Data Storytelling: criando narrativas com Excel

Organizando as finanças do Serenatto Café - Apresentação

Olá! Sou Roberto Sabino, instrutor na Alura, e estou aqui para falarmos de Data Storytelling com Excel.

É um tema muito em voga, mas o abordaremos da forma mais sensata possível para que você entenda realmente do que se trata e aprenda a fazer o storytelling da maneira correta.

Audiodescrição: Roberto Sabino se identifica como um homem de pele clara. Possui rosto oval e olhos castanhos. Tem cabelos castanhos curtos e barba grisalha. Está com uma camisa preta, totalmente lisa. Está sentado em uma cadeira preta. Ao fundo, uma parede lisa, iluminada em tons de azul.

Para quem é o curso?

Este curso é para quem já entende um pouco sobre como trabalhar com dados, mas quer melhorar seu storytelling.

O que aprenderemos?

Como contamos o que os dados dizem? Como montamos uma história que responda às perguntas da clientela, das pessoas com quem trabalhamos ou da chefia? Como fazer com que esses dados contem a história correta?

Entenderemos o que é necessário saber e como podemos contar essa história através de um exemplo prático, no qual trabalharemos com Clara, que tem uma cafeteria e terá que fazer várias análises.

Com o mesmo conjunto de dados, contaremos histórias diferentes para ela. Vamos criar dashboards, conjuntos de dados, gráficos, e outros elementos interessantes.

Não se esqueça que os cursos da Alura são feitos para ter uma aprendizagem ativa. Portanto, você vai interagir com os conteúdos e, desde o começo, poderá utilizar esses conhecimentos no seu dia a dia e adaptar o que estamos trabalhando no curso para atender suas necessidades.

Com certeza, temos muita coisa para ver. Te esperamos na primeira aula para começar a contar histórias com dados. Você será protagonista, junto comigo, de um mergulho que começa agora.

Organizando as finanças do Serenatto Café - Entendendo o storytelling

Vamos começar a jornada de Data Storytelling com Excel. Mas antes, é preciso saber que este não é um curso inicial de uso de Excel, nem de Power Query. Por isso, explicaremos o que estamos fazendo, mas não em detalhes.

Já temos esses cursos iniciais na plataforma e disponibilizamos uma atividade com os links de formações como a de Business Intelligence com Excel, na qual você entenderá em detalhes como usar Power Query, Power Pivot, entre outras ferramentas que usaremos durante este curso.

Contando histórias com dados

Neste curso, aprenderemos a contar histórias baseadas em dados. Você provavelmente já viu vários conteúdos falando de Data Storytelling, mas pode não ter entendido muito bem.

Contar histórias com dados é o que todo mundo faz quando pratica Business Intelligence. Sempre estamos contando uma história, mas, às vezes, não temos consciência disso.

Neste curso, Clara nos contratou. Ela é proprietária da Serenatto Café, uma cafeteria que precisa de ajuda.

Desta vez, ajudaremos a Clara, porque ela, assim como muitos empreendedores, comete um pequeno equívoco: mistura as finanças pessoais e as finanças do seu negócio.

Ela usa uma única conta corrente para pagar contas do café e para pagar as contas pessoais. E isso é muito ruim, mas provavelmente ela não tem consciência disso.

Já fizemos outros trabalhos para a Clara, e agora ela nos contratou para ajudá-la a fazer uma análise.

Conhecendo os dados

Clara nos enviou o seguinte conjunto de dados:

• Custo Mensal Funcionários.xlsx
• Extrato.csv
• Produtividade Funcionários.csv

Para contar uma história com os dados, devemos começar por entendê-los.

Vamos começar pelo arquivo Extrato.csv, que parece ser o mais importante. Subiremos esse extrato no Excel.

Após abrir o arquivo no Excel, acessaremos a guia "Dados", a opção "Obter Dados", e na lista suspensa, selecionaremos "De Arquivo > De Text/CSV" para usar o Power Query.

