Como e por que a automação no RH é considerada a revolução na gestão de pessoas?

Na década de 70, o RH tinha um papel bastante administrativo nas empresas. Em geral, as atividades do setor consistiam em arquivar documentos, fazer admissões e demissões.

Com a revolução digital no mundo dos negócios, houve uma mudança nas demandas do setor e também na forma como ele é visto pela diretoria das organizações.

A tecnologia possibilitou que as equipes de RH se concentrassem mais na gestão de pessoas e menos nos processos burocráticos. Ou seja, o RH assumiu um papel mais estratégico nas organizações.

No entanto, ainda assim, os setores de RH ainda precisam lidar com muitas tarefas burocráticas e mecânicas.

Um estudo recente da Deloitte constatou que 56% de lideranças de RH estão redesenhando processos para incluir ferramentas digitais como uma forma de otimizar e aumentar a produtividade do setor.

Nesse contexto, a automação no RH surge como aliada para facilitar processos burocráticos e desenvolver o potencial competitivo das empresas.

Pensando nisso, o objetivo principal deste artigo é fornecer informações relevantes e atualizadas sobre como a automação no RH pode ser usada para aprimorar a gestão de pessoas nas empresas.

Além disso, serão abordados os desafios que envolvem a implementação de ferramentas automatizadas no RH, bem como o futuro do RH com a inteligência artificial e automação.

Qual a função da automação no RH

A realidade das rotinas de profissionais de RH é marcada por muitos processos mecânicos, repetitivos e burocráticos.

Entre tantas atribuições, precisam desempenhar tarefas como, por exemplo, controle de jornada de trabalho, gestão de benefícios, cálculo e distribuição de holerites, comunicação interna, recrutamento e seleção de pessoas, admissão e demissão, entre outros.

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As novas tecnologias — especialmente as ferramentas de automação no RH, surgem, portanto, como uma forma de solucionar isso: ao mesmo tempo que otimizam as tarefas operacionais, também permitem que as pessoas colaboradoras foquem nas ações mais estratégicas.

Como resultado disso, o setor de RH pode aumentar sua produtividade, além de desenvolver um diferencial competitivo no mercado.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Sendo assim, a automação pode ser aplicada em diferentes etapas do processos de uma organização. Essas são algumas dessas possibilidades:

Recrutamento e Seleção

Em primeiro lugar, as ferramentas podem servir para automatizar etapas do processo de triagem e seleção de currículos.

Para isso, entre muitos currículos de todos os tipos, a ferramenta ajuda a fazer o mapeamento de pessoas candidatas, selecionando-as a partir dos requisitos mínimos às vagas abertas.

Essa ferramenta otimiza todo processo de recrutamento, fazendo com que a empresa contrate a melhor pessoa candidata em menos tempo e com menos esforço das pessoas colaboradoras.

Isso facilita o processo de recrutamento e seleção, especialmente porque minimiza o trabalho manual, promove a otimização de tempo e aumenta a eficiência e qualidade do trabalho.

Afinal de contas, as pessoas envolvidas nesse processo perdem menos tempo em tarefas mecânicas e podem focar em tarefas mais estratégicas.

Folha de pagamento

Além do mais, as ferramentas de automação também promovem a otimização do processo de pagamento de salários — que, inclusive, é a atividade que mais gera demanda tempo do RH.

Além de reduzir a possibilidade de erros, as ferramentas ajudam as pessoas colaboradoras a cumprirem prazos e fazerem a prestação de contas.

Admissão digital

Com a ajuda de ferramentas, é possível fazer uma admissão completa em pouco tempo. Graças às seguintes funcionalidades:

• Assinatura de contrato digital;
• Vínculo de benefícios;
• Leitura de documentos (OCR).

Controle de jornada

Para facilitar o controle de jornada, algumas ferramentas permitem que as pessoas colaboradoras registrem seus horários direto de um dispositivo eletrônico. É possível registrar dados como, por exemplo, horas trabalhadas, horas extras e folgas. Assim, toda gestão de jornada é feita por meio de um sistema integrado a aplicativos.

Além da possibilidade do registro remoto (através de dispositivos móveis), a integração dessas informações fornece mais respaldo para a tomada de decisões.

