra saída a não ser cortar a laranja ao meio e reparti-la igualmente.

Acontece que em nenhum momento as pessoas imaginaram conversar sobre as suas necessidades. Quando isso aconteceu, foi percebido que uma delas gostaria da laranja para comer a polpa enquanto a outra queria a laranja para fazer chá com sua casca. Após esse alinhamento, ambas obtiveram benefícios com a negociação.

No âmbito da negociação com fornecedores, é comum que os interesses das partes não sejam completamente opostos nem inteiramente compatíveis, o que abre espaço para uma negociação em que ambas as partes maximizam os próprios ganhos.

Como lidar com fornecedores

Como falamos anteriormente, o poder é uma das vantagens mais valiosas na negociação e um dos meios de potencializá-la é através da informação. Para negociar com as pessoas fornecedoras é muito importante reunir o máximo de informação possível. Para isso, iremos às dicas do que deve ser feito antes do contato inicial com as pessoas abastecedoras.

Procure entender o que é valioso para seus fornecedores

Cada fornecedor trabalha de um modo diferente. Conheça as prioridades do seu fornecedor e entenda como organizar suas demandas de modo que os ganhos para a pessoa fornecedora sejam claros. Caso vá negociar pela primeira vez, procure um feedback de alguém que já tenha feito o mesmo serviço com a fornecedora e construa um relacionamento com fornecedores aos poucos.

Conheça bem o mercado em que está atuando

Saiba das novidades que estão surgindo na área, fique atento às promoções e produtos ofertados por empresas concorrentes e certifique-se de que domina bem o produto do negócio em que está atuando.

Tenha mais de uma opção

Antes de fechar uma negociação, é importante fazer variados orçamentos do insumo que você precisa. Com isso, você conhece o preço médio do mercado e pode se preparar para conseguir vantagens. Além disso, muitas vezes o valor do orçamento muda no decorrer do processo de negociação, por isso vale a pena ter mais de uma opção e tentar dialogar com todas.

Entenda bem qual é o limite da empresa para negociação

Essa dica foi pensada pois durante o processo de negociação, algumas vezes deixamos passar boas oportunidades por não saber se a empresa estaria disposta a investir mais ou menos recursos com fornecedores. Por isso, antes de embarcar na negociação com a pessoa fornecedora, certifique-se que possui todas as informações sobre valores máximos, quantidade de insumo e prazos inegociáveis ou flexíveis, por exemplo. Isso ajudará a combinar diferentes propostas.

Agora que você já sabe como se preparar para a negociação, chegou o momento de dar dicas sobre como deixar o processo de negociação mais dinâmico e benéfico para os dois lados.

Desenvolva habilidades de comunicação

Quanto mais assertiva for a negociação, mais chances de vitória para os dois lados. Aprenda a se comunicar de maneira não violenta e assertiva, de modo a deixar claro os pontos positivos caso a pessoa fornecedora aceite o acordo.

Faça um plano bem estruturado

Após colher orçamentos, feedbacks de outros compradores e saber os valores e prazos que podem ser negociados, chegou a hora de montar um plano bem estruturado. Para isso, é possível definir objetivos de prazos e preços previamente, mas é fundamental que durante a negociação você consiga extrair mais informações da pessoa fornecedora e ajuste as propostas conforme a necessidade.

Explore as diferentes combinações

Nem sempre pagar o menor preço é a melhor solução. Às vezes a empresa está com alta demanda de um determinado produto e precisa aumentar a quantidade de insumo que irá receber para produzir mais mercadorias. Neste exemplo, é possível sugerir pagar um pouco a mais para dobrar o estoque. Aposte nas combinações entre prazo, preço e volume.

Os tipos de pagamento também podem sofrer diversas combinações e serem usados como barganha na negociação. Alguns fornecedores preferem dar descontos para pagamentos à vista, enquanto outros preferem o crédito para receber o valor cheio no futuro. Explore estas combinações.

Construa um bom relacionamento com sua pessoa fornecedora

É fundamental manter um bom relacionamento com fornecedores, por isso, mantenha frequência na comunicação e disponibilidade para ajudar sempre que necessário. Não é à toa que muitos negócios possuem um setor inteiro responsável pelo cuidado com fornecedores.

Quem se adapta sai na frente

A volatilidade das mudanças na atualidade nos faz repensar o processo de negociação. Saber se adaptar e ter flexibilidade se tornou essencial para acompanhar os benefícios que a complexidade do momento atual pode trazer.

Uma amostra do sucesso de negociação a partir da adaptação para o contexto é o marketplace da empresa Magalu, que saiu na frente na transformação digital, e fez com que o comércio online e físico funcionassem em conjunto, modelo conhecido como omnichannel.

A aposta precoce na modernidade das vendas online acarretou em um processo de negociação com fornecedores muito anterior aos de suas concorrentes, dando vantagem à Magalu, que em 2020 chegou a valer 36 bilhões de reais, de acordo com a divulgação de resultados da empresa.

Essas são algumas dicas para melhorar seu processo de negociação com fornecedores. Esperamos que você consiga entender melhor a diferença entre negociação integrativa e distributiva, além de entender as vantagens da informação para fazer acordos justos.

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