Na primeira janela exibida, abriremos o arquivo Extrato.csv. Na segunda, selecionaremos "Carregar" para carregar os dados do jeito que eles estão. Afinal, queremos conhecê-los.

Os dados serão exibidos sem formatação, mas não tem problema. Depois, vamos manipulá-los. Por enquanto, temos que pensar no que podemos fazer com esses dados do extrato.

Escolhemos este conjunto de dados, pois podemos fazer várias análises diferentes com eles. Entretanto, se não soubermos a história que queremos contar, não conseguiremos fazer isso.

Para organizar o trabalho de Storytelling com dados, podemos trabalhar com respostas para perguntas da nossa clientela, da entidade fornecedora ou de qualquer pessoa que precise olhar os dados.

A primeira pergunta que Clara fez foi: quanto estou gastando com as pessoas funcionárias?

Faremos uma primeira análise. Às vezes, precisamos explorar os dados.

Observando os dados que subimos no Excel, por se tratar de dados de extrato, algumas vezes precisaremos de informações complementares.

Outras vezes podemos deduzir informações e confirmar com a pessoa responsável. Podemos imaginar que os dados da "Column2" são pagamentos e na "Column1" temos as datas desses pagamentos, por exemplo.

Com base nisso, confirmamos a informação com a Clara.

Por se tratar de um curso, usaremos algumas nomenclaturas e facilitamos a leitura dos dados para entender qual história vamos contar. Entretanto, ao tentar deduzir informações fora deste ambiente, no dia a dia, é possível haver mais dificuldade, porque poderíamos ter dados mais difíceis de ler.

Nesses casos, é necessário fazer um tratamento.

Formatando os dados

Vamos editar novamente essa consulta no Power Query, selecionando a guia "Consulta" e a opção "Editar". Na janela exibida, na área de pré-visualização da tabela, clicaremos no ícone de tabela no canto superior esquerdo e selecionaremos "Remover linhas superiores" para remover a primeira linha, que não possui informações relevantes.

Clicando no mesmo ícone, selecionaremos "Usar a primeira linha como cabeçalho" para promover a primeira linha como cabeçalho. Assim, teremos uma tabela mais interessante.

Também poderíamos tentar fazer um filtro. Clicando na seta para baixo no canto direito do título da coluna 2, faremos um filtro, selecionando somente as três linhas que possuem o tipo de transação "PAG TRANSF", conforme abaixo:

• PAG TRANSF ANA
• PAG TRANSF JOAO
• PAG TRANSF MARTA

Temos que analisar se não há mais dados a selecionar, pois faz parte de entender o Storytelling. Contudo, mesmo havendo outros dados, selecionaremos somente estes para a primeira análise.

Após clicar em "Fechar e carregar" na aba de menus superior, pensaremos no que poderíamos fazer nessa primeira análise. Agora, temos somente as informações que nos interessam.

Podemos organizar essas informações, formatando as colunas "Valor" e "Saldo" como moeda, por exemplo. E isso faz parte do Storytelling.

Se chamássemos a Clara para uma consulta, poderíamos mostrar a tabela exatamente como está, porque ela está acostumada a ver esse extrato.

Você pode perguntar por que não criamos, por exemplo, uma tabela dinâmica. Vamos criá-la como exemplo.

Ao clicar na guia "Inserir", selecionaremos a opção "Tabela dinâmica". Na janela exibida, haverá uma tabela recomendada, que parece interessante. Vamos mantê-la selecionada e clicar em "OK".

Com isso, uma nova guia de planilha é criada à direita da qual estávamos trabalhando, exibindo a tabela nova.

Ela está mais ou menos formatada. Vamos formatar o campo "Soma de Valor" como moeda, selecionando esse campo no canto esquerdo, dentro da guia "Análise de Tabela Dinâmica".

Na primeira janela exibida, selecionaremos a opção "Formato do Número", e na segunda, a opção "Contábil", na lista da esquerda. Por fim, clicaremos em "OK".

Podemos fazer isso para mostrar à Clara. Devemos perceber como queremos contar essa história para ela.

