Eficiência operacional: um novo olhar para os processos da empresa

O ano de 2023 começou com um contexto diferente para as empresas de tecnologia. Apesar de algumas projeções de crescimento, os resultados econômicos não acompanharam, de forma proporcional, os investimentos que foram feitos nos anos anteriores.

Sendo assim, os altos investimentos deram lugar a maior assertividade, melhor análise de dados e investimentos mais cautelosos. Deram lugar a um olhar maior para os resultados.

Nessa perspectiva, surgiram questões importantes: como é possível, ao mesmo tempo, buscar aumentar a operação das empresas sem aumentar o quadro de pessoas colaboradoras? Ou melhor, como impulsionar os resultados sem altos investimentos, em contrapartida?

Para buscar essa resposta, as estratégias de negócios se voltaram para a eficiência operacional.

Considerando esse panorama, este artigo se concentra em refletir sobre o que é a eficiência operacional e como a empresa pode aumentar a sua produtividade e inovação de forma a alcançar essa eficiência.

O que é eficiência operacional

Na concepção de Michel Porter, doutor em Economia e professor de Harvard, a eficiência operacional compreende a melhoria de desempenho da empresa com o uso de técnicas de gestão.

Dentre essas técnicas estão os seguintes fatores: qualidade total, parcerias estratégicas, reengenharia e gestão de mudança.

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Sendo assim, a eficiência operacional busca aumentar a produtividade, a qualidade, os resultados financeiros e, como o próprio nome sugere, todos os detalhes da operação.

Em outras palavras, a eficiência operacional é o conjunto de ações que tem o objetivo de otimizar a produção sem perder a qualidade final. Isto é, produzir mais com menos recursos.

Para isso, a empresa precisa diminuir as lacunas e os gargalos que encarecem e dificultam a produção, além de simplificar os processos internos e reduzir desperdícios.

As perguntas mais importantes para a eficiência operacional giram em torno do processo de produção: como melhorar o desempenho da empresa com menos recursos financeiros e pessoais? Quais as ferramentas que podem tornar os processos mais simples, mais ágeis e menos caros?

Ou seja, a eficiência operacional é pensar além dos números para analisar profundamente os processos empresariais.

Exemplo prático de eficiência operacional

Vamos pensar em um exemplo prático para absorver melhor o conceito de eficiência operacional. Imagine a seguinte situação: apesar de distribuídas as tarefas, algumas pessoas colaboradoras permanecem ociosas dentro da empresa.

Esse contexto não é bom. Pessoas colaboradoras desocupadas indicam que existe algum problema nos processos. Em geral, essa situação tende a gerar custos desnecessários e demanda ações imediatas.

Uma possibilidade para restabelecer o equilíbrio e otimizar os processo é buscar entender a questão pessoal da pessoa colaboradora e quais as suas motivações para se tornar mais engajada nas questões da empresa.

Quando essa análise não funciona, a solução é, muitas vezes, transferir a pessoa colaboradora de setor ou de função para estimular a alta produtividade.

Como medir a eficiência operacional

Assim como todas as estratégias da empresa, é importante criar formas de mensurar os níveis de eficiência operacional nas empresas de tecnologia. Afinal de contas, tudo que pode ser medido, pode ser melhorado.

Nesta perspectiva, alguns indicadores são fundamentais para calcular a eficiência operacional. Esses são os índices mais utilizados:

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

O Overall Equipment Effectiveness (OEE) — que, em português, significa eficiência global dos equipamentos — é o principal indicador global para medir a eficiência de um equipamento.

De forma geral, este índice é utilizado na indústria e serve para medir o quão efetivamente um equipamento produziu comparado à capacidade que ele tem de produzir no tempo disponível.

Então, o cálculo do OEE considera três fatores principais:

• Disponibilidade: o período de tempo que o equipamento não foi utilizado;
• Performance: o que o equipamento deixou de produzir e por qual motivo ele não está produzindo em sua capacidade máxima;
• Qualidade: como está a produção e quanto se perdeu por problemas de qualidade durante a produção.

Assim, a fórmula final do OEE é a seguinte:

OEE = Disponibilidade x Performance x Qualidade

Eficácia Geral do Trabalho

O Overall Labor Effectiveness (OLE) — em português, Eficácia Geral do Trabalho — é um indicador que mede a eficiência operacional das pessoas colaboradoras.

Assim como o OEE, o OLE considera três fatores importantes:

• Disponibilidade: se refere à quantidade de tempo que cada pessoa colaboradora esteve disponível no trabalho — incluindo o horário de chegada, os atrasos, os intervalos programados e o horário de saída;
• Desempenho: é a medida de quanto a pessoa colaboradora atuou diante da sua capacidade dentro do tempo – acima ou abaixo – e os impactos dessa capacidade durante o dia de produção.
• Qualidade: é a quantidade de peças que a pessoa colaboradora produziu dentro do padrão de qualidade. Alguma delas precisou ser reaproveitada? Qual a quantidade de retrabalho?

Assim, a fórmula do cálculo do OLE é a seguinte:

OLE = Disponibilidade x Performance x Qualidade

A partir dessas informações, a empresa pode obter um ranking de desempenho de cada pessoa colaboradora e analisar se a equipe está atuando em baixo desempenho.

Como melhorar a eficiência operacional

Como você já sabe, a busca pela eficiência operacional compreende um olhar mais profundo para os processos da empresa.

É comum que as empresas estejam perdendo tempo e dinheiro com alguns casos de ausência de padronização nos processos, erros no registro de dados, produções exageradas de relatórios inúteis e aí por diante.

Sendo assim, esses são alguns passos para melhorar a eficiência operacional:

Mapeamento de processos

Para começar, é impossível conseguir otimizar os processos de uma empresa sem conhecê-los com profundidade.

Então, esse é o ponto de partida para melhorar a eficiência operacional da empresa: fazer o mapeamento dos processos internos.

A partir do mapeamento, é possível ter uma visão macro da empresa, identificar os principais problemas e gargalos no processo produtivo e construir um diagnóstico de melhorias necessárias.

Definição de metas

Em seguida, é necessário estabelecer um planejamento e um plano de ações. Esse planejamento deve incluir todas as tarefas necessárias para fazer as melhorias.

Além disso, planejar também é prever os resultados e estabelecer metas para cada ponto de melhoria.

Criar OKRs (Objectives and Key Results) é uma forma de estabelecer metas como “eu vou [objetivo]” e “medido por [conjunto de resultados-chave]”.

Acompanhamento de indicadores

Mais do que estabelecer metas, é necessário acompanhá-las. Afinal de contas, só a partir da mensuração dos níveis de eficiência operacional, é possível verificar o que está tendo resultados positivos e o que precisa ser alterado.

Automação de processos

Ainda, é possível automatizar processos. Ou seja, fazer com que processos — que antes eram manuais, fiquem mais independentes da interação humana.

Isso ajuda a empresa a otimizar seus processos e a obter melhores resultados, especialmente diante da redução de erros e do aumento da produção e eficiência.

A automação de processos coloca a tecnologia a favor da empresa e funciona para diferentes setores da empresa, desde a logística até a produção.

Treinamento da equipe

Aumentar a produtividade e os resultados financeiros com os mesmos recursos exige muita otimização dos processos. Para isso, é necessário que as pessoas se desenvolvam para gerar mais inovação e entregar mais valor à empresa.

Isso significa desenvolver treinamentos na área de atuação das pessoas colaboradoras, mas também ter uma atenção especial às Digital Skills.

Afinal de contas, todas as áreas da empresa devem ter conhecimento de análise de dados, de cibersegurança e noções gerais de tecnologia.

A Suzano, por exemplo, conseguiu otimizar o processo de estufagem de veículo através do desenvolvimento em Python e Machine Learning. Esta ação, gerou uma economia de R$ 3 milhões de reais, o que prova a importância das competências digitais para a eficiência operacional.

Veja mais sobre o case de sucesso da Suzano.

Eficiência operacional e gestão de pessoas: cuidados para lideranças

Por fim, as lideranças devem estar cientes que ser eficiente não é sobrecarregar.

Quando o assunto é o desenvolvimento de pessoas, significa incentivar as pessoas colaboradoras a alcançarem o máximo potencial, para que elas produzam melhor e se sintam seguras para propor inovações.

De forma alguma a eficiência operacional significa gerar uma sobrecarga de funções ou de tarefas.

É por isso que as lideranças precisam incentivar o desenvolvimento no fluxo de trabalho, mas entender a capacidade de cada pessoa e como cada uma pode contribuir para entregar mais valor.

E na sua empresa, como estão se preparando para melhorar a eficiência operacional?

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