Descubra o potencial da automação de processos na sua empresa

O uso de ferramentas digitais para automatizar processos das empresas não é exatamente algo novo. No entanto, mais do que uma tendência optativa, tem se tornado algo essencial para construir um futuro competitivo para os negócios.

Muito se fala do quanto o desenvolvimento de uma cultura digital é a garantia para o futuro das empresas e a automação de processos é um requisito fundamental nessa construção.

De fato, os dados não apontam para outra direção. De acordo com relatório da Automation Anywhere, divulgado em julho de 2022, quase todas as 1.000 pessoas entrevistadas disseram que a automação de processos é vital para a transformação digital.

Além disso, mais de 6 em cada 10 executivos optaram pela automação de processos para lidar com a escassez de pessoas colaboradoras. E, de acordo com o relatório, o movimento de aumento de investimentos em automação é resultado de problemas contínuos que vão desde a cadeia de suprimentos até a crise de talentos.

Já deu para perceber que automação de processos não é um tema que pode ser deixado de lado, não é mesmo?

Pensando nisso, o objetivo deste artigo é mostrar quais as vantagens da automação de processos, o que é, e como as empresas podem fazer isso, conectando aos temas da inteligência artificial e da Indústria 4.0.

O que é automação de processos?

A automação de processos é o uso da tecnologia e da integração de sistemas e dados para automatizar tarefas. Ou seja, fazer com que processos e tarefas — que antes eram manuais, fiquem mais independentes da interação humana.

Então, por exemplo, é possível usar Machine Learning para automatizar tarefas repetitivas e trabalhosas — que não resultam em desenvolvimento de habilidades e também não são gratificantes para as pessoas colaboradoras executarem.

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A automação de processos coloca a tecnologia a favor da empresa e funciona para diferentes setores, desde a logística até a produção.

Isso ajuda a organização a otimizar seus processos e obter melhores resultados, especialmente diante da redução de erros e do aumento da produção e eficiência operacional.

Por que automatizar processos na sua empresa?

Os dados do panorama atual do mercado de tecnologia – especialmente em relação à aderência das empresas e o aumento de investimentos na automação, demonstram que existem diversas vantagens em usar essa tecnologia nos negócios.

No entanto, os principais motivos para aderir ao processo de automação de tarefas na sua empresa são:

Padronização da operação

A automação de processos, por si só, acarreta na padronização da operação. Assim, é possível garantir maior qualidade nas entregas e cumprimento de todas as regras e padronizações da empresa.

Rastreamento de processos e monitoramento de desempenho

A partir da automação, todas as atividades do processo passam a ser controladas em tempo real. Assim, cada vez que o processo é executado, é possível saber quem fez, o que fez, quando e a partir de quais recursos.

Isso possibilita que as lideranças possam monitorar e acompanhar o desenvolvimento dos processos. Ao final, é possível gerar relatórios consolidados para demonstrar o cumprimento de metas e resultados.

Maior eficiência operacional e produtividade

Como já mencionado, a automação é capaz de acelerar todos os processos, otimizar ciclos de produção, eliminar repetições desnecessárias e diminuir sobrecarga de trabalho das pessoas colaboradoras.

Essa é uma forma de aproveitar melhor todos os recursos do negócio e gerar maior eficiência operacional e produtividade dos colaboradores e colaboradoras.

Integração com sistemas de dados

A automação de processos permite conectar muitos meios diferentes de interação, como, por exemplo, com o banco de dados, com dispositivos móveis e com o e-mail corporativo.

A integração de todos os sistemas e a adoção de um sistema que centraliza todos os dados da empresa propicia a otimização da comunicação corporativa.

Redução de custos e de erros

A redução de custos é uma consequência da implementação de um sistema de gestão que consegue, por exemplo, identificar os gastos desnecessários em cada atividade e eliminá-los.

Ou seja, a automação de processos possibilita utilizar apenas os insumos necessários. Como resultado disso, é possível atender a uma demanda maior e entregar com a mesma qualidade, sem necessariamente aumentar o trabalho (ou o número de) pessoas colaboradoras.

Além da redução de custos, as chances de erros nos fluxos de trabalho também são menores, especialmente em razão da padronização das tarefas.

Quais são os tipos de automação?

Existem diversos tipos de automação que podem ser adotados nas empresas, cada um adequado a diferentes necessidades e contextos. Podemos destacar como alguns dos principais tipos:

• Automação de vendas: automatiza partes do processo de vendas.
• Automação de marketing: gerencia campanhas e interações com clientes.
• Automação de propostas e contratos: agiliza a criação e gestão de documentos legais.
• Automação via API: integra diferentes sistemas e aplicações.
• Automação de relacionamento com o cliente: melhora a comunicação e o serviço ao cliente.

Cada tipo de automação tem suas vantagens e pode ser escolhido com base nas necessidades específicas da empresa.

Quais processos podem ser automatizados?

Muitos processos dentro de uma empresa podem ser automatizados para aumentar a eficiência operacional. Alguns exemplos incluem:

• Automatizar o disparo de e-mails para a base de clientes, permitindo uma comunicação eficiente e personalizada;
• Utilizar ferramentas de relacionamento com clientes, como o CRM, por exemplo, que ajuda a gerenciar as interações e manter um relacionamento contínuo com os (as) clientes;
• Automatizar o monitoramento de estoques para manter níveis adequados e evitar excessos ou faltas;
• Processar pagamentos e emitir boletos automaticamente, melhorando a eficiência financeira;
• Programar postagens e acompanhar engajamento em plataformas de mídia social;
• Gerar notas fiscais eletrônicas automaticamente após a confirmação de vendas ou serviços, entre outros.

