Certificação PMP: Gerenciando cronograma, escopo e aquisições

Gerenciamento do cronograma - Apresentação

Olá! Eu sou o Roberto Pina, consultor de empresas e instrutor da Alura. Boas-vindas a este curso de Processos de Gerenciamento de Projetos (PMP)!

Audiodescrição: Roberto se descreve como um homem de pele clara, olhos pretos, e cabelo grisalho nas laterais da cabeça. Ele usa óculos de armação retangular prateada, e veste uma camisa preta com detalhes brancos. Está em um cenário iluminado em amarelo, composto por uma parede branca ao fundo com um abafador de som cinza à direita do instrutor, uma planta à frente do abafador, e um painel amarelo à esquerda dele contendo um ícone de lâmpada azul.

Quais são os objetivos do curso?

O objetivo deste curso é continuar te apresentando conceitos e técnicas relativas a processos de gerenciamento de projetos, e dessa forma, contribuir para a sua preparação para as certificações CAPM (Certified Associate in Project Management) e PMP (Project Management Professional) do PMI.

Para que é este curso?

Sendo assim, o público-alvo deste curso são pessoas que desejam conhecer mais sobre gerenciamento de projetos e, em especial, as pessoas que querem se certificar em CAPM e, um nível acima, em PMP, que são credenciais internacionais do PMI (Project Management Institute).

O que vamos aprender?

O que abordaremos neste curso a respeito de processos de gerenciamento de projetos? Primeiramente, vamos abordar o gerenciamento do cronograma, depois o gerenciamento do escopo e mudanças nas diferentes abordagens de gestão de projetos.

Também falaremos sobre metodologias de gerenciamento de projetos e tailorings, isto é, adaptações às mesmas. Por fim, estudaremos sobre gerenciamento das aquisições e artefatos do projeto.

Quais são os benefícios do curso?

Os benefícios ao fazer este curso e a formação completa são os seguintes:

• O avanço nos seus conhecimentos sobre gerenciamento de projetos;
• Uma contribuição na sua preparação para os exames CAPM e PMP;
• E, consequentemente, uma melhoria na sua competitividade no mercado de trabalho.

No próximo vídeo, daremos início ao conteúdo, começando com o assunto gerenciamento de cronogramas. Te esperamos lá!

Gerenciamento do cronograma - Cronogramas e redes

Na elaboração de cronogramas de um projeto, especialmente na abordagem preditiva, muitas vezes não conseguimos detalhar todo o cronograma de uma única vez. O que podemos fazer nesses casos?

Cronogramas e redes

Planejamento em ondas sucessivas

Nessas situações, existe uma técnica chamada planejamento em ondas sucessivas (em inglês, rolling wave planning), que consiste em detalhar as atividades ou fases mais próximas no tempo, enquanto as que estão mais adiante, detalhamos apenas os grandes marcos.

Conforme avançamos no cronograma, detalhamos essas fases e etapas subsequentes, ou seja, o detalhamento é feito em ondas. Essa técnica é considerada legítima e útil em diversas situações.

Compressão de cronograma

Ainda falando sobre cronograma, uma situação muito comum exigida da pessoa que gerencia o projeto é comprimir o cronograma. Nesse caso, algum patrocinador ou stakeholder com poder de decisão solicita o encurtamento do prazo de entrega, e existem ações que podem ser realizadas.

Fast tracking

Uma primeira técnica para isso é o chamado fast tracking, que consiste em paralelizar as atividades do caminho crítico. Dessa forma, para tarefas que eram feitas em sequência, criamos alguns caminhos em paralelo, colocando atividades e pessoas para trabalharem simultaneamente.

Isso de fato diminui o prazo, mas aumenta o risco do projeto e pode gerar retrabalho, pois temos mais coisas acontecendo ao mesmo tempo. Assim, o esforço de gerenciamento é maior, o risco de ocorrer algum descompasso também é maior e, portanto, é algo que deve ser feito com cautela.

Crashing

Outra técnica clássica de compressão de cronograma é o chamado crashing, que consiste na adição de pessoas para trabalhar a mais nas atividades críticas.

Isso também aumenta o risco do projeto, porque temos mais pessoas trabalhando ao mesmo tempo e, consequentemente, mais coisas acontecendo simultaneamente. É como se tivéssemos vários pratos girando sobre varetas ao mesmo tempo; a chance de um deles cair é maior quanto mais pratos simultâneos girarem.