É verdade que os dados visuais mostram melhor os dados. Poderíamos, por exemplo, criar um gráfico dinâmico, acessando a guia "Inserir" e a opção "Gráfico dinâmico".

Vamos pensar nessa opção.

Na janela exibida, veremos que os valores estão negativos, portanto aparecerão de forma estranha em alguns tipos de gráfico. Poderíamos transformar esses dados em positivos, mas não nos preocuparemos com isso agora. Estamos apenas explorando os dados

Selecionaremos o gráfico de colunas e pressionaremos "OK". Os dados serão exibidos em uma coluna virada para baixo devido aos dados negativos. Não seria interessante apresentar os dados assim, mas importante é entender que temos o poder de definir a história que queremos contar.

Para transformar esse gráfico em algo mais agradável, podemos multiplicar os dados da coluna "Valor" por menos um. Para isso, teríamos que tratar os dados.

Com isso, percebemos que contar uma história envolve tratar os dados.

Conclusão

Recapitulando o objetivo atual, queremos contar uma história a partir de quanto Clara gasta com seus funcionários. O que queremos que Clara veja?

Quero que ela veja o quanto está gastando e encontrar gastos ocultos, porque existem outros gastos que não vemos.

A tabela atual, uma tabela dinâmica ou mesmo um gráfico poderiam ser apresentados para a Clara. Provavelmente, tudo isso envolve o tratamento dos dados.

Ou seja, precisamos:

• Descobrir a história que precisamos contar
• Descobrir quais são os dados mais importantes

Por exemplo, o saldo não parece ser importante para esse estudo. Deveríamos removê-los? Será que agrupar por meses não seria interessante?

De alguma forma, essa base de dados é muito regular, com os pagamentos girando em torno do mesmo valor. Se não fosse assim, poderíamos ver a evolução do pagamento ao longo do tempo. Essa seria uma história possível de contar.

Resumindo, mais importante do que simplesmente olhar os dados é saber qual história queremos contar.

Próximos passos

Por enquanto, chamaremos a Clara para mostrar a tabela que construímos e perguntar se ela faz sentido. No fundo, temos a impressão de que falta alguma coisa.

Vamos descobrir se essa impressão se concretiza a partir do próximo vídeo.

Organizando as finanças do Serenatto Café - Encontrando a diferença de valor

Já temos informações importantes para Clara, mas precisamos descobrir como encontrar o valor saindo da conta, que ela desconhece.

Clara nos enviou os arquivos abaixo:

• Custo Mensal Funcionários.xlsx
• Extrato.csv
• Produtividade Funcionários.csv

Perguntamos a ela sobre eles e ela informou que só utiliza o Extrato.csv. O arquivo Custo Mensal Funcionários.xlsx foi enviado pelo contador e ela não sabe o que está contido nele, enquanto o arquivo Produtividade Funcionários.csv é enviado por uma pessoa funcionária da unidade e trata da produtividade das pessoas funcionárias, mas Clara não costuma abri-lo.

A partir do que Clara disse, temos alguns pontos para investigar.

Explorando os outros arquivos

A primeira coisa é descobrir que informações temos na planilha Custo Mensal Funcionários.xlsx enviada pela contabilidade. Ao acessá-la, veremos que ela contém o salário mensal, o valor do vale-transporte e um total mensal que, provavelmente, corresponde ao valor que ela paga para cada pessoa funcionária.

Esse total bate com o valor da planilha de extrato. Ou seja, este é o valor que sai mensalmente da conta da Clara para pagar as pessoas funcionárias.

Entretanto, esse valor corresponde à soma do salário com o vale-transporte. Essa mesma base de dados nos diz que ainda temos que pagar INSS, FGTS, décimo terceiro e férias - com isso, o total é bem maior.

Então, já encontramos o valor que a Clara está pagando a mais, mas podemos contar essa história para ela de outra forma.

