Delegação de tarefas: obtenha o melhor do seu time
Sou líder, e agora? - Apresentação
Boas-vindas ao curso de Delegação de Tarefas! Me chamo Yasmin Cunha e sou instrutora aqui na Alura.
Audiodescrição: Yasmin Cunha é uma pessoa de pele clara, olhos castanhos-escuros e cabelos no comprimento do ombro também castanhos. Usa piercing no nariz e na boca e veste uma blusa amarela e um quimono preto florido.
O que vamos aprender?
- Priorização de tarefas e Gestão de tempo
- Tipos de abordagens na delegação
- Comunicação verbal, não verbal e assertiva
- Ferramentas de monitoramento
- O uso de pausas para saúde mental
Neste curso, vamos apresentar o conceito de liderança, os elementos essenciais para se tornar uma pessoa líder. Além disso, introduziremos a noção de priorização de tarefas e gestão de tempo, diferentes abordagens na delegação e como comunicar essa delegação à equipe.
Discutiremos comunicação verbal e não verbal, abordando como desenvolver uma comunicação eficaz e assertiva, bem como ferramentas para monitorar o progresso da equipe.
Na última aula, aprenderemos como inserir pausas em uma rotina de delegação para preservar nossa saúde mental.
É crucial realizar todos os exercícios propostos neste curso, pois eles ajudarão a praticar e reforçar o conteúdo aprendido.
Nós, da equipe Alura, cuidamos cuidadosamente da didática deste curso para proporcionar uma trilha completa de aprendizado, altamente benéfica para sua carreira.
Para quem é esse curso?
Este curso é destinado a pessoas que recentemente se tornaram líderes e agora têm a responsabilidade da delegação de tarefas, bem como para aqueles que aspiram a se tornar líderes.
Esperamos que você se junte a nós neste curso e absorva todo esse conhecimento. Estão prontos?
Então, vamos começar!
Sou líder, e agora? - O que é a liderança?
Se assumirmos o papel de delegar tarefas, nós nos tornamos pessoas líderes. Primeiramente, é importante compreender o significado da liderança.
Poder e Responsabilidade na Liderança
Certamente, todos já devem ter ouvido a frase "Com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades", que foi citada pelo personagem Tio Ben no filme Homem-Aranha, de Stan Lee.
Por que trouxemos essa citação? Nós, pessoas líderes, que delegamos tarefas, carregamos a responsabilidade pelo resultado, seja ele satisfatório ou não. Portanto, nós detemos um grande poder em nossas mãos.
Uma pessoa líder influencia os outros por meio de suas ações, palavras e comportamento.
A pessoa líder, além de estabelecer as atividades de cada indivíduo, tem a responsabilidade de motivar e orientar a equipe na direção de um objetivo compartilhado.
Estamos discutindo, portanto, sobre responsabilidade. Exercer a liderança não se trata de uma posição, mas sim de competência para guiar e envolver a equipe, inspirando confiança e estimulando o seguimento das diretrizes.
A liderança refere-se à capacidade de uma pessoa influenciar, motivar e guiar um grupo de pessoas.
O que devo fazer com minhas antigas tarefas?
Com o poder de delegar tarefas, surgem questionamentos sobre como lidar com suas antigas responsabilidades. Devemos delegar todas elas para a equipe ou executá-las antes de assumir novas tarefas? A decisão dependerá de diversos fatores, como a natureza do trabalho, a disponibilidade de recursos e a estrutura da equipe.
Agora, abordaremos algumas estratégias que nós, pessoas líderes, podemos adotar em relação às nossas antigas tarefas:
Redistribuição: A pessoa líder redistribui parte das suas antigas tarefas, não todas, e mantém um nível de envolvimento, pois precisa monitorar o progresso da tarefa e avaliar se está sendo executada corretamente.
Transferência: Nesse caso, a pessoa líder transfere completamente suas antigas tarefas e não se envolve na execução delas. Seu papel se limita à delegação e à avaliação final do resultado da tarefa.
Manutenção parcial: Nessa estratégia, a pessoa líder mantém alto envolvimento na tarefa, especialmente quando esta é muito importante para os objetivos da empresa ou quando requer uma habilidade técnica que apenas a pessoa líder possui.
Conclusão
Agora que compreendemos como lidar com as tarefas existentes ao assumirmos a liderança, vamos abordar a priorização dessas tarefas. Determinaremos a sequência em que serão atribuídas e estabeleceremos os prazos para sua conclusão pela equipe.
É relevante destacar que a transição para a liderança demandará ajustes e adaptações contínuas ao longo do tempo. Portanto, é essencial comunicar à equipe todas as alterações planejadas, garantindo que todos estejam cientes do cenário futuro.
Sou líder, e agora? - Priorização de tarefas
A pessoa na liderança frequentemente encara uma agenda repleta de demandas, com tarefas urgentes emergindo a qualquer momento, além das já existentes. Parece desafiador administrar todas essas demandas pessoais e da equipe durante um típico expediente de oito horas.
Agora que compreendemos o papel da liderança em uma equipe, é importante abordar a priorização de tarefas antes da delegação. Isso nos permite identificar quais tarefas são urgentes, requerendo ação imediata, e quais podem ser realizadas em prazos mais amplos.
Priorização de tarefas
Os três princípios de priorização de tarefas são:
- Importância;
- Urgência;
- Capacidade.
Importância
Para determinar a importância de uma tarefa, devemos nos perguntar qual será seu impacto no negócio. Quanto maior o impacto positivo que uma tarefa trará para a empresa, maior será sua importância.
Essas são as tarefas que têm um impacto significativo, seja em termos de vendas, satisfação do cliente ou alinhamento com as metas da empresa.
Urgência
A urgência de uma tarefa é determinada pelo tempo disponível para sua conclusão e pelas consequências de não atender ao prazo estabelecido. Tarefas urgentes têm prazos curtos e exigem ação imediata, uma vez que sua não conclusão pode resultar em impactos negativos, como a perda de clientes.
É importante notar que nem tudo que é importante é necessariamente urgente.
É possível que haja uma tarefa significativa, como alcançar as metas de longo prazo da empresa. Portanto, é fundamental para a pessoa na liderança equilibrar as demandas urgentes, considerando que sempre surgirão tarefas solicitadas imediatamente.
É essencial avaliar com precisão o nível de urgência e importância dessa tarefa.
Capacidade
O terceiro princípio, a capacidade, refere-se à disponibilidade de tempo, recursos e energia para realizar uma tarefa. É crucial reconhecer nossos próprios limites e os da equipe.
Delegar uma tarefa que a equipe não pode concluir eficazmente desrespeita suas habilidades, embora seja importante lembrar que a capacidade de realizar uma tarefa pode ser desenvolvida com o tempo.
Matriz de Eisenhower
Para ajudar na priorização de tarefas, podemos utilizar uma ferramenta chamada Matriz de Eisenhower. Esta matriz auxilia na organização das tarefas e facilita a tomada de decisões sobre a delegação.
No Quadrante 1, encontramos tarefas urgentes e importantes que devem ser realizadas imediatamente pela pessoa líder. No Quadrante 2, estão tarefas importantes, mas não urgentes, que podem ser realizadas em um prazo mais estendido. A pessoa líder pode executá-las ou delegá-las com um prazo mais longo.
No Quadrante 3, temos tarefas urgentes, porém não importantes. É aconselhável delegá-las, uma vez que não têm um impacto significativo no negócio. Assim, a pessoa líder pode dar a oportunidade para outros membros da equipe desenvolverem a habilidade específica dessa tarefa por ser urgente e confiar que determinada pessoa fará essa tarefa de forma correta.
No Quadrante 4, estão as tarefas não urgentes e não importantes, que devem ser eliminadas, considerando as demandas da equipe. Afinal, a tarefa não é urgente e caso não seja cumprida, não resultará em um impacto negativo no negócio. E não é importante, portanto, não causará um impacto negativo no negócio.
Conclusão
Após definir as prioridades, é importante abordar a gestão pessoal do tempo. Embora possa parecer desafiador para a pessoa líder enfrentar todas essas tarefas em um dia de trabalho de oito horas, demonstraremos como isso pode ser alcançado.
Sobre o curso Delegação de tarefas: obtenha o melhor do seu time
O curso Delegação de tarefas: obtenha o melhor do seu time possui 73 minutos de vídeos, em um total de 46 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão de Pessoas em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.
Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:
- Sou líder, e agora?
- Tipos de Delegação
- Comunicação
- Resultados da delegação
- Próximos passos