Portanto, devemos ter cuidado com técnicas de compressão, pois quanto mais coisas acontecem ao mesmo tempo, mais difícil é gerenciar e maior o risco de ocorrer um descompasso nas atividades do projeto.

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Outro conceito importante quando falamos em cronograma e gerenciamento do tempo é o chamado PERT, sigla para Program Evaluation and Review Technique. Ele consiste em, para cada atividade do caminho crítico, reunir a equipe e fazer três estimativas:

• Uma pessimista (P);
• Outra otimista (O);
• E outra mais provável (M), ou mediana.

Segundo o PERT, a duração estimada dessa atividade é igual à estimativa pessimista, mais 4 vezes a estimativa mediana, mais a estimativa otimista, tudo isso dividido por 6.

Duração estimada PERT = (P + 4M + O) / 6

Já o desvio padrão é o cálculo da estimativa pessimista menos a estimativa otimista, dividido por 6. Além disso, a variância é igual ao desvio padrão ao quadrado.

Desvio padrão = (P - O) / 6

Variância = (Desvio padrão)²

Feitos esses cálculos para cada atividade, temos que a estimativa plena é igual à duração estimada PERT que obtivemos, mais ou menos o desvio padrão. Fazemos isso para cada atividade.

Estimativa = Duração estimada PERT ± Desvio padrão

A duração do projeto, portanto, será a somatória dessas durações para as atividades do caminho crítico. Por último, o desvio padrão do projeto será igual à raiz quadrada da somatória das variâncias das atividades do caminho crítico. Essa é uma técnica que apoia a nossa estimativa de atividades e do tamanho total do cronograma.

Duração do projeto = Σ Duração estimada PERT das atividades do caminho crítico

Desvio padrão do projeto = Raiz quadrada de Σ Variâncias das atividades do caminho crítico

Diagrama de rede e caminhos

O cronograma sempre tem uma rede associada. As ferramentas que nos ajudam a fazer cronogramas, como o MS Project, por exemplo, permitem a visualização do diagrama de rede, que mostra a sequência das atividades. Observe-o abaixo:

Lembre-se que a sequência de atividades de maior duração é o caminho crítico, sendo ela que determina o prazo total do projeto.

Conclusão

Para proteger o cronograma, podemos criar reservas. No entanto, essas reservas precisam ser dosadas e utilizadas de maneira adequada para que sejam efetivas. Para isso, existe o método da corrente crítica, assunto do próximo vídeo!

Gerenciamento do cronograma - Métodos da corrente crítica

Neste vídeo, vamos falar sobre o método da corrente crítica, que nos ajuda a colocar reservas adequadamente nas atividades de um cronograma.

Método da corrente crítica

Fenomenologias dos recursos

Esse método é considerado mais avançado, pois leva em conta não só as dependências entre as atividades, mas também as chamadas fenomenologias dos recursos. O que são essas fenomenologias? São determinadas regras de comportamento que existem no trabalho humano e devem ser consideradas.

Síndrome do estudante

A primeira delas é a chamada síndrome do estudante, que sugere a tendência de deixar as coisas para a última hora. Como a ideia da pessoa estudante que só estuda na véspera da prova, ou só faz o trabalho na véspera da entrega. Por que muitas pessoas fazem isso?

As pessoas fazem algo em cima da hora pois, na atividade anterior, também fizeram em cima da hora e as coisas empurraram umas às outras. Portanto, existe uma espécie de círculo vicioso que faz com que as coisas sempre fiquem para a última hora. Essa é uma tendência muito comum no trabalho humano.

Fenômeno multitarefa

Outro fenômeno que devemos considerar é o chamado fenômeno multitarefa, que sugere que o paralelismo de atividades, ou seja, realizar muitas coisas ao mesmo tempo, nos faz perder o foco e, consequentemente, a produtividade.

Quando falamos de técnicas de compressão de cronograma, citamos isso: quanto mais coisas acontecerem ao mesmo tempo, maior a chance de falha, menor o foco e menor a produtividade.

Até na vida cotidiana, experimente fazer muitas coisas simultaneamente. Nesse caso, você não conseguirá fazer nada direito, a depender da quantidade de atividades em paralelo.

Lei de Parkinson

O terceiro fenômeno é a chamada Lei de Parkinson, que sugere a tendência de as pessoas ocuparem todo o tempo disponível para realizar uma tarefa.