Estamos falando de análise de dados em Excel, portanto, é interessante colocar todos os dados na mesma planilha. Para isso, utilizaremos o Power Query para subir o arquivo Custo Mensal Funcionários da pasta de trabalho - basta acessar "Dados > Obter dados > De arquivo > Do Excel pasta de trabalho", selecionar a planilha e clicar em "Importar".

Na janela exibida, à esquerda, temos as duas opções de planilha ou tabela abaixo.

• Custo Mensal Funcionários.xlsx
  • TB_Salários_Func
  • Salários

Todas as pessoas que fizeram a formação Business Intelligence com Excel sabem que é melhor subir a tabela na maioria das vezes. Portanto, selecionaremos a opção "TB_Salários_Func" e carregaremos direto, clicando em "Carregar", porque provavelmente ela será carregada corretamente.

À esquerda da planilha "Extrato", será gerada a planinha "TB_Salários_Func". Vamos formatar seus campos numéricos como moeda, acessando a guia "Página inicial", selecionando a seta à direita do botão de cifrão e selecionando "R$ Português (Brasil).

Com essas informações, temos que mostrar para Clara que a coluna "Total Mensal" é o valor mensal, mas também precisamos descobrir de onde vieram os valores das colunas "INSS", "FGTS", "13º Salário", "Férias" e "Total".

Analisando os dados, notaremos algo interessante: os valores de "INSS" e "FGTS" são pagos mensalmente por Clara, ao contrário dos valores de "13º Salário" e "Férias".

Estes dois últimos valores são provisões. Os valores de décimo terceiro salário e férias não são pagos a todo momento, mas é interessante provisioná-los mensalmente para entender de onde eles serão retirados.

Voltando à planilha "Extrato", acessaremos novamente as opções "Consulta > Editar". Já filtramos esses dados, mas verificaremos se há mais dados a incluir.

Clicando no ícone de filtro à direita da coluna "Descrição" veremos na lista de dados o valor "TEF CONTABILIDADE". Ou seja, a Clara faz uma transferência para a contabilidade.

Após habilitar esse campo no filtro para exibi-lo na consulta, clicaremos em "Fechar e carregar". O resultado pode ser visto abaixo.

Talvez Clara não tivesse percebido que está passando um valor mensalmente para a contabilidade. Por possuirmos informações privilegiadas, sabemos que a coluna "Valor" corresponde exatamente à soma do INSS e do FGTS das três pessoas funcionárias que filtramos (Ana, João e Marta), mais a mensalidade da contabilidade, que gira em torno de R$ 500.

Ou seja, na operação "TEF CONTABILIDADE", Clara paga mensalmente para a contabilidade os valores de INSS, FGTS, mais a mensalidade.

Ainda falta saber os detalhes do décimo terceiro salário e das férias.

Seria melhor contarmos essa história para a Clara e resumir todos esses dados em uma única planilha. Faremos isso em breve.

Montando a história

Antes dessa etapa, montaremos uma planilha para contar essa história da melhor forma possível.

Ao organizar esses dados, precisamos:

• Ter certeza de que entendemos direito a história que estamos contando;
• Pensar se podemos responder outras possíveis perguntas da Clara com esses dados;
• Se devemos tornar esses dados visuais ou não.

Montaremos essa planilha de forma simples, sem fazer um dashboard muito grande, para contar essa história para a Clara.

Como você contaria essa história para a Clara? Se quiser, pode tentar arrumar esses dados e contá-la do seu jeito.

Próximos passos

No próximo vídeo, compararemos os resultados da montagem dos dados e entenderemos como contar essa história para a Clara, a fim de que ela entenda o que está pagando e o que deve provisionar. Será que contaremos essa história da mesma forma?

Sobre o curso Data Storytelling: criando narrativas com Excel

O curso Data Storytelling: criando narrativas com Excel possui 120 minutos de vídeos, em um total de 44 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Business Intelligence em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Organizando as finanças do Serenatto Café
• Gerenciando o controle financeiro
• Analisando os gastos profissionais vs Pessoais
• Prospectando possíveis sócios
• Finalizando as análises