Atacando a intratabilidade dos emails e tarefas: do Inbox Zero ao Getting Things Done

Programadores, designers, marketeiros e todo profissional de tecnologia acaba afogado em dezenas de emails. E eles se multiplicam como gremilins. Também são infindáveis as técnicas, softwares e dicas pora tratar o problema.

Em vez de citá-las todas, resumi o procedimento que eu e muita gente tem utilizado com algumas variações. Você deve fazer o mesmo e adaptá-lo ao seu caso em particular.

Pare de usar o Gmail. O https://inbox.google.com é muito, muito superior. Ele foi criado com essas ideias de inbox zero por trás, e não só isso. Você pode perceber que é inviável lidar com um volume grande de emails na sua caixa principal quando usa o Inbox: não tem paginação e cada email ocupa um espaço grande da tela, etc. Tudo para não te deixar confortável quando há uma grande quantidade de mensagens. Você vai precisar lidar com isso e tomar uma decisão para cada nova mensagem, toda vez que verificar sua caixa de entrada: responder, arquivar ou postergar.

Responda (reply). Se você perceber que aquele email pode ser respondido rapidamente sem interromper sua tarefa atual, nem precisar de outras informações, responda-o. Tente sempre responder seu email da forma mais completa possível, minimizando as chances de receber uma réplica pedindo informações que você esqueceu de colocar ou imaginou não precisar. (tecla de atalho A para reply all)

Arquive (mark done). Essa é certamente a melhor solução. Indica que aquela conversação terminará ali. Se você recebeu uma mensagem terminando um assunto ou resolvendo um problema, arquive. Repare que o Inbox usa o termo "Mark done", lembrando que seus emails são tarefas. Não ouse responder com um "ok", "obrigado", "valeu, abraços" caso todos sejam conhecidos e não haja necessidade de um email de agradecimento. Não se esqueça que eles são como gremilins: caso você responda com um simples agradecimento, pode ainda receber um "imagina! obrigado a você" de volta, numa bola de neve. (tecla de atalho E para arquivar/marcar como feito ou swipe para direita no celular)

Postergue (snooze). Caso o email não possa ser rapidamente respondido nem arquivado, decida quando você gostaria de encará-lo novamente. O botão de snooze apresenta diferentes opções como amanhã, semana que vem ou escolher um dia/horário. Seja rápido nessa decisão. Certamente eles começarão a se acumular e quando houver um tempo você pode organizá-los melhor clicando em Snoozed, seja para reagendá-los ou até mesmo respondê-los. Também uso o snooze para emails que acabei de dar reply, assim posso acompanhar uma resposta que estão me devendo e tomar ações no caso de não recebê-la.

Independente de uma dessas três ações, você deve procurar criar filtros para minimizar o volume de emails na sua caixa principal, portanto:

Filtre com bundles. Bundles são como os labels e filtros que você já está acostumado. O diferencial é poder fazer com que os emails filtrados apareçam diretamente na sua caixa principal apenas em determinados dias/horários e de maneira colapsada. Um caso interessante? Uma daquelas milhares de listas de discussão que você acompanha. Você pode receber os emails da lista todo dia as 7 da manhã, colapsadas em um único item da sua caixa. Após arquivá-los, qualquer resposta só aparecerá na sua caixa no outro dia, as 7 da manhã, evitando a bola de neve que discussões acaloradas podem gerar. Ainda há a opção de fazer com que o bundle não apareça nunca na caixa postal e vá direto para o label correspondente.

Há também uma técnica de Getting Things Done que costumo utilizar com o Inbox. Toda noite eu escrevo 3 tarefas curtas que quero realizar no dia seguinte. Para isso, crio um reminder (tecla de atalho T). No outro dia, a medida que vou completando as tarefas, fica claro que estou progredindo no dia. Caso contrário, posso procurar qual foi meu erro e descobrir o que está tomando meu tempo. Ah! Reminders também podem ser postergados, não os deixe acumulados na caixa principal.

Caso você não possa utilizar o Inbox, recomendo esse post para dicas com o Gmail. A ideia é usar os starred items por causa da falta do botão de snooze. Uma outra opção seria usar extensões do Gmail como o Boomerang.

Obviamente dá para estender esse post ad eternum. Muitos vão falar para você checar pouquíssimas vezes o email por dia, desabilitar totalmente as notificações de novos emails, evitar emails em absoluto, etc. Um passo de cada vez. O que funciona para você?