Por que você precisa conhecer os principais tipos de compliance

Seguir as regras da empresa conhecidas como compliance faz parte dos negócios, seja você um(a) gerente, representante de vendas ou proprietário(a) de uma empresa.

As empresas e organizações ao redor do mundo devem e precisam cumprir as regras e regulamentos existentes. E se você dirige uma empresa, é importante se certificar de que os colaboradores e colaboradoras cumpram essas regras, regulamentos e políticas internas da empresa.

Seja uma pequena ou grande empresa, hoje, o compliance é importante para manter uma boa administração de um negócio de sucesso, tendo em vista que muitas empresas, por não terem esse cuidado, acabam depreciando sua imagem e reputação por conta de um envolvimento fora das regras e normas estabelecidas.

Se você quer saber mais sobre como proteger a empresa, entender o que é compliance, entender o porque é importante ter um programa de compliance e seus principais tipos, continue lendo este artigo. :)

Você sabe o que é compliance?

Traduzindo, compliance significa conformidade, então compliance é basicamente estar nos conformes das regras, leis, políticas, padrões e regulamentos que são estabelecidos para que a empresa funcione de forma legal e segura.

As empresas em compliance são cientes de que são responsáveis pelos atos que seus funcionários e clientes tomam dentro da empresa. E não estar por dentro das conformidades estabelecidas pode resultar em consequências, podendo chegar até pontos mais graves.

Como dito anteriormente, assim como as grandes empresas, é importante que as pequenas empresas se preocupem também com as questões de compliance, onde proprietários e profissionais também devem cumprir com todos os regulamentos e requisitos internos e externos do seu negócio.

Isso quer dizer que Compliance aplicado aos negócios faz com que a organização inclua e especifique em seu planejamento todas as políticas e procedimentos corretos que devem ser respeitados e que atendam aos requisitos do compliance. Ou seja, o compliance faz com que as empresas entendam e tomem as medidas certas e necessárias para comprir as políticas, leis e regulamentos. Um banco, por exemplo, se apropria do compliance para preservar o patrimônio e a integridade da instituição, minimizando prejuízos administrativos e financeiros. A entidade usa métodos para prevenir ilegalidades como:

• lavagem de dinheiro;
• sonegação de tributos;
• fraudes;
• evasão de divisas (envio de recursos para o exterior sem declará-los ao Fisco);
• outras atividades que infrinjam a legislação.

Nos negócios, a governança corporativa está ligada com o compliance, e o foco principal dela é garantir e comprometimento da lei, justiça, transparência e prestação de contas de uma organização com os funcionários(as), é ela quem estrutura as regras, regulamentos e como uma empresa toma suas decisões.

Programa de Compliance

Agora que você entendeu o que é compliance e qual é a importância de implementá-lo nas empresas, chegou a hora de entender mais sobre programas de compliance.

Antes de tudo, vale lembrar que as organizações podem aplicar um programa de compliance como um compromisso ou como algo voluntário e que programa de compliance deve ser adaptado para atender as necessidades do negócio, já que as organizações são diferentes.

Basicamente um programa de compliance é um conjunto de procedimentos internos e políticas de uma empresa que precisam ser colocados em prática para cumprir os regulamentos, leis e regras e manter uma boa reputação da organização.

Uma equipe que tem o seu principal foco em examinar as regras estipuladas pelos órgãos governamentais cria um programa de compliance, faz a implementação na empresa e fiscaliza se tudo está ocorrendo bem.

Resumindo, o programa de compliance:

• Recomenda um conjunto de diretrizes e práticas recomendadas que garantem que os colaboradores sigam as leis e regulamentos.
• Ajuda na proteção das marcas de escândalos e ações judiciais.
• Deve ter políticas claras, estabelecendo uma comunicação saudável entre os colaboradores e aqueles que supervisionam.
• Faz com que a empresa tome as medidas corretivas quando o programa é violado.

Por que o programa de compliance é importante?

O principal objetivo do compliance é identificar e evitar possíveis sinais de alerta em uma empresa, aplicando o programa da forma correta, as chances dos colaboradores descumprirem as leis e regulamentos diminuem, abaixando também a porcentagem de sujar a reputação da empresa ou até mesmo de tomar multas e penalidades mais severas.

Aplicar um programa de compliance eficaz é uma forma de criar um ambiente de trabalho positivo e construir uma cultura saudável para os colaboradores, proporcionando o sentimento de proteção e cuidado, o que estimula ações mais responsáveis e profissionais e defesa dos valores da empresa, resultando em mais produtividade.

Além disso, acredito que nenhuma organização gostaria de enfrentar acusações criminais decorrentes do não cumprimento das leis e regulamentos. Isso pode causar um grande impacto negativo na imagem da empresa, e instabilidade financeira.

Construir uma boa reputação e com alinhamento com o programa de compliance estabelecido é uma forma de promover o seu negócio, fazendo com que os seus prospects (potenciais clientes) não duvidem da sua credibilidade, passando mais confiança aos seus clientes, o que é essencial.

Tipos de compliance

Existem diversos tipos de compliance, por isso listei os principais tipos a seguir:

1. Compliance Fiscal e Tributário

O compliance surgiu da necessidade de mercado, uma vez que o Estado sozinho não conseguia garantir que as empresas cumprissem 100% das normas trabalhistas, ambientais, de prestação de contas para a Receita Federal e de tratamento das informações (dados).

A partir disso, o Compliance Fiscal e Tributário tem por objetivo garantir que as rotinas fiscais e tributárias de uma empresa estejam em dia em relação ao cumprimento adequado das obrigações de pagamento de tributos e de demonstração fiscal e contábil. O que traz proximidade com as áreas financeiras e judiciárias das empresas.

No entanto, é necessário consultar uma pessoa especialista em compliance tributário, considerando a quantidade de normas tributárias existentes e constantes atualizações das mesmas, além da criação de novas a cada dia útil.

É comum que as empresas de grande porte façam uma análise de risco e identifiquem os possíveis prejuízos que a empresa poderia ter, utilizando a prática de elaborar orçamentos de pagamentos pendentes do ano seguinte e deixar um valor reservado para os pagamentos eventuais que podem surgir por causas judiciais.

Para se prevenir de confusões ou acontecimentos do tipo é importante consultar uma pessoa especialista em compliance tributário, caso não tenha contratada uma dentro da própria empresa.

Dependendo do tipo da irregularidade, além da punição interna da empresa pelo descumprimento das leis e regulamentos estabelecidos, e administrativa, uma sanção penal pode ser configurada já que a conduta é criminosa.

2. Compliance Trabalhista

O compliance trabalhista, assim como o fiscal e tributário, é complexo e traz proximidade com outras áreas para melhor acompanhamento, nesse caso: RH da empresa, lideranças diretas, sistema de controle de contratação. Dessa forma, aumenta-se a garantia de cumprimento das obrigações trabalhistas diante do contrato com os colaboradores e todas as pessoas que participam da gestão trabalhista.

Nessa área é necessário observar as regras estabelecidas e alinhadas com os sindicatos, além de seguir as normas e o código de ética e conduta da empresa, tendo ajuda da pessoa especialista em compliance trabalhista para que tudo ocorra da melhor forma.

3. Compliance nos negócios

Falamos bastante sobre esse assunto neste artigo, é essencial que as empresas apliquem o compliance no dia a dia e sigam as regulamentações operacionais e padrões de segurança.

Para que isso aconteça da melhor forma em uma empresa, é preciso que uma pessoa fique responsável pelo compliance de negócios, garantindo que a empresa permaneça nas conformidades das leis e regulamentos comerciais.

Outros cargos como diretoria de ética, compliance em serviços financeiros e gerente de projeto de compliance comercial também serão necessários para garantir que todos ajam de acordo com o que foi estabelecido.

4. Compliance em TI

Existe uma forte necessidade de aplicar o compliance em relação a proteção de dados e privacidade já que a maior parte das empresas hoje em dia estão no digital. Neste caso as empresas precisam respeitar as regulamentações que dizem a respeito sobre como os colaboradores podem interagir trabalhar com dados pessoais de clientes.

A diretoria responsável pelo compliance em TI confere se as políticas e procedimentos para proteger os dados e registros da empresa e gerenciamento de informações estão sendo seguidas corretamente, além disso eles aconselham a empresa sobre as melhores práticas que devem ser aplicadas em relação aos dados.

5. Compliance na saúde

Também existe o trabalho do compliance na saúde, no qual a diretoria de compliance dessa área é responsável por garantir com que os colaboradores das instituições de saúde ofereçam suporte aos pacientes e atendam aos padrões legais e regulamentos necessários para manter os pacientes seguros.

6. Compliance nos serviços financeiros

Profissionais responsáveis pelo compliance no setor financeiro devem ter experiências e habilidades na parte de riscos, controles e gerenciamento financeiro de uma empresa.

Essa pessoa também deve se atentar em garantir com que as leis e regulamentações do setor financeiro sejam seguidas para evitar qualquer questão de lavagem de dinheiro, fraude, corrupção e suborno.

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