Automatização com IA: criando relatórios financeiros no Excel com Copilot

Usando IA como assistente - Apresentação

Vamos continuar nossa jornada Tech Finanças e falar sobre inteligência artificial aplicada na prática com o Roberto Sabino.

Audiodescrição: Roberto é um homem de pele clara, com cabelo e barba escuros, um pouco grisalhos. Ele veste uma camiseta escura lisa. Ao fundo, há uma parede iluminada em tons de azul, além de um notebook, um monitor e alguns enfeites sobre uma mesa.

Para quem é este curso?

Este curso é destinado a quem está seguindo nossa jornada Tech Finanças e deseja aprender a utilizar a inteligência artificial no dia a dia. Trabalharemos intensamente com engenharia de prompt de diversas maneiras, incluindo o uso do Excel para automatizar prompts. Será uma experiência enriquecedora.

O que vamos aprender?

Vamos explorar VBA, utilizar APIs, o Copilot, o ChatGPT e diversas ferramentas de inteligência artificial para que possamos escolher a que melhor se adapta ao nosso ambiente, empresa ou trabalho. Este curso foi desenvolvido para proporcionar uma aprendizagem ativa, propondo atividades para que possamos interagir e aplicar as ferramentas desde o início.

É fundamental que utilizemos o Excel e realizemos os exercícios juntos, evitando uma aprendizagem passiva. Queremos maximizar a absorção de informações, então é importante baixar os arquivos e trabalhar em conjunto. O fórum também está disponível para interagir com outras pessoas, tirar dúvidas e aprimorar o entendimento.

Inteligência artificial, Excel e finanças estão interligados. Queremos começar logo a primeira aula, pois há muito a ser feito, e temos certeza de que será uma experiência gratificante. Nos vemos em breve na primeira aula.

Usando IA como assistente - Iniciando o trabalho

Se estamos seguindo os passos da formação Tech Finanças, já criamos um dashboard, em que realizamos consultas e desenvolvemos tabelas dinâmicas. A nossa tabela dinâmica está pronta, nossas consultas estão feitas, mas o arquivo de vendedores foi atualizado. Precisamos, então, fazer um novo upload, uma nova carga via Power Query. Descobriremos que o formato do arquivo CSV mudou, o que pode trazer algumas complicações. É com esse cenário que começamos a aprender a usar a inteligência artificial no nosso dia a dia. Ela nos apoiará nesse processo.

Quais são os combinados deste curso? Primeiro, vamos usar chatbots e um pouco de ChatGPT e Gemini. Abordaremos algumas técnicas que servem para todos os chatbots. Alguns alunos e alunas às vezes comentam: "Sabino, gostaria de usar uma inteligência artificial específica que faz tal coisa. O que você acha?". É possível usar inteligências artificiais interessantes, mas a maioria delas é apenas uma camada sobre um dos motores mais conhecidos, como o da Google ou o da OpenAI.

Tanto o Copilot quanto o ChatGPT usam o mesmo motor. A geração dos resultados é feita pela mesma ferramenta, mas há diferenças e algumas customizações no Copilot, já que ele é da Microsoft. Por isso, o Sabino gosta um pouco mais dele para usar com Excel.

No entanto, podemos usar outras inteligências artificiais que estarão muito próximas do uso que faremos aqui. Às vezes, elas escondem um pouco o prompt e acabam realizando algumas ações de forma mais direta, mas o prompt está lá, escondido em algum lugar, a menos que trabalhemos com outra inteligência artificial desenvolvida de maneira diferente. Por exemplo, a inteligência artificial da Meta já está disponível em alguns produtos, como no WhatsApp, e pode ser usada em alguns momentos.

Nosso objetivo é aprender a usar a inteligência artificial no dia a dia. Se já utilizamos inteligência artificial no cotidiano, esta primeira aula pode parecer repetitiva, mas recomendamos assisti-la mesmo assim.

Como usar o Copilot

No momento em que estamos gravando este vídeo, o Copilot está em um processo de transição. O Sabino está com a própria conta logada, que tem o Copilot Pro. Ao tentar usar o Copilot, chegamos a uma tela com o texto "Em breve", permitindo usar apenas o Copilot por meio do atalho no topo direito do Microsoft Edge.

O Sabino está usando o navegador Microsoft Edge, mas é possível acessar o Copilot digitando o endereço copilot.microsoft.com no Google Chrome. No entanto, ao entrar pelo Microsoft Edge, há um botão no canto que leva a uma versão nativa do Copilot, que recentemente sofreu algumas alterações.

Ele está tentando ser mais intuitivo e fácil de usar para pessoas com menos familiaridade com inteligências artificiais. Nesse sentido, realmente melhorou, pois há menos opções, mas não oferece uma opção para quem é mais avançado acessar uma tela mais avançada. Acredito que isso será ajustado em breve.

Um exemplo de prompt

O que já fizemos para começar a trabalhar? Criamos um prompt simples, do dia a dia:

Me ajude a fazer uma boa estrutura de *prompt* para pedir auxílio com Excel.

A ideia é recordar algo que já usamos em cursos anteriores: estruturar o pedido para obter a melhor resposta possível. O Copilot sugeriu fazer um prompt com:

• Título
• Descrição com contexto
• Objetivo
• Outros detalhes específicos
• Formato de resposta
• Qualquer outro detalhe relevante para entender a sua necessidade.

Essa é uma ótima estrutura que podemos usar. Normalmente, nos cursos, mostramos estruturas parecidas com essa. Às vezes, usamos algo semelhante. No entanto, no dia a dia, ele responde bem a perguntas simples.

Por exemplo, já sabemos que a frase "Me ajude a fazer uma boa estrutura de prompt para pedir auxílio com Excel" está completa. Na verdade, poderia ser mais completa, dizendo "Microsoft Excel", mas para coisas simples, podemos fazer prompts mais simples.

Apenas tome cuidado para não esquecer de ser um pouco mais específico.

Use palavras adequadas. Se escrevêssemos, por exemplo, "Me ajude a criar um bom prompt", não estamos informando o contexto no qual ele será usado. No caso do Excel, se soubermos o nome das coisas, é melhor. É importante saber o que é Power Query, Power Pivot, uma célula, a diferença entre uma pasta de trabalho e uma planilha etc.

O nosso problema

Vamos ao nosso problema inicial: temos um dashboard alimentado por três bases de dados, que são arquivos CSV. Um desses arquivos foi atualizado. Como fazemos essa atualização? Vamos disponibilizar o arquivo atualizado para download, assim como a planilha inicial. Vamos ver se você consegue realizar a tarefa. Tente fazer antes de assistir ao próximo vídeo.

No próximo vídeo, mostraremos como a inteligência artificial nos ajudou a resolver esse problema. Tente, pois assim utilizará mais a aprendizagem ativa e aprenderá mais. Se ficar muito difícil, assista ao vídeo seguinte, onde mostrarei o processo. Vale a pena dedicar um tempo a isso. Nos vemos em breve.

Usando IA como assistente - Analisando prompt e resultado

Utilizamos exatamente a estrutura que o próprio Copilot propôs e criamos um prompt. Ao final deste vídeo, queremos que você avalie se o prompt está adequado ou não, e vamos tentar descobrir quais aspectos deveríamos ter feito de forma diferente, se é que há necessidade de ajustes. Você perceberá que, às vezes, ao detalhar o prompt, pode faltar alguma informação. O excesso de detalhes também pode ser um problema. Vamos analisar cada detalhe do nosso prompt.

Fizemos exatamente como ele pediu.

Título: Ajuda com atualização de consulta no Microsoft Excel com Power Query.

Observe que no título estamos deixando claro que é Microsoft Excel. Isso direciona a inteligência artificial. Imagine que a inteligência artificial é uma pessoa que sabe sobre muitas coisas. Se mencionarmos Excel, tudo bem, é o da Microsoft, mas algumas pessoas dizem "Excel" pensando no Google Planilhas ou em uma planilha em geral, e referenciar de maneira equivocada pode ser um problema.

Por isso, prefira especificar "Microsoft Excel" para tentar reduzir a ambiguidade. É importante fornecer, desde o início, um contexto e um título que indiquem claramente quais ferramentas estamos utilizando. Dessa forma, a inteligência artificial começa a filtrar e escolher as bases de informações que realmente são úteis para nós.

A descrição ficou da seguinte forma:

Contexto: Tenho um *dashboard* criado com base em três arquivos do tipo CSV (1-Vendas; 2-Vendedores; 3-Produtos).
Me enviaram um arquivo novo de vendedores, mas a estrutura é ligeiramente diferente da anterior.

Dica: escreva frases curtas, evitando períodos longos que possam ficar confusos ou ambíguos.

Tome cuidado para não querer explicar tudo no contexto. Não precisamos explicar tudo no contexto, pois agora temos o objetivo e depois detalhes específicos. Separar o prompt em uma estrutura evita que todas as informações sejam colocadas no mesmo ponto, o que poderia torná-lo confuso ou ambíguo.

O nosso objetivo é o seguinte:

Objetivo: Quero atualizar a consulta no Power Query do Microsoft Excel de maneira que meu *dashboard* continue funcionando da mesma forma que está hoje.

Isso é um pouco redundante, mas serve para reforçar. Queremos que você avalie se há algum detalhe que possa ser melhorado. Será que você conseguiria fazer um prompt como este ou um prompt melhor? Anote suas observações e depois compartilhe conosco. Continuando:

Detalhes específicos: o arquivo que foi usado originalmente no *dashboard* atual tem as seguintes colunas: 1-Código, 2-Vendedor (que contém o nome do vendedor), 3-Cidade, 4-Regional. O arquivo atualizado tem as seguintes colunas: 1-Código, 2-Vendedor (que contém o nome do vendedor) e a região (que contém as informações de "Regional"-"Cidade").

Fiz um período um pouco maior para listar as colunas, mas com poucas informações. Anteriormente, tínhamos a coluna 3-Cidade e a coluna 4-Regional. Agora, temos uma coluna que combina essas informações.

Formato da resposta: Preciso de uma explicação geral do que tenho que fazer e abaixo um passo a passo detalhado, caso haja dúvidas durante o processo.

Qualquer outro detalhe relevante: tenho pouco conhecimento de Power Query no Excel.

O que você acha deste prompt? Será que ele precisa de melhorias? Será que ele entrega tudo o que precisamos? Vamos analisar agora a resposta. Você perceberá que a resposta tem alguns pontos confusos. Vamos experimentar algumas soluções para resolver esses problemas, mas gostaríamos que você analisasse o dashboard e pensasse no que faria de diferente. Quais são os pontos que você ajustaria?

Vamos então para a resposta:

Resposta:

Geral: Para atualizar sua consulta no Power Query e garantir que o seu dashboard continue funcionando corretamente, você precisará ajustar a estrutura de dados no novo arquivo de vendedores para que corresponda à estrutura original. Em seguida, atualize a consulta no Power Query para refletir essas mudanças.

Tecnicamente, isso está incorreto. Não devemos ajustar a estrutura de dados do arquivo, mas sim estruturar uma transformação na consulta para que ela fique igual à anterior. Podemos mudar o arquivo, mas isso não parece a melhor opção.

Passo a Passo:

1. Importar o novo arquivo: Abra o Excel e vá para a guia "Dados". Clique em "Obter Dados" e selecione "Do Arquivo". Navegue até o nome do arquivo de vendedores e selecione-o.

1. Transformar dados: No Power Query Editor, você verá as colunas do novo arquivo. Será necessário ajustar as colunas para corresponder à estrutura original.

1. Adicionar uma nova coluna para Regional: Usando a coluna Cidade, clique em "Adicionar Coluna" e selecione "Personalizada". Use uma fórmula como =[Cidade] & ", " & [Regional] para combinar as informações.

1. Renomear a coluna: Renomeie as colunas para corresponder às colunas originais. Clique com o botão direito na coluna e selecione "Renomear Coluna".

1. Salvar e fechar: Após as alterações, clique em "Fechar e Carregar" para aplicar as mudanças.

1. Atualizar a consulta: Volte para a guia "Dados" e clique em "Consultas e Conexões". Na consulta que você atualizou, clique em "Propriedades". Marque a opção "Atualizar Tudo" para garantir que todas as consultas estejam atualizadas automaticamente quando a pasta de trabalho for aberta. Esperamos que isso tenha ajudado.

O passo 2 está equivocado. Se fizermos dessa forma, o resultado não será satisfatório e a explicação ficou confusa, pois o arquivo original tem código, vendedor, cidade e regional, enquanto o arquivo atualizado tem código, vendedor e região, que contém as informações de regional e cidade.

Por que a resposta não está boa? Uma das possibilidades é que é difícil criar um prompt complexo, mas há alguns erros no prompt e queremos usar o último vídeo desta aula para tentar melhorá-lo e obter uma resposta mais correta.

Como faríamos isso? Será que precisamos mudar a estrutura do prompt? Quais são os pontos que poderíamos ajustar? Revise o prompt novamente. Se necessário, assista ao vídeo novamente. Tente criar esse prompt para ver os resultados e descubra quais pontos podem ser melhorados. No próximo vídeo, mostraremos o prompt melhorado e discutiremos os pontos que deveriam ser ajustados. Também seguiremos o passo a passo para ver se conseguimos finalmente resolver nosso problema.

Sobre o curso Automatização com IA: criando relatórios financeiros no Excel com Copilot

O curso Automatização com IA: criando relatórios financeiros no Excel com Copilot possui 135 minutos de vídeos, em um total de 46 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de IA para Dados em Inteligência Artificial, ou leia nossos artigos de Inteligência Artificial.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Usando IA como assistente
• Usando o próprio Excel para montar os prompts
• Copilot e Copilot PRO
• Integrando com API
• Automação de atividades operacionais com IA