Afinal de contas, o setor de RH e as lideranças podem acessar mais facilmente dados importantes como, por exemplo, aqueles relativos ao excesso de horas extras, aos afastamentos por motivos de saúde e atrasos.

Inclusive, essas informações também dão mais embasamentos (com base em dados concretos) para outras ações de RH.

Comunicação interna

A automatização também pode ser usada para fornecer suporte às pessoas colaboradoras nas mais diversas áreas, como, por exemplo, criar canais de comunicação sobre benefícios, férias e salários.

Ainda, a inteligência artificial permite que todas as informações e processos fiquem centralizados em um único sistema.

Por consequência, além de reduzir a carga de trabalho do RH é possível sincronizar e diminuir os ruídos da comunicação interna da equipe. Afinal de contas, todas as pessoas colaboradoras têm acesso fácil aos dados e às informações mais importantes.

Por fim, através de inteligência artificial, é possível construir plataformas de engajamento entre as pessoas colaboradoras. Em geral, essas ferramentas servem para potencializar a comunicação interna da empresa e promover a cultura organizacional.

Qual a importância de automatizar os processos de RH para se ter um RH estratégico?

Não é novidade que a adoção de tecnologias no RH está mudando o cenário da área. Com as soluções de automação de processos não é diferente.

As novas ferramentas de automação estão ganhando espaço nas rotinas das empresas e impactando as atividades tradicionais do setor.

De forma geral, a automatização de processos faz com que as ações do RH sejam mais eficientes e assertivas. Essa é, inclusive, a principal estratégia para a empresa acompanhar a transformação digital e manter o RH em uma posição estratégica para os negócios.

Inclusive, os dados do panorama atual do mercado de tecnologia — especialmente em relação à aderência das empresas, comprovam que existem muitos benefícios em usar a automação de processos de RH nos negócios.

(As pesquisas mostram que as empresas estão planejando gastar até US$ 656 bilhões em novas tecnologias só em 2023 e, segundo o Fórum Econômico Mundial, o uso de IA em setores gerais cresceu 270% nos últimos quatro anos).

A verdade é que a realidade de grande parte dos setores de RH é de muitas tarefas burocráticas, que demandam muito tempo e esforço das pessoas colaboradoras.

Em uma análise de mais de 2 mil atividades de trabalho em mais de 800 ocupações no setor de RH, a McKinsey constatou que as tarefas repetitivas correspondem a 50% de todas as atribuições das funções.

Sendo assim, o principal benefício dessas ferramentas é fazer (e resolver!), de forma automática, as tarefas mecânicas e repetitivas com pouca ou nenhuma interferência de pessoas.

Quer dizer, tarefas como, por exemplo, relatórios e análises previsíveis podem ser automatizadas por assistentes digitais e software de automação.

Assim, as pessoas colaboradoras podem dedicar todo tempo em tarefas estratégicas. Ou seja, que têm potencial decisivo para alcançar as metas da empresa.

Como resultado disso, as ferramentas de automação no RH transformam muitos aspectos da organização. Inclusive, colocam as empresas em uma posição mais privilegiada diante da competitividade do mercado.

Em contraponto, algumas empresas acabam ficando para trás, já que nem todos os departamentos conseguem absorver todos esses novos processos.

É por isso que as tecnologias se tornam cada vez mais necessárias no RH — e em toda a empresa. Um RH estratégico consegue identificar melhor as potencialidades das pessoas colaboradoras, conseguem priorizar tarefas mais importantes e construir um ambiente de trabalho mais colaborativo.

Qual o papel da inteligência artificial na análise de dados e tomada de decisões no RH

Um dos aspectos mais importantes de uma cultura digital é o desenvolvimento de estratégias baseadas em análise de dados.

Os dados movem o mundo. Tudo que fazemos na internet se transformam em dados. E os dados são insumos valiosos para que as empresas tomem decisões estratégicas.

A partir disso, as empresas podem fazer projeções e tomar decisões para reduzir custos, promover uma gestão mais eficiente e motivar as pessoas colaboradoras.

