Excel com IA: utilizando IA's como assistentes

Importando dados no Excel com IA - Apresentação

Sou Roberto Sabino, instrutor na Alura, e falaremos de Excel e de inteligência artificial. Neste curso, começaremos a utilizar inteligências artificiais como assistentes nas tarefas que realizamos no dia a dia, seja as que já fazemos com Excel ou as que podem ser feitas com Excel.

Para fins de acessibilidade, vou fazer minha autodescrição.

Audiodescrição: Roberto Sabino se identifica como um homem de pele clara. Possui cabelo e barba escuros, com fios grisalhos. Usa uma camisa polo preta. Ao fundo, o estúdio, com uma parede lisa, iluminada em tons de azul.

Para quem é o curso?

Este curso é para quem quer utilizar a inteligência artificial para produtividade no dia a dia, principalmente para atividades em Excel.

O que aprenderemos?

Vamos trabalhar com orientações fornecidas pela inteligência artificial, como, por exemplo:

Como subir informações de um arquivo de texto, fazendo uma consulta no Excel?

É isso que começamos fazendo com os dados dos produtos.

Vamos trabalhar para a Hermex Logística, uma empresa que controla os seus pedidos numa planilha de Excel, mas que tem algumas dificuldades.

Vamos subir os dados dos produtos, complementar informações de pedidos e criar consultas. Para isso, vamos fazer funções, criar um VBA e analisar dados. Tudo isso com o auxílio de inteligência artificial.

O mais interessante é que vamos passar por diferentes inteligências artificiais:

• Google Gemini;
• ChatGPT e
• Microsoft Copilot.

Inclusive, vamos conhecer o Copilot Pro, versão paga do Copilot, dentro do Excel. Acessando o Excel, podemos encontrar o Copilot dentro da guia "Página Inicial", no canto direito.

Veremos vários tipos diferentes de usos de inteligência artificial para o dia a dia, pois este curso foi desenvolvido para termos uma aprendizagem ativa.

Entraremos em contato com essas atividades e poderemos levar técnicas vistas no curso diretamente para o cotidiano. Para interagir com esses conteúdos, temos o Fórum da Alura, onde é possível fazer perguntas e responder perguntas de outras pessoas.

Este curso tem um conteúdo muito interessante. Te esperamos no próximo vídeo!

Importando dados no Excel com IA - Importando dados com ChatGPT

A Hermex Logística nos contratou para realizar um projeto em Excel com várias funcionalidades diferentes. Vamos precisar utilizar conexão com dados, funções, validação de dados, VBA e uma série de outros recursos do Excel. Entretanto, não temos todas as informações necessárias, nem sabemos usar todos os recursos que precisamos utilizar.

É muito comum saber usar o Excel e algumas de suas funcionalidades, mas não ter o domínio total de tudo que precisamos para um projeto. Por isso, vamos usar as principais ferramentas de inteligência artificial como assistentes ao longo deste projeto.

Então, temos muito trabalho a fazer e vamos aprender a usar a inteligência artificial.

Conhecendo o projeto

A Hermex Logística trabalha com entregas e opera por pedidos, com tipos de produtos específicos. A planilha que eles estão usando atualmente tem as seguintes tabelas:

• "Valor do frete", que mostra o frete cobrado de determinada clientela para cada tipo de entrega;
• "Pedidos", na qual temos o ID do pedido, o ID do produto, a quantidade, o destino, a data de compra, a data de entrega e o prazo.

Nessa planilha, consideramos que estamos saindo dos nossos centros de logística.

Mas como conseguimos as informações do produto? Este é o nosso primeiro desafio. Precisamos coletar o nome e a categoria do produto para adicionar na tabela de pedidos.

Extraindo dados externos

Conversando com a equipe da Hermex Logística, eles nos informaram que as informações do produto estão no sistema da Hermex Logística, e não estão sendo trabalhadas dentro dessas planilhas.

Eles podem extrair os dados em um arquivo de texto e fazem isso periodicamente. Ou seja, eles sempre nos enviarão um arquivo atualizado.

No entanto, para nós, não adianta ter o arquivo atualizado separado da nossa base de dados. Precisamos trazer os dados para cá. Então, o nosso primeiro desafio é carregar os dados de um arquivo de texto de uma forma que, se o arquivo de texto mudar, consigamos facilmente carregar esses dados novamente.

Talvez você conheça alguns recursos do Excel que podem ajudar com isso. Mas vamos supor que não os conhecemos. O que faríamos nesse caso?

A sugestão é perguntar para o ChatGPT.

