Produtividade: otimizando sua rotina com inteligência artificial
O que é prioridade para você? - Apresentação
Boas-vindas ao curso de Produtividade com Inteligência Artificial! Meu nome é Júlia Viana, sou instrutora na Alura, e vou te acompanhar nessa jornada.
Audiodescrição: Júlia se descreve como uma mulher de pele branca, com cabelo comprido e castanho- claro com mechas loiras nas pontas, e olhos castanho-escuros. Ela veste uma blusa preta, usa brincos prateados, e está sentada em frente a uma parede lisa clara iluminada em gradiente roxo.
O que vamos aprender?
Neste curso, vamos entender como aumentar a produtividade pessoal e profissional utilizando ferramentas de IA para facilitar o dia a dia.
Aprenderemos a priorizar atividades de forma eficaz e também a criar atas de reunião em segundos, escrever e-mails de maneira mais objetiva, concisa e profissional, além de gerenciar a caixa de entrada de e-mails, evitando a sobrecarga de informações.
Também vamos aprender a resumir artigos e textos complexos em segundos com uma precisão incrível, além de analisar dados e extrair insights valiosos deles. Para finalizar, criaremos uma apresentação visual extraordinária a partir dos dados levantados, resumidos e analisados.
Conclusão
Tudo isso será baseado em situações reais do mercado de trabalho e explorado em exemplos práticos.
Nosso mergulho está apenas começando! Vamos lá?
O que é prioridade para você? - Sobre a produtividade
Você já sentiu que o tempo simplesmente não é suficiente para fazer tudo o que precisa em um dia?
Podemos nos sentir assim algumas vezes, e seria ótimo ter o superpoder de parar o tempo, justamente para poder acordar sem pensar em tudo que precisamos fazer, e também sem sentir que ficaremos perdidos nesse mar de tarefas que precisam ser realizadas.
Não é interessante viver a sensação de chegar ao final do dia e achar que, além de o tempo ter passado super rápido, não fomos tão produtivos quanto gostaríamos de ter sido.
Produtividade
Quando pesquisamos sobre produtividade na internet, encontramos uma série de dicas, hábitos, rotinas, entre outras coisas que precisamos fazer para nos tornar mais produtivos.
Gostaríamos que você fizesse uma pausa para pesquisar sobre como ter mais produtividade em alguma rede social de sua preferência. Faremos nossa pesquisa no TikTok para analisarmos juntos.
Pesquisando sobre produtividade no TikTok
Com o TikTok aberto, vamos escrever "como ser mais produtivo" na barra de pesquisa superior. Como primeiros resultados, temos os seguintes conteúdos:
- Dicas de rotina para se tornar uma garota mais organizada e produtiva;
- 5 hábitos que vão tornar sua vida mais produtiva;
- Dicas que podem te ajudar a ser uma pessoa mais produtiva;
- Os meus 3 pilares da produtividade;
- Seja produtivo sem se sobrecarregar;
- 10 dicas para deixar o dia mais produtivo;
- 2 truques simples para aumentar a produtividade diária;
- E assim por diante.
São várias as dicas, hábitos, e rotinas compartilhadas.
A importância da priorização
Nessas pesquisas em redes sociais, também encontramos muitas pessoas falando que acordam praticamente de madrugada e fazem 1 milhão de atividades antes mesmo das 8-9 da manhã.
Quem nunca tentou seguir uma rotina como essa e aplicar as dicas que pessoas compartilham na internet para tentar ter mais produtividade no dia a dia?
Porém, todo esse conhecimento ignora um simples fato: nossas realidades são únicas e insubstituíveis. Por mais que você aplique dicas, rotinas e tarefas específicas para ter mais produtividade, o que realmente importa é como serão priorizadas as atividades no seu dia a dia.
Correr 10km, aprender a cozinhar, estudar um idioma novo, ler uma quantidade específica de livros em um ano: todas essas são ótimas atividades. A grande questão que fará diferença na sua produtividade é entender quais dessas atividades irão te aproximar mais da pessoa que você quer se tornar no futuro.
Para ter produtividade verdadeiramente, precisamos entender o que é prioridade para nós. Quais tarefas devemos priorizar para nos aproximar dos nossos objetivos, tanto pessoais quanto profissionais?
Por vezes, a produtividade é definida como um check nas tarefas, ou seja, quanto mais tarefas são realizadas em um dia, mais produtivos nos tornamos. Porém, na verdade, a produtividade pode ser melhor definida como a capacidade de priorizar e executar o que é essencial em cada etapa da vida.
São as tarefas e atividades que nos permitirão cumprir nossos objetivos maiores. Precisamos saber priorizar e executar justamente essas atividades.
Produtividade e inteligência artificial
A inteligência artificial surge nesse contexto como uma grande facilitadora, que irá nos ajudar a aumentar a produtividade fazendo um melhor uso do tempo e a tomar decisões mais assertivas.
Dessa forma, conseguiremos priorizar o que realmente importa mais, de acordo com o nosso contexto pessoal, único e insubstituível.
No trabalho, podemos usar ferramentas de inteligência artificial para resumir artigos, para criar atas de reunião de forma automática, e também para redigir e-mails melhores.
Já no campo pessoal, também é possível utilizar ferramentas de inteligência artificial, seja para fazer uma priorização melhor das atividades da rotina, ou para tomar decisões mais assertivas em relação ao que precisa ser executado primeiro, por exemplo.
Entretanto, é preciso lembrar que a inteligência artificial, embora seja uma facilitadora no dia a dia, também é um complemento às capacidades humanas. Logo, precisamos respeitar as nossas limitações e necessidades pessoais. É necessário entender as nossas necessidades, até onde conseguimos ir no uso das ferramentas de inteligência artificial, e utilizá-las da melhor forma.
Conclusão
Focaremos em apresentar as ferramentas de inteligência artificial, para que você consiga utilizá-las e facilitar o seu dia a dia, priorizando atividades, executando-as melhor, e ganhando tempo no processo.
Na sequência, falaremos sobre como priorizar a rotina utilizando IA!
Seja amigo da rotina - Priorização inteligente
Já aconteceu de você chegar ao trabalho e, antes mesmo de conseguir cumprimentar os colegas, receber uma enxurrada de pedidos urgentes e que não podem esperar?
Se lidamos constantemente com uma caixa de entrada de e-mails lotada, vamos para reuniões e precisamos realizar inúmeras tarefas diferentes no dia a dia, provavelmente sabemos o quão difícil é organizar tudo isso de forma saudável.
Nesse contexto, é natural nos sentirmos sobrecarregados e, às vezes, um pouco paralisados diante de uma lista de tarefas enorme e cheia de urgências.
Nesse contexto, também é comum acabarmos priorizando as tarefas mais rápidas e menos críticas, deixando para depois as tarefas mais complexas. No entanto, quando chega o momento de realizar essas tarefas mais complexas, que exigem mais de nós como profissionais, o estresse já está maior, as tarefas se acumularam, os prazos estão mais apertados e a situação se torna bem mais angustiante.
Se isso tudo soa familiar, podemos facilitar nossa vida utilizando ferramentas de inteligência artificial, como o ChatGPT, para nos ajudar a priorizar nossas atividades. Isso nos ajuda a ganhar tempo e também a tomar decisões melhores, reduzindo o estresse.
Matriz de Eisenhower
Digamos que temos nove atividades que precisamos realizar, não necessariamente hoje ou agora, mas precisamos realizá-las. São elas:
- Responder os e-mails de clientes
- Preparar uma apresentação para reunião com a diretoria
- Participar de uma reunião da equipe sobre o próximo projeto
- Atualizar planilhas financeiras
- Redigir relatórios de progresso para a liderança
- Revisar contratos com o departamento jurídico
- Criar planejamento para o próximo trimestre
- Participar de um evento de networking
- Organizar o ambiente de trabalho
Considerando essa lista de tarefas sem prazos, parece que tudo é muito crítico e urgente, e pode ser difícil decidir qual dessas tarefas começar a executar primeiro.
Para facilitar esse processo de priorização, podemos utilizar uma ferramenta própria para isso, chamada Matriz de Eisenhower.
A matriz consiste em dois eixos, onde o eixo Y representa o nível de importância e o eixo X representa o nível de urgência.
Esses dois eixos formam quatro quadrantes, onde classificamos nossas tarefas de acordo com a importância e urgência:
- Muito importante e muito urgente, no canto superior direito. A tarefa classificada nesse quadrante precisa ser priorizada e feita agora.
- Muito importante e pouco urgente, no canto superior esquerdo. Essas tarefas podem ser agendadas para um momento mais oportuno, em que consigamos realizá-las sem sobrecarga.
- Pouco importante e pouco urgente, no canto inferior esquerdo. Dependendo da nossa realidade, essas tarefas podem ser eliminadas.
- Pouco importante e muito urgente, no canto inferior direito. Apesar de não serem tão importantes, essas tarefas ainda têm um nível de urgência alto. Então, elas podem ser delegadas para outra pessoa, para serem realizadas mais rapidamente.
Com base na Matriz de Eisenhower e na nossa lista de nove tarefas, vamos criar um prompt no ChatGPT para que ele nos ajude a priorizar nossas atividades.
Priorizando tarefas com o ChatGPT
Vamos abrir o ChatGPT no navegador e fazer login. A versão gratuita da ferramenta nos atende suficientemente bem para o que faremos a seguir. Utilizaremos o seguinte prompt:
Prompt enviado para o ChatGPT
Tenho uma lista de tarefas que preciso priorizar para esta semana. Quero usar a matriz de Eisenhower para ajudar a decidir o que é mais urgente e importante. Aqui está a minha lista de tarefas:
Responder a e-mails de clientes
Preparar apresentação para reunião com a diretoria
Participar de reunião de equipe sobre o próximo projeto
Atualizar planilhas financeiras
Redigir relatório de progresso para o chefe
Revisar contratos com o departamento jurídico
Criar planejamento para o próximo trimestre
Participar de evento de networking à noite
Organizar o ambiente de trabalho
Como eu devo priorizar essas tarefas usando a matriz de Eisenhower? Justifique cada escolha.
Vamos copiá-lo e colá-lo no chat.
A resposta que o ChatGPT retornou para a instrutora começa com um pequeno texto sobre o que já sabemos acerca da matriz de Eisenhower, definindo-a como uma ferramenta útil que vai nos ajudar a priorizar tarefas com base na urgência e importância, dividindo em quatro quadrantes. Com base nisso, a ferramenta classificou nossas tarefas para nós:
Resposta do ChatGPT
**Quadrante 1: Urgente e Importante**
Essas tarefas têm prazos apertados ou consequências sérias se não forem realizadas imediatamente.
- Preparar apresentação para reunião com a diretoria: Se a reunião for esta semana, isso é urgente e importante, pois requer preparação cuidadosa.
- Redigir relatório de progresso para o chefe: Geralmente é algo com prazo definido, tornando urgente e importante.
- Revisar contratos com o departamento jurídico: Se os contratos precisarem de revisão imediata para um projeto em andamento ou um processo crítico, será urgente e importante.
**Quadrante 2: Importante, mas Não Urgente**
Essas tarefas são importantes para o sucesso a longo prazo, mas não têm prazos imediatos.
- Criar planejamento para o próximo trimestre: Importante para o planejamento a longo prazo, mas provavelmente não urgente para esta semana.
- Atualizar planilhas financeiras: Importante para manter a saúde financeira, mas pode não ter um prazo imediato nesta semana.
- Participar de reunião de equipe sobre o próximo projeto: Importante para o alinhamento da equipe, mas não tem a urgência de uma apresentação ou um relatório.
**Quadrante 3: Urgente, mas Não Importante**
Estas são tarefas que exigem atenção imediata, mas podem ser delegadas ou feitas rapidamente sem grande impacto a longo prazo.
- Responder a e-mails de clientes: Pode ser urgente porque envolve comunicação, mas muitas vezes pode ser delegada ou tratada em blocos.
- Participar de evento de networking à noite: Se há a expectativa de que você participe, pode ser urgente, mas não tem o mesmo peso de outras tarefas importantes.
**Quadrante 4: Não Urgente e Não Importante**
Essas tarefas geralmente são distrações ou atividades que podem ser adiadas ou eliminadas.
- Organizar o ambiente de trabalho: Importante para a produtividade, mas provavelmente pode ser adiado para quando as tarefas mais urgentes e importantes forem concluídas.
Nota-se que o ChatGPT está tomando alguns pressupostos de tempo levado para cada tarefa e prazos para criar essa priorização, o que é bastante interessante.
Seguindo essa lógica, a ferramenta de inteligência artificial classifica as atividades da lista de tarefas que passamos para ela, seguindo os critérios da Matriz de Eisenhower.
A aplicação de inteligência artificial na priorização de nossas tarefas pode ser um fator determinante na nossa rotina e trabalho, porque pode nos ajudar a economizar tempo em tarefas que podem ser adiadas, eliminadas ou delegadas, e colocar mais esforço em tarefas que realmente exigem maior atenção e urgência.
Isso não só ajuda a reduzir o estresse, como também a aumentar a produtividade, nos ajudando a tomar decisões melhores na nossa rotina. Agora, uma lista de tarefas que parece interminável se torna algo mais simples e executável!
Continuando nesse tema de priorização inteligente das tarefas na rotina, vamos falar a seguir sobre como melhorar a gestão do nosso tempo, também utilizando inteligência artificial!
Buscaremos uma forma de organizar essas tarefas de uma forma mais visual, que nos ajude a monitorar o progresso da execução de nossas atividades.
Sobre o curso Produtividade: otimizando sua rotina com inteligência artificial
O curso Produtividade: otimizando sua rotina com inteligência artificial possui 81 minutos de vídeos, em um total de 45 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Negócios em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.
Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:
- O que é prioridade para você?
- Seja amigo da rotina
- Otimização de reuniões
- Comunicação profissional
- Apresentações de impacto