Por exemplo: se perguntamos para uma pessoa desenvolvedora quanto tempo leva para fazer determinado programa e a resposta é "4 dias", decidimos dar 5 dias de prazo. Nesse cenário, a pessoa entrega em 5 dias e não em 4. Por quê?

Não significa que a pessoa esteja procrastinando, mas como o prazo é de 5 dias em vez de 4, naturalmente, ela utiliza o quinto dia para testar mais um pouco, para revisar, e acaba ocupando o tempo da folga, isto é, o tempo da reserva que foi colocado na atividade, o chamado buffer.

O buffer é uma espécie de ativo do gerenciamento de projetos para proteger a duração das tarefas. Porém, ele sempre é consumido se for colocado em cada tarefa e, portanto, acaba perdendo a efetividade.

Sendo assim, existem esses fenômenos do comportamento humano no trabalho que devemos considerar. O método da corrente crítica leva isso em conta para propor um melhor uso dessas reservas.

Diagrama de rede

Segundo esse método, a recomendação é fazer um diagrama de rede, ou seja, um cronograma com estimativas do tipo M, correspondentes à média nem pessimista, nem otimista, mas intermediária.

Além disso, devemos concentrar as reservas de tempo em pontos estratégicos, em vez de diluídas em cada tarefa. Em breve, entenderemos quais são esses pontos estratégicos.

Também precisamos programar as atividades para acontecerem o mais tarde possível, mantendo-se a data final com base no caminho crítico, para evitar a incorrência de custos antes do necessário.

Abordagem tradicional

Como isso funciona na prática? Suponha que temos uma sequência de atividades, um caminho com as atividades A, B e C, por exemplo. Se seguirmos a abordagem tradicional de colocar as reservas no final de cada atividade, elas acabarão sendo consumidas.

Se a atividade A tem determinado prazo e damos um pouco a mais, existe uma grande tendência desse pouco a mais ser consumido e se tornar o prazo da atividade A. O mesmo vale para as atividades B, C e assim por diante.

Portanto, aquele ativo, isto é, aquele recurso que a pessoa gerente de projetos tem, que são as reservas, é consumido dessa forma. Essa é a abordagem tradicional do PERT/CPM.

Abordagem da corrente crítica

Já a abordagem da corrente crítica vem da teoria das restrições do Eliyahu Goldratt, de 1984, onde no livro "A Meta" ele fala de uma série de conceitos relacionados a isso.

De acordo com essa diretriz, devemos fazer o seguinte: considerar a rede de atividades, seguindo o mesmo exemplo das atividades A, B e C, sem folga nenhuma entre elas, mas ao final da corrente, colocamos uma margem de segurança, isto é, um buffer, não para cada atividade, mas para o ramo todo.

Nesse caso, as pessoas trabalham sem folga definida, mas colocamos uma reserva no final, protegendo o caminho todo. Mesmo que essa folga seja consumida (e de fato, sempre pode ser consumido um pedaço dela), esse consumo da folga será menor do que se utilizássemos a folga distribuída em cada atividade.

Sendo assim, temos uma economia desse ativo, o que nos ajuda a proteger as durações de cada caminho do cronograma. Essa é a abordagem da teoria das restrições, ou TOC (Theory of Constraints).

Método da corrente crítica

Quando temos dois caminhos que se encontram, colocamos no primeiro caminho um buffer do caminho, que se conecta com algum ponto de outro caminho. Dessa forma, criamos uma sequência e, ao final, colocamos um buffer do projeto. Portanto, podemos colocar reservas no final de cada caminho, e no final do projeto completo, colocamos mais uma reserva.

Fazendo a distribuição dessa forma, em vez de fazer por atividades, temos uma proteção maior do cronograma e fazemos um uso mais eficiente das reservas. Esse é o método da corrente crítica e essa é a recomendação para a distribuição das folgas.

Lembrando que essas folgas não são meros chutes, mas sim algo que deve ser calculado, com base, por exemplo, na configuração de riscos do projeto.

Conclusão

Na sequência, começaremos a falar sobre gerenciamento do escopo e mudanças, que são assuntos associados, trazendo algumas considerações sobre definição de escopo de projetos!

Sobre o curso Certificação PMP: Gerenciando cronograma, escopo e aquisições

O curso Certificação PMP: Gerenciando cronograma, escopo e aquisições possui 75 minutos de vídeos, em um total de 27 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Gerenciamento do cronograma
• Gerenciamento do escopo e mudanças
• Metodologias e “tailorings”
• Gerenciamento das aquisições
• Artefatos de projetos