Acessando a tela do ChatGPT, enviaremos o seguinte prompt:

Como posso carregar dados de um arquivo .txt em uma planilha do Microsoft Excel? Não posso abrir diretamente o arquivo, apenas carregar os dados.

Não podemos abrir diretamente o arquivo porque, se fizermos isso, não conseguiremos atualizar os dados quando houver necessidade de atualizar esse arquivo. Portanto, queremos apenas carregar os dados desse arquivo.

O ChatGPT nos devolverá a seguinte resposta:

Para carregar dados de um arquivo .txt em uma planilha do Microsoft Excel sem abrir diretamente o arquivo, você pode seguir os seguintes passos:

1. Abra o Microsoft Excel.

2. Importe o arquivo .txt:

> - Clique em "Dados" na barra de menu.
> 

• Selecione "Obter Dados" ou "Obter Dados Externos" (a terminologia pode variar dependendo da versão do Excel).

• Escolha "De Texto/CSV" ou "De Texto".

1. Escolha o arquivo .txt:

• Navegue até o local onde o arquivo .txt está armazenado.

• Selecione o arquivo e clique em "Importar" ou "Abrir".

4. Configuração do assistente de importação de texto:

• O assistente de importação de texto será aberto. Ele normalmente tem três passos:

 > - **Passo 1:** Escolha o tipo de arquivo original. Normalmente, você escolherá entre "Delimitado" (separado por vírgulas, tabulações, etc.) ou "Largura fixa" (colunas de largura fixa). Selecione o apropriado e clique em "Avançar".

 > - **Passo 2:** Se você escolheu "Delimitado", selecione os delimitadores usados no arquivo (por exemplo, Tabulação, Vírgula, Ponto e Vírgula, Espaço). Se você escolheu "Largura fixa", defina as larguras das colunas. Clique em "Avançar".

Até aqui, estamos usando o ChatGPT, a inteligência artificial mais utilizada pelas pessoas que estão começando a usar inteligências artificiais. Mas, ao longo do curso, teremos outros assistentes.

Além disso, posteriormente, mostraremos rapidamente como o ChatGPT funciona.

Vamos acessar o Excel e seguir os passos que a IA indica.

Importante: É comum que a IA se esqueça ou pule etapas em suas instruções. Além disso, ela não costuma acertar o nome exato das etapas a serem seguidas. Nosso papel é interpretar o retorno e buscar por opções com nomes similares.

Já temos o Microsoft Excel aberto, portanto, importaremos o arquivo .txt clicando em "Dados" na barra de menu do Excel e selecionando "Obter dados > De Arquivo > De Text/CSV".

Em seguida, escolheremos o arquivo .txt Dados Produtos.txt, enviado pela equipe da Hermex, e clicaremos em "Importar" ou "Abrir".

Quem conhece o Excel, fará essa etapa facilmente. Mas a ideia é utilizar a IA para coisas que conhecemos e que não conhecemos.

Após clicar em "Importar", uma janela com os dados do arquivo de texto será exibida. Quem não conhece o Power Query, provavelmente não saberá o que fazer nessa etapa.

Voltando ao ChatGPT, ele nos diz que o assistente de importação de texto será aberto, o qual normalmente tem três passos: escolher o tipo de arquivo original apropriado, entre "Delimitado" e "Largura fixa".

Voltando à janela aberta no Excel, encontramos o campo "Delimitador". Aparentemente, devemos escolher a opção "Tabulação". Ao visualizar o resultado na tabela, constataremos que essa opção já resolve o problema.

Os passo 2 e 3 indicam botões "Avançar" e "Concluir", que não existem na janela atual. Nesse momento, podemos ficar com dúvida.

Além disso, a tabela de exemplo ficou estranha após selecionar a tabulação: as colunas estão com um nome estranho, e seus nomes verdadeiros estão embaixo, na primeira linha. Já na parte inferior direita da janela, temos os botões "Carregar" e "Transformar Dados".

Podemos resolver essas dúvidas de duas formas. Se conhecemos o recurso, saberemos o que fazer, portanto, usamos a inteligência artificial como assistente. Se não conhecemos o recurso, podemos pedir mais detalhes.

Por mais que essa tela dificulte a solicitação de mais detalhes, devemos tentar. Afinal, trabalhar com inteligência artificial envolve tentativa e erro.

Também poderíamos tentar perguntar qual a diferença os botões "Carregar" e "Transformar Dados" quando queremos carregar alguma informação. Entretanto, para seguir com nossa tarefa, precisