Comunicação corporativa: usando PowerPoint de forma efetiva

Fundamentos de comunicação - Apresentação

Oi! Eu sou o Roberto Sabino, sou especialista em Microsoft Office. Talvez você já tenha feito treinamentos comigo de Excel aqui na plataforma Alura. Agora eu trago para você um treinamento um pouco diferente, um treinamento de PowerPoint.

Na verdade, esse treinamento quer ser um pouco mais do que um treinamento de PowerPoint. É um treinamento de comunicação corporativa: como você pode estruturar a comunicação, como você pode usar a comunicação do seu dia a dia da melhor forma possível.

Para isso, nós fizemos um relatório de vendas, que é esse aqui que você está vendo. Esse relatório de vendas não está nada legal. Nós estamos recebendo esse relatório de vendas de uma empresa e vamos fazer uma consultoria para melhorar. Tem bastante coisas para melhorarmos nesse relatório.

Mas vamos melhorar e o relatório vai ficar assim, de uma forma bem mais visual, bem mais legal e bem mais organizada. Então nós vamos partir daquela versão, vamos chegar nessa versão aqui. Eu vou apresentar isso para vocês e nós vamos fazer o passo a passo, olhando para temas de comunicação, olhando para fundamentos de comunicação.

Vamos falar um pouquinho da teoria geral da comunicação, vamos aprender o que é um ruído, como fazemos para entender qual é o nosso público alvo, quais são os canais de comunicação e como podemos balancear a mensagem que temos que emitir quando usamos o nosso amigo PowerPoint.

Vamos ver também alguns recursos do PowerPoint, animação, transição de slides, SmartArt, algumas coisas bem interessantes. Como eu faço, por exemplo, relatórios - tem um relatório aqui também. Como eu configuro esse relatório em forma gráfica...

Então tem bastante coisas para nós vermos. Venha comigo nesse treinamento, acho que vai ser bem bacana! Prepare-se para já fazermos uma viagem pelo mundo da comunicação, aqui na plataforma Alura!

Fundamentos de comunicação - Fundamentos da Comunicação

Olá, pessoal! Vamos começar o nosso papo a respeito da comunicação usando o PowerPoint. Esse treinamento se propõe a te trazer o que é de tecnologia, conceitos de comunicação, para que você possa melhorar a sua atividade.

Independentemente da atividade que você faça, a comunicação vai sempre desempenhar um papel importante na sua carreira. Não tem como fugir disso, mesmo para nós que somos de tecnologia.

Vocês já sabem que nós vamos trabalhar com um exemplo didático de um relatório de vendas. A partir de agora, vamos considerar o seguinte: o nosso demandante trouxe um relatório de vendas. Ele disse assim: “meus funcionários fizeram esse relatório de vendas, mas eu achei ruim e eu queria que vocês fizessem uma consultoria para ajudar”.

E vamos dar uma olhada em detalhes neste relatório de vendas agora. O relatório de vendas que os funcionários dessa empresa apresentaram foi esse aqui. Ele começa bem simples, não tem nenhum fundo.

O segundo slide já tem um texto muito grande e o texto não está escrito de uma forma organizada. Depois nós temos dados que foram colocados também em uma forma de texto e temos o final da apresentação, só isso.

Nessa apresentação aqui, você poderia dizer assim: “Sabino, a apresentação não está muito boa, mas será que está tão ruim assim!? ” Eu queria chamar a atenção de vocês para algumas coisas e a principal delas, e a que vamos ver em primeiro de tudo, é que esta apresentação não só não está boa, como está errada.

“Sabino, como assim, a apresentação está errada? ” Vamos dar uma olhada de novo: “Relatório de Vendas - Resumo semestral”. Aí no “Resumo do período” ele apresenta algumas coisas sobre esse período, depois ele apresenta números sobre os produtos. Aí ele finaliza. Mas será que era isso o que a empresa queria?

Para fazermos qualquer tipo de comunicação, nós teremos que voltar nos fundamentos da comunicação. Antes de continuarmos essa análise, eu quero mostrar para vocês a Teoria Geral da Comunicação.

Eu sei que muitos de vocês já conhecem, já viram, mas a Teoria Geral da Comunicação clareia tudo o que precisamos saber para darmos o primeiro passo quando formos fazer qualquer coisa que envolva comunicação.

Nós estamos no papel de emissores, temos que nos colocar no papel de emissores, porque estamos querendo vender alguma informação. Nós não estamos vendendo produtos nesse momento, ou pelo menos não foi isso o que nós entendemos.

Nós temos uma mensagem que vai ser mandada para um destinatário. Então tudo começa com um emissor tentando mandar uma mensagem para o destinatário.

Mas nós precisamos entender algumas coisas. Uma delas é o contexto: qual é o contexto que está envolvido nesta comunicação? O que eu preciso saber para mandar a mensagem correta para o meu destinatário?

Eu também tenho que considerar o código: como eu vou mandar essa mensagem? Qual é a forma como eu vou codificar essa mensagem? No caso, nós podemos analisar o código de várias maneiras. O código pode ser, por exemplo, a linguagem. Pode ser, por exemplo, o idioma no qual eu estou escrevendo.

Ou pode ser um código que tenha uma sintaxe definida. Por exemplo: para a área de tecnologia, nós temos muitos modelos que têm formatos pré-definidos e que você tem que fazer daquele jeito.

Mas, nesse caso, o código é bem simples. O código que estamos usando são informações em português. Talvez nós precisemos melhorar um pouco o código, colocando alguma mensagem visual.

Porque esta apresentação que os funcionários dessa empresa mostraram para o chefe não tem nenhuma apresentação visual (figuras e imagens) que nós pudéssemos transmitir. Nós vamos ver ao longo desse treinamento que isso é importante.

Outra coisa importante é analisar o canal: como eu estou transmitindo essa mensagem? Por exemplo: nesse momento, nós estamos falando através de uma plataforma, que é a plataforma Alura, que possibilita que professores como eu entrem em contato com alunos, como você. Isto pode ser considerado um canal.

Eu também posso analisar que o canal que nós estamos usando neste momento é o canal audiovisual, porque eu tenho informações visuais - eu estou mostrando para vocês algumas coisas visuais e eu estou falando com vocês - além de falar, eu ainda estou gesticulando.

Então eu estou mandando informações visuais, que no caso da minha comunicação pessoal, são sinais não verbais, estou mostrando imagens e também estou falando, então eu estou emitindo sons. O nosso canal de comunicação, se formos fazer uma análise mais a fundo, é o canal audiovisual.

Mas nós também podemos considerar e fazer análises mais abstratas, dizendo que nosso canal de comunicação é, por exemplo, a plataforma Alura - que é o que possibilita que façamos isso e que é um canal audiovisual.

Nós podemos dizer que o canal que estamos usando nesse momento é a ferramenta PowerPoint, porque eu estou usando a ferramenta PowerPoint para mostrar os slides para vocês. Podemos fazer esse tipo de análise.

Mas uma coisa que nós temos que tomar muito cuidado: o maior problema da comunicação são os ruídos. Observe que agora, se você olhar na minha tela, você não consegue ver o que está escrito entre “emissor” e “destinatário”.

Como eu já mostrei isso para vocês antes, esse ruído é muito pequeno, porque você já sabe o que está escrito lá embaixo. Então você já sabe que está escrito “Mensagem” e que eu tenho que emitir uma mensagem para o destinatário.

Mas se eu mostrar isso agora para alguém que não viu, talvez ele não consiga entender a mesma coisa. O ruído é um problema, é uma falha na comunicação que faz com que a comunicação não seja exatamente aquela que nós gostaríamos. Um dos principais ruídos que acontecem é nós não entendermos o que temos que falar para o nosso destinatário.

Nós vamos analisar esta apresentação, mas a primeira coisa que eu posso dizer para vocês é que ela foi feita como se fosse uma apresentação interna dentro da empresa, e na verdade, quem demandou isso (o dono da empresa) queria uma apresentação para mostrar para os parceiros comerciais.

Então a primeira análise de quem é o destinatário já foi equivocada. Aí a mensagem está toda errada. Não é uma questão de estar melhor ou pior, é uma questão de estar errada. Nós precisamos entender quem é o nosso destinatário para que possamos enviar a mensagem correta; considerando o contexto, o código e o canal.

No próximo vídeo, eu quero abrir para vocês essa história de canal. Nós vamos falar do canal audiovisual e vamos entender um pouco mais de como usar esse canal. Depois, no outro vídeo, vamos falar um pouco de como usar o PowerPoint para reforçar esse canal audiovisual.

Fundamentos de comunicação - Canal Audiovisual - Apoio por slides

Pessoal, antes de continuarmos a nossa análise dos relatórios e de começarmos a usar o PowerPoint para conseguirmos melhorar um pouco, para começarmos a fazer alguma sugestão para o nosso demandante; eu queria que nós entendêssemos bem a questão do canal audiovisual.

Vamos entender o seguinte: nós temos três canais de comunicação básicos, que seriam aqueles canais mais tradicionais. Quando você vai analisar uma comunicação de uma forma mais tradicional, você pode dizer que existe o canal visual, o auditivo e o sinestésico.

Assim, nós, através dos nossos sentidos, conseguimos entender as mensagens usando três coisas: a nossa visão, a nossa audição e todas as outras sensações que temos através de qualquer experiência comunicativa que possamos ter.

Um exemplo é que se você estiver só contemplando um quadro, você está usando o canal visual. Nesse momento você está só olhando uma figura e o seu cérebro está interpretando aquela figura usando o seu canal visual.

Se você estiver, por exemplo, ouvindo um podcast, nesse momento você vai estar usando o canal auditivo. Por mais que você possa estar recebendo outros estímulos comunicativos através do canal visual, aquele podcast está apenas no canal auditivo.

E o canal sinestésico são todos os outros tipos de experimentos que você pode fazer. Por exemplo: se você estiver fazendo um experimento de química ou de ciências, e você sentiu o calor de uma reação, isso é uma informação, isso traz uma informação que aquela reação produz calor e você recebeu isso através do seu tato. Você também está recebendo uma comunicação, uma informação. Então isso é o canal sinestésico.

Mas nós também podemos entender o canal sinestésico como comunicação que você entende através da experimentação. Mesmo que essa experimentação aconteça de forma visual e auditiva, o fato de você experimentar alguma coisa, de você passar por uma experiência ou por uma situação, traz para você uma comunicação que nós podemos chamar de canal sinestésico.

Essa análise aqui é um pouco mais chatinha de fazer. É algo que você talvez não precise se preocupar no dia a dia, mas eu queria que nós focássemos bastante nos canais visual e auditivo. Por quê?

Porque quando você vai comunicar através do PowerPoint, quando você vai se comunicar dentro da empresa que você trabalha, com as pessoas com as quais você trabalha; você normalmente precisa tomar cuidado com esses dois canais: o visual e o auditivo. Porque é onde nós temos um pouco mais de comando sobre a comunicação.

Então, por exemplo: você montar slides, desenhar slides, pensar em como seu slide vai transmitir uma informação - normalmente você está falando do canal visual. Por mais que você consiga colocar som nos slides, o que você mais se preocupa é com o visual.

Normalmente, como você vai usar o canal auditivo? Através de uma explanação, de uma palestra, falando com seus ouvintes e com seus destinatários. Nesse caso, por exemplo: agora eu estou usando o PowerPoint para transmitir, através da plataforma Alura, um conhecimento para você.

Então eu fiz os slides, eu pensei no visual dos slides, e agora eu estou falando com você, estou pensando no canal auditivo – em como eu consigo provocar em você as reflexões que eu preciso, para que você entenda essa questão da comunicação.

E a experiência de trazer exemplos práticos, que vamos ver um pouquinho mais para frente, vai ajudar você também a conseguir entender tudo isso que nós precisamos para comunicação.

Então os slides são diferentes quando você vai, por exemplo, explicar alguma coisa ou não. Imagine que você vai colocar seus slides em um site tipo SlideShare, por exemplo; onde as pessoas só vão ver os slides, elas vão clicar e passar os slides. Ou em uma rede social, ou em qualquer outra plataforma onde a pessoa só vai ver. Você tem que se focar muito no canal visual.

Agora, quando você tem a oportunidade de explicar os slides, então você também pode usar o canal auditivo. Isso faz muita diferença e isso nos faz voltarmos lá no nosso relatório.

Lembra que o relatório tem muitas informações, que tem um texto muito grande? Isso não é legal se nós também vamos usar o canal auditivo, se vamos também poder falar com essa audiência, com esses destinatários e com essas pessoas que temos que conhecer e que temos que saber o contexto.

Mas a apresentação tem que ser muito mais simples. Os slides têm que ter muito menos informações. Os slides podem ser um desenho, uma palavra ou apenas uma informação que vai te ajudar a transmitir tudo o que você precisa através da sua explanação.

Então essa é a primeira alteração que vamos fazer. Nós vamos trazer um visual um pouco mais agradável. Para isso, no próximo vídeo, eu vou mostrar que o PowerPoint te traz algumas possibilidades de designs audiovisuais já preparadas, para que você não tenha que fazer isso.

Agora, vale lembrar que aqui na plataforma Alura nós temos treinamentos que te mostram como montar o seu próprio design. Então você consegue, sim, saber como você faria para montar todo o design; mas aqui nesse curso, nós vamos ver que também podemos usar designs pré-prontos do próprio PowerPoint.

Sobre o curso Comunicação corporativa: usando PowerPoint de forma efetiva

O curso Comunicação corporativa: usando PowerPoint de forma efetiva possui 107 minutos de vídeos, em um total de 37 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Softskills e Carreira em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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• Fundamentos da Comunicação
• Melhor uso para o PowerPoint
• Comunicação corporativa
• Apresentando dados graficamente
• Usando o Modo de Apresentação