Excel avançado para RH: funções, análises e dashboards estratégicos

Funções avançadas para RH - Apresentação

Olá, meu nome é Daniel Siqueira, sou instrutor de Data Science na Alura, e quero te convidar a começar conosco este curso de Excel avançado para recursos humanos (RH), focado em funções, análises e dashboards estratégicos.

Audiodescrição: Daniel se descreve como um homem de pele parda. Tem olhos castanhos, é careca, usa óculos de armação quadrada e está com uma camisa marrom. Ao fundo, há uma iluminação verde, um teclado e uma poltrona.

O que aprenderemos?

Vamos começar um projeto prático de Excel para o RH. Trabalharemos no RH da Meteora, um grande e-commerce em crescimento. Utilizaremos algumas análises e funções para estruturar ainda melhor essa área de RH. Além disso, aprenderemos a construir um relatório final bem estruturado em formato de dashboard.

Vamos aprender muitos conteúdos neste projeto. Em uma primeira planilha de status, aprenderemos a classificar automaticamente as pessoas colaboradoras da Meteora. Assim, verificaremos se estão elegíveis para promoção, de acordo com os critérios da própria empresa. Trabalharemos com essa classificação de forma automática, misturando funções lógicas, como a combinação de SE com E e SE com OU.

Também aprenderemos a trabalhar com o famoso PROCV, estruturando-o para buscar informações em outras planilhas e trazê-las para a planilha de colaboradores. Trabalharemos com dados de data através de funções de tempo, desconsiderando feriados e finais de semana de forma automática. Ademais, poderemos calcular a idade atual com funções de subtração de datas.

Além disso, vamos explorar a SOMASE, uma soma condicional, e a SOMARPRODUTO. Ao longo desse processo, aprenderemos a utilizar a formatação condicional para destacar informações e aplicar regras, como a inserção de ícones. No nosso caso, utilizamos bandeirinhas, mas há muitas opções de ícones que enriquecem a análise.

Para aprofundar no trabalho com tabelas dinâmicas, aprenderemos a segmentar dados automaticamente. Este é um recurso de filtro interessante que muitas pessoas desconhecem no Excel.

Por fim, conheceremos conceitos importantes de visualização de dados, além de gráficos avançados, como gráficos de dispersão e gráficos de barras e colunas empilhadas. Isso nos permitirá trazer informações relevantes para o RH da Meteora.

Também faremos uma análise de cenário automatizada, avaliando o impacto de mudanças no negócio. Para finalizar, aprenderemos a construir um dashboard, uma forma eficaz de apresentar esses dados.

Te incentivamos a realizar todas as atividades, pois há muitas informações complementares importantes nelas. Em caso de dúvidas, pode consultar o fórum, onde o instrutor Daniel e toda a equipe da Alura estão disponíveis para te ajudar. Nos encontramos no próximo vídeo!

Funções avançadas para RH - Funções lógicas combinadas

Agora, vamos efetivamente começar nosso projeto. Trabalhamos com o Excel na Meteora, um e-commerce que está crescendo muito. Com o aumento dos departamentos e a contratação de novas pessoas, precisamos de mais técnicas para entregar valor e dar suporte às áreas.

Nosso primeiro projeto será identificar pessoas elegíveis à promoção, segundo critérios da liderança. Para isso, utilizaremos o Excel.

Conhecendo dados de pessoas colaboradoras

Já contamos com as informações relevantes sobre as pessoas de um determinado departamento. Vamos importar essas informações do sistema para uma planilha do Excel para iniciar a análise, utilizando os atalhos de copiar ("Ctrl + C") e colar ("Ctrl + V").

A coluna A conterá o nome das pessoas, enquanto as colunas Be C apresentará o número de ausências em um determinado período e o desempenho em porcentagem, respectivamente. Lembrando que podemos ajustar a largura de cada coluna com um duplo clique entre a coluna atual e a seguinte.

A planilha contém informações sobre 70 pessoas colaboradoras no total, indo da linha 1 a 71, sendo a primeira linha o título da coluna.

Identificando pessoas elegíveis à promoção com funções lógicas combinadas

Para classificar se a pessoa está elegível à promoção, precisamos analisar dois critérios simultaneamente:

• número de ausências menor que 5;
• desempenho maior que 80%.

Podemos adicionar uma coluna na coluna D para fazer essa classificação. Na célula D1, adicionamos o título "Status" e apertamos "Enter". Assim, o Excel já copia a formatação das linhas de títulos anteriores, como o texto em negrito.

A padronização da formatação facilita a leitura dos dados. Por isso, selecionamos as células dos títulos, de A1 até D1, e ajustamos a formatação no grupo "Fonte" da aba "Página inicial" da faixa de opções na parte superior do Excel. Mantemos o negrito, retiramos todas as bordas e adicionamos uma cor de fundo. Nesse caso, optamos por um fundo azul-claro que contrasta com a fonte preta.

A primeira solução para trazer uma classificação de status seria analisar manualmente, linha a linha, se os critérios são atendidos. Quem não atende os critérios, poderia ter status "Revisar"; enquanto quem atende, receberia status "Elegível".

Por exemplo, João Silva tem zero ausências, mas desempenho de 79, então não está elegível. Já Maria Costa tem 3 ausências e desempenho de 92, então está elegível. Fazer isso manualmente é custoso e propenso a erros, especialmente com um número maior de pessoas.

Para resolver isso, podemos automatizar esse análise através de funções do Excel. Precisamos combinar a função SE com a função lógica E para analisar dois critérios simultaneamente.

Na célula D2, usaremos a barra de fórmulas para inserir a função. Primeiro, adicionar o símbolo de igual (=) e especificamos a função SE() que espera três parâmetros: o teste lógico, o valor se a condição for verdadeira e o valor se for falsa.

Cada função é seguida por abre e fecha parênteses, onde acrescentamos os parâmetros separados por ponto e vírgula.

Dentro do primeiro parâmetro de teste lógico, vamos trazer a função E() que permite analisar múltiplos critérios ao mesmo tempo. Como estamos trabalhando na segunda linha, a primeira condição será B2 < 5, ou seja, verifica se número de ausências é menor do que 5. Já a segunda condição será C2 > 80 para conferir se o desempenho é maior que 80%.

Depois do teste lógico, vamos escrever os textos que queremos acrescentar na célula D2 caso a condição seja verdadeira e falsa. Nesse caso, os parâmetros serão "Elegível" e "Revisar", entre aspas.

=SE(E(B2<5; C2>80); "Elegível"; "Revisar")

Após inserir a função, aplicamos a todas as linhas com um duplo clique no canto inferior da célula.

Recomendamos que você explore a documentação das funções do Excel no site da Microsoft para se aprofundar mais sobre o uso e os parâmetros de cada uma delas, inclusive com exemplos práticos.

Para conferir uma função específica, basta procurar o termo "função" e seu nome entre aspas no campo de pesquisa no cabeçalho da página.

Por exemplo, se a liderança mudar de ideia e quiser que as pessoas cumpram no mínimo um critério, podemos usar a função OU em vez de E. Assim, ao invés de analisar as duas condições ao mesmo tempo, vamos analisar as ausências ou o desempenho.

No nosso exemplo, bastaria alterar a função para:

=SE(OU(B2<5; C2>80); "Elegível"; "Revisar")

Isso altera a lógica para considerar um critério ou outro. Devemos novamente aplicar a mudança a todas as linhas, dando duplo clique no canto inferior direito da célula.

Próximos passos

Concluímos a classificação automatizada combinando a função SE com funções lógicas. No próximo passo, trabalharemos com uma nova planilha para buscar informações dessa planilha de status com novas técnicas e funções. Até o próximo vídeo.

Funções avançadas para RH - Funções de pesquisa e referência

Continuando nosso projeto, temos a missão de trazer informações de uma planilha para outra, mesclando essas informações. Será que é possível resolver esse problema? A resposta é sim, conseguimos fazer isso no Excel.

Analisando cargos e benefícios

Para organizar as informações, vamos renomear a primeira planilha. Na barra inferior do Excel, daremos um duplo clique na "Planilha1" para renomeá-la como "Status". É importante dar um nome claro para facilitar a organização.

Em seguida, clicamos em "Nova planilha" para criar uma segunda planilha chamada "Colaboradores". São informações de 10 pessoas colaboradoras que faltam ser inseridas ao sistema. Traremos os nomes das pessoas colaboradoras e seus respectivos cargos, copiando e colando-os nas colunas A e B. Ajustaremos o tamanho das colunas com um duplo clique entre elas.

Planilha Colaboradores:

Em seguida, vamos criar outra planilha, chamada "Benefícios", para concentrar todas as informações de benefícios de cada cargo. Assim, na coluna A são listados todos os cargos disponíveis na empresa e, na coluna B, os respectivos benefícios.

Planilha Benefícios:

Buscando valores de outra planilha com função de pesquisa

Precisamos mesclar as informações das planilhas de "Colaboradores" e "Benefícios" para saber qual benefício cada pessoa irá receber. Uma ideia inicial seria fazer isso manualmente, mas com centenas ou milhares de linhas, isso se torna inviável. A boa notícia é que existem funções específicas para isso, como as funções PROCV e ÍNDICE misturada com CORRESP.

Na coluna C da planilha "Colaboradores", vamos escrever o título "Benefício(PROCV)" na célula C1. Assim, indicamos que trabalharemos com essa função nessa coluna. Ajustaremos a formatação da célula para seguir o padrão, utilizando o negrito, sem bordas e fundo azul-claro.

A função PROCV serve para fazer uma procura vertical. Existe também a PROCH para procura horizontal e até a PROCX para ambas as direções.

Nesse caso, utilizaremos a PROCV() para procurar uma informação na vertical na coluna "Benefício" da planilha de "Benefícios". Na célula C2 da planilha de "Colaboradores", começamos a fórmula com o sinal de igual (=) e buscamos pela função PROCV. Podemos utilizar o "Tab" selecionar a função correta dentre as sugestões do Excel.

Ao digitar um abre-parênteses, podemos conferir os parâmetros esperados: valor procurado, matriz/tabela onde buscaremos as informações, número da coluna e procurar intervalo.

Primeiro, o valor procurado será o cargo, então marcaremos a célula B2. Como não utilizamos cifrão estávamos usando uma referência relativa. Em outras palavras, não fixamos a referência - o que permite que a coluna e a linha referenciadas mudem ao arrastar a fórmula para as demais células.

Para o próximo parâmetro, vamos marcar a matriz de busca. Nesse caso, entramos na planilha "Benefícios" e selecionamos todos os valores da planilha, exceto os títulos (de A2 até B5). Devemos fazer essa seleção enquanto ainda estamos editando a fórmula, ou seja, antes de dar "Enter".

Agora, adicionamos mais um ponto e vírgula para adicionar o próximo parâmetro, que será o índice da coluna com a qual queremos trabalhar. Nesse caso, será o índice 2, pois queremos buscar as informações da coluna de "Benefícios" da matriz apontada anteriormente.

Por fim, vamos definir o último parâmetro como FALSO para trazer a correspondência exata.

=PROCV(B2; Benefícios!A2:B5; 2; FALSO)

Ao arrastar a fórmula para baixo, alguns valores apareceram como N/D, ou seja, o Excel não achou esses valores da matriz. Isso ocorre porque o intervalo da matriz "Benefícios" precisa ser fixo.

No segundo parâmetro da fórmula, adicionamos cifrões tanto na coluna quanto na linha para fixar o intervalo de Benefícios!$A$2:$B$5, tornando-o uma referência absoluta.

=PROCV(B2; Benefícios!$A$2:$B$5; 2; FALSO)

Após corrigir a fórmula na primeira célula, arrastamos a fórmula atualizada para todas as linhas da coluna C. Agora, sim, a fórmula traz os valores dos benefícios correspondentes aos cargos de cada pessoa colaboradora.

Próximos passos

Além da PROCV, podemos usar a função ÍNDICE misturada com CORRESP para obter o mesmo resultado. Deixaremos essa tarefa para você como desafio, mas você pode consultar a resposta passo a passo na próxima atividade. Assim, aprendemos que existem mais de uma opção para buscar e mesclar informações de planilhas diferentes.

Sobre o curso Excel avançado para RH: funções, análises e dashboards estratégicos

O curso Excel avançado para RH: funções, análises e dashboards estratégicos possui 124 minutos de vídeos, em um total de 57 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

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• Funções avançadas para RH
• Análises avançadas
• Indicadores e KPI’s no RH
• Trabalhando com gráficos
• Construção de Dashboard