Nesse ponto, a inteligência artificial foi um divisor de águas para essas análises. Inclusive, é possível pensar a análise avançada de dados como se fosse um radar que transmite informações 24 horas por dia a partir de uma visão 360º. Ou seja, os dados abrangem todas as perspectivas, mas também são extremamente ágeis e eficientes.

Na década passada, era necessário contar com especialistas para fazer qualquer análise simples.

Hoje em dia, ferramentas como dashboards digitais permitem que todas as pessoas colaboradoras tenham acesso às informações importantes sobre a empresa — seja na hora de planejar um horário flexível, criar um plano de benefícios ou executar alguma outra atividade do dia a dia.

Na prática, isso significa que as empresas conseguem visualizar o contexto de seu mercado com mais detalhes e mais velocidade. E por consequência, criar oportunidades mais sólidas.

Os benefícios e desafios da implementação de ferramentas automatizadas no RH

Em resumo, as ferramentas de automação de processos auxiliam a:

• Aumentar a eficiência na triagem e seleção de currículos;
• Otimizar os processos e economizar tempo;
• Melhorar a comunicação interna;
• Aperfeiçoar a gestão de desempenho das pessoas colaboradoras;
• Otimizar os processos de treinamento e desenvolvimento;
• Aumentar a produtividade.

No entanto, nem tudo são flores. Apesar de tantos benefícios, existem alguns desafios na implementação dessas ferramentas nos processos de RH.

Tudo começa pelo fato de que as pessoas ainda estão no processo de aprendizagem e assimilação de todos os impactos que as tecnologias podem trazer.

Assim como todos os movimentos inovadores, a automação de processos traz muitas novidades e, por esse motivo, também demanda muitos cuidados.

Desenvolvimento técnico para trabalhar com automação

O primeiro ponto é que as novas ferramentas exigem habilidade técnica. Como bem aponta o artigo da McKinsey & Company, a tecnologia é apenas uma parte desse processo. A outra parte depende da capacitação das pessoas para atuarem com a tecnologia e com os novos processos, por meio de estratégias de Reskilling e Upskilling.

Ou seja, as automações no RH são importantes para gerar mais produtividade e eficiência nos processos. Só que é imprescindível que as pessoas colaboradoras estejam preparadas para trabalhar com elas.

Por isso, a empresa precisa promover programas de desenvolvimento de pessoas em Digital Skills e prepará-las para o futuro.

Resistência às inovações

Além do mais, nenhum dos benefícios vai ser possível se as pessoas colaboradoras não estiverem dispostas a se desenvolverem e, sobretudo, a utilizarem uma nova ferramenta.

Sendo assim, outro desafio à implementação de IA é identificar possíveis barreiras e resistências à mudança na própria cultura organizacional.

Questões éticas

Por fim, a implementação dessa ferramenta nos processos da empresa também devem considerar todas as implicações éticas. As principais questões mapeadas compreendem:

• Preconceito algorítmico: os algoritmos podem ser tendenciosos e perpetuar comportamentos preconceituosos e discriminatórios da sociedade. A empresa deve ficar por dentro de todos os processo e garantir que isso não aconteça.
• Transparência: as decisões tomadas com base nessas ferramentas devem ser transparentes e justificáveis. As pessoas colaboradoras devem entender como a ferramenta funciona.
• Privacidade de dados: a empresa deve garantir a privacidade e a segurança dos dados das pessoas colaboradoras, especialmente de dados sensíveis — como informações de saúde e dados financeiros.

O futuro do RH com a inteligência artificial e automação

De todo modo, o percurso da automação de processos no RH está só começando. A perspectiva é que essas ferramentas ainda se desenvolvam muito e, cada vez mais, conquistem mais espaço no setor.

É por isso que os profissionais de RH precisam se preparar para as oportunidades que essas tecnologias (especialmente de inteligência artificial) vão proporcionar no futuro.

Pensando nisso, a Alura desenvolveu uma Escola de Inteligência Artificial com cursos que vão ajudar toda a empresa a se preparar para o futuro da IA: do uso de ferramentas como ChatGPT e Midjourney ao uso de IA para análise de dados e outras atividades.

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Assim, você e seu time poderão aprender a usar essas ferramentas para impulsionar os resultados da empresa. Aliás, o RH da sua empresa já usa alguma ferramenta de automação de processos?

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