Excel para RH: construindo seu primeiro relatório

Construindo a tabela - Apresentação

Olá, meu nome é Daniel Siqueira, sou instrutor de dados na Alura. Estou muito animados para iniciar nosso projeto de Excel para o RH.

Audiodescrição: Daniel é um homem careca, de olhos castanho-escuros. Usa óculos de grau com armação retangulrs e uma camiseta cinza. Ao fundo, uma iluminação degradê entre o verde e azul.

No nosso projeto, seremos contratados para trabalhar com a Meteora, um e-commerce que comercializa produtos de roupa e acessórios. Nossa responsabilidade será administrar as pessoas colaboradoras e controlar o valor de benefícios, como vale-refeição.

Para isso, escolhemos trabalhar com o Microsoft Excel, uma das planilhas mais poderosas do mundo. Não se preocupe, pois começaremos do zero. Vamos aprender a fazer a instalação, configuração e entender o que é uma planilha.

Exploraremos o conceito de célula, como localizá-la, mencioná-la por coluna e linha, inserir valores com texto, ajustar a largura da coluna, entre outros aspectos básicos. Também aprenderemos a inserir números e transformar essas informações em uma tabela, onde poderemos ordenar dados, aplicar filtros e realizar cálculos.

Realizaremos cálculos entre colunas, e aprenderemos a calcular, por exemplo, os dias trabalhados em relação às ausências no mês, além de calcular o vale-refeição através do valor do dia. Todos esses cálculos serão abordados.

Além disso, aprenderemos a manipular dados, trabalhar com formatação, copiar, colar, desfazer e refazer ações. Utilizaremos um recurso especial, a tabela dinâmica, para agrupar dados, construir gráficos, realizar análises gráficas e modificar tanto a tabela quanto o gráfico dinâmico simultaneamente.

Também aprenderemos a utilizar funções importantes no Excel, como AC, CONTC, CONTVALORES, e realizar análises profundas de taxas que influenciam no absenteísmo. Essas habilidades serão valiosas para nosso trabalho no RH da Meteora.

Contem conosco neste curso, realizem todas as atividades e os "Para Saber Mais", pois isso será de grande ajuda ao longo da jornada. Se houver dúvidas, contem conosco e com nossa equipe no Fórum, para que possam concluir o projeto dominando tudo o que abordaremos.

Vamos começar?

Construindo a tabela - Inserindo os colaboradores

Nós já conseguimos inserir os nomes das pessoas colaboradoras da Meteora na planilha. O próximo passo é acrescentar mais informações. Já temos os nomes, agora vamos adicionar os CPFs, que são números.

Inserindo CPF na planilha

Para isso, usaremos outra coluna, mais especificamente a B1. Clicamos nela e escrevemos o título "CPF". Pulamos para a linha de baixo e escreveremos números fictícios "11111111111". Ao fazer isso, repare que a coluna ajusta para o tamanho do texto.

Explorando automações

Agora, começaremos a explorar algumas funcionalidades do Excel. Em vez de digitar os números repetidamente, podemos selecionar a célula B2, onde temos o primeiro número de CPF. Após, posicionamos o cursor do mouse no canto inferior direito da célula, repare que o cursor muda para o ícone de uma cruz. Quando isso acontece, conseguimos fazer algumas automações.

Por exemplo, ao clicar com o botão esquerdo do mouse, segurar e arrastar para baixo, a ferramenta copia os números da célula para as que selecionamos abaixo. Isso pode ser feito para várias linhas, até mesmo milhares ou milhões. No entanto, percebemos que não é adequado que todos tenham o mesmo CPF. Para desfazer essa ação, podemos usar o recurso de desfazer do Excel, pressionando as teclas "Ctrl + Z" ou clicando na seta de voltar na barra de menu superior.

Agora, queremos criar uma sequência. Colocamos várias vezes o número 1 e, em seguida, queremos que seja o número 2, então escrevemos "22222222222".

Feito isso, selecionamos as duas células com números, clicando e arrastando. Feito isso, novamente, movemos o cursor para a lateral direita inferior da célula. Feito isso, aparece outro cursor. Se clicarmos nele e arrastarmos para baixo, a ferramenta entende que é uma sequência, criando uma série de números. Então, as células são automaticamente preenchidas com os números "33333333333", "44444444444" e assim por diante.

Pressionamos "Ctrl + Z" para desfazer. Depois, com as duas células numéricas selecionadas, damos um duplo clique na lateral inferior da célula, ao fazer isso a ferramenta faz o preenchimento da mesma forma como anteriormente. Sendo assim, podemos utilizar essa mesma automação de duas formas.

Percebemos que a sequência de números está sendo exibida de forma diferente na última célula de CPF, o número que temos é "1,11111E+11", isso significa que temos uma sequência de números grande e para comportar melhor o Excel transformou esse número em uma potência de base 10. Se clicarmos nessa célula, visualizamos na parte superior da tela, o conteúdo da célula.

Para que o número fique por extenso, selecionamos a célula. Na parte superior da tela, clicamos na guia "Página Inicial". Na seção "Número", no centro da tela, clicamos no campo em que está escrito "Geral" e mudamos para "Número". Com isso, o número da célula muda para "111111111110,00", com duas casas decimais.

Como não precisamos dos decimais, clicamos na mesma caixa de opção e ao invés de "Número", clicamos em "Mais formatos de número". Na janela que abre, no campo Casas decimais, mudamos de "2" para "0" e clicamos em "Ok". Assim, temos um número por extenso.

Transformando os dados em tabela

Agora, queremos transformar os dados em uma tabela, pois ela oferece recursos especiais. Na guia "Página Inicial", na seção "Estilos", clicamos em "Formatar como Tabela". Feito isso, a ferramenta exibe vários estilos, recomendamos que você explore qual fica melhor. Nesse caso, escolhemos a segunda opção da categoria "Média".

Feito isso, abre uma janela. Repare que a ferramenta já selecionou o intervalo de dados. Logo abaixo, há um campo clicável escrito "Minha tabela tem cabeçalhos", ele já está marcado, então mantemos assim. Depois, clicamos no botão "Ok". Feito isso, a tabela é formatada com as cores escolhidas e oferece funcionalidades como classificação e filtragem.

Se clicarmos na seta que aparece na célula de "Colaboradores", podemos classificar de A a Z, de Z a A ou por cor. Se selecionarmos a primeira opção, a tabela muda para a ordem alfabética.

Além disso, nessa mesma ferramenta, podemos utilizar filtros. Para isso, desmarcamos a opção "Selecionar tudo". Após, selecionamos a "Ana", "Fernando", "Maria" e pressionamos "Ok". Feito isso, apenas esses nomes aparecem na tabela.

Porém, isso não significa que os outros dados sumiram. Clicamos abaixo da célula Colaboradores, depois em "Selecionar tudo" e "Ok". Assim, os dados aparecem novamente.

Adicionando coluna de ausências

Agora, adicionaremos a coluna de ausências para identificar as pssoas que faltaram no mês. Clicamos na célula C1 e escrevemos "Ausências no mês". Ao pressionar "Enter", automaticamente a coluna é formatada para a tabela. Para ajustar o tamanho da tabela, damos um duplo clique na parte inferior direita.

Preencheremos da seguinte forma:

Nossa tabela está mais completa e conseguimos trabalhar com filtros. Na sequência, continuaremos preenchendo e utilizando alguns cálculos.

Até lá!

Construindo a tabela - Transformando em tabela

Vamos iniciar nosso projeto. Fomos contratados para trabalhar na Meteora, uma empresa que vende roupas e acessórios. Nossa responsabilidade será administrar as informações das pessoas colaboradoras, como nome, CPF e o valor do vale-refeição que receberá cada pessoa.

Para realizar essa administração, utilizaremos uma das maiores ferramentas de planilhas do mercado: o Microsoft Excel. Antes deste vídeo, foi proposta uma atividade para aprender o que é o Excel, como fazer o download e a configuração, para podermos estar na mesma tela.

Começamos abrindo o Excel. Como já trabalhamos com Excel anteriormente, aparece uma seção de arquivos recentes. Se for sua primeira vez utilizando o Excel, essa tela não aparecerá, mas não há problema.

Na lateral superior esquerda, na seção "Novo", clicamos em "Pasta de trabalho em branco" para criar um projeto do zero. O Excel é uma ferramenta poderosa e completa, e à medida que precisarmos resolver problemas, descobriremos novos recursos para entregar nosso trabalho.

Explorando as células do Excel

Ao abrir o Excel, notamos vários retângulos na tela, que chamamos de células. Nessas células, podemos inserir informações, como texto ou números, e até fórmulas e funções, que aprenderemos mais adiante.

Ao clicar nas células, na lateral superior esquerda, aparece uma letra e um número, indicando a localização da célula. As colunas são representadas por letras e as linhas por números. Por exemplo, ao clicar na coluna A, na vertical, ela é selecionada inteira, e o mesmo ocorre com as linhas, na horizontal. Também podemos navegar pelas células usando o teclado, utilizando as setas.

Além disso, na lateral inferior direita, encontramos uma ferramenta de zoom para facilitar a visualização. Aumentaremos o zoom arrastando o slider para a direita.

Inserindo os nomes das pessoas colaboradoras

A primeira informação que precisamos inserir na planilha são os nomes das pessoas colaboradoras. Selecionamos a primeira célula à esquerda, A1, e escrevemos "Colaboradores". Ao pressionar Enter, o cursor move-se para a célula abaixo.

Repare que, o texto excede o tamanho da célula. Porém, isso não é um problema, afinal, a coluna não é fixa. Podemos ajustar a largura da coluna para que o texto caiba. Para isso, posicionamos o mouse entre as colunas A e B e arrastamos para a direita. Com um duplo clique ajusta automaticamente ao tamanho exato do texto.

Agora, na linha abaixo de "Colaboradores", vamos inserir os nomes. Começamos escrevendo "João" e pressionando "Enter". Na linha abaixo, escrevemos "José", seguido de "Maria". Porém, acabamos pressionando o "Enter" antes de terminar de escrever o nome Maria.

Se voltarmos na célula e acrescentarmos as letras que faltaram, repare que elas somem. Isso acontece, pois a célula não estava no modo de edição, na qual o cursor aparece piscando. Há duas formas de fazer isso, podemos pressionar o "F2" do teclado ou então um duplo clique na célula.

Começaremos com dez colaboradores, então, adicionamos os nomes: "Ana", "Carlos", "Fernando", "Pedro", "Cláudio" e "Guilherme". Queremos adicionar também a "Sabrina", porém, queremos que ela fique entre a Ana e o Carlos. Para isso, clicamos na célula com o nome "Carlos" com o botão direito. Depois, clicamos em "Inserir". Assim, cria-se uma nova linha, na qual escrevemos "Sabrina".

Assim, começamos a construção da nossa tabela. No próximo vídeo, descobriremos como formatar os dados de maneira diferente.

Até la!

Sobre o curso Excel para RH: construindo seu primeiro relatório

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• Dados através dos cálculos
• Aplicando funções
• Agregando os valores
• Calculando taxas