Esses são apenas alguns exemplos, e a automação pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de cada empresa.

Automação de processos e Indústria 4.0

Com o avanço da tecnologia, as empresas têm encontrado maneiras cada vez mais inovadoras de aumentar a produtividade e eficiência operacional.

Na indústria, isso não é diferente. Tanto é que surgiu o termo Indústria 4.0, para representar o movimento de transformação dos processos industriais — muito além de uma simples buzzword.

O conceito de Indústria 4.0 compreende o uso de tecnologia para realizar funções (das mais básicas até as mais avançadas) do processo. Ou seja, é a combinação do avanço tecnológico e da inovação à automação de processos para impulsionar a produtividade do setor industrial.

A automação de processos industriais é uma parte fundamental desse movimento da Indústria 4.0. Com a implementação de tecnologia, as empresas conseguem automatizar diversos processos, além de monitorar a produção em tempo real, identificando possíveis falhas e corrigindo-as rapidamente.

A utilização de sistemas de inteligência artificial e Machine Learning também auxilia na previsão de demanda e na tomada de decisões estratégicas, aumentando a competitividade das empresas.

Assim, a automação contribui para a otimização dos benefícios ao setor industrial, especialmente para trazer maior eficiência e produtividade, maior qualidade dos produtos, redução de custos, maior flexibilidade e segurança na produção, além da criação de novas oportunidades de negócios.

Ferramentas de automação de processos disponíveis no mercado

Colocar a automação de processos em prática demanda uma série de ferramentas. De um lado, essas ferramentas devem substituir processos lentos e manuais. Por outro lado, aperfeiçoam a execução das tarefas e permitem que a empresa teste novas estratégias.

Nesse contexto, as principais ferramentas de automação disponíveis no mercado são:

Inteligência Artificial

A inteligência artificial é fundamental para fazer a automação de processos. Um exemplo disso são os chatbots, já bastante difundido entre as empresas.

Inclusive, quase metade das pessoas entrevistadas pelo relatório da Automation Anywhere implantou 100 ou mais bots em 2022, uma taxa de implantação que excedeu em muito os 24% projetados para 2021.

Os chatbots são ferramentas que ajudam a otimizar o atendimento às pessoas clientes. Nesse caso, todo processo de contato com essas pessoas é feito por máquinas e interações pré-programadas.

Ou seja, a empresa cria roteiros e encadeamento de conversas para usar nos chats e nos telefones da empresa.

Além de otimizar e agilizar o processo, os chatbots auxiliam a padronizar a experiência da pessoa consumidora. Como consequência, também auxilia a melhorar a comunicação e a experiência com seu público.

RPA (Automação Robótica de Processos)

Em um sistema de RPA (Automação Robótica de Processos), os robôs são capazes de determinar a sequência de comandos que uma pessoa faria e aprende a repetir esses processos de forma inteligente.

Dois bons exemplos de automação de processos robóticos são disparos de e-mails automáticos e robôs que fazem cálculos matemáticos complexos, ou ainda a automação de processos administrativos, como fluxos de envio de holerites e outros documentos corriqueiros.

BPMS (Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio)

O BPMS (Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio) é um sistema que permite a estruturação dos processos da organização para identificar os gaps e as oportunidades de adotar a melhoria contínua.

De forma geral, ele permite definir, executar, analisar, avaliar, mensurar, otimizar e monitorar os processos da empresa.

Entre os benefícios estão a transparência nas etapas do processo produtivo, o aumento da produtividade e do controle da gestão.

Scripts em Python

Os scripts são conjuntos de instruções pré-estabelecidas – normalmente em Python – que podem ser executadas para automatizar tarefas, conduzindo as rotinas de atividades como se fosse um roteiro.

A automação de processos com Python envolve o uso de bibliotecas e ferramentas que permitem automatizar tarefas rotineiras e repetitivas no computador.

Como escolher a melhor solução de automação de processos para sua empresa

Conforme já mencionado, existem diversas ferramentas de automação de processos disponíveis no mercado. Cada uma delas, entretanto, desempenha uma função e serve para uma situação específica.

Sendo assim, na hora de escolher a melhor solução de automação, é necessário observar qual é o problema que a empresa precisa resolver e quais são as especificidades da situação.

É possível, contudo, que as empresas precisem utilizar mais de uma ferramenta, a depender do problema e das suas necessidades.

Etapas para implementar a automação de processos na sua empresa

Agora que você já sabe o que é e qual a importância da automação de processos, vamos à parte prática: como implementar a automação na sua empresa.

De forma geral, a implementação da automação compreende as seguintes etapas:

• Diagnóstico das necessidades da empresa;
• Exploração da visão das pessoas clientes para mantê-las no foco em todo processo;
• Mapeamento de todas as etapas do processo que precisa ser automatizado;
• Identificação de falhas e pontos de melhoria na execução do processo;
• Escolha das soluções adequadas para automatização das atividades;
• Definição de um cronograma para implementar a mudança;
• Treinamento das pessoas colaboradoras para utilizar as novas ferramentas de maneira eficiente;
• Acompanhamento dos resultados e identificação de pontos de melhorias;
• Execução de ajustes no processo, quando necessário.

No entanto, como bem aponta o artigo da McKinsey & Company, a tecnologia é apenas uma parte desse processo. A outra parte depende da capacitação das pessoas para atuarem com a tecnologia e com os novos processos, através de estratégias de Reskilling e Upskilling.

Ou seja, a automação é importante para gerar mais produtividade e garantia nos processos. Porém, as pessoas colaboradoras precisam estar preparadas para trabalhar alinhadas à tecnologia.

Por isso, é importante que a empresa desenvolva pessoas em Digital Skills e prepare-as para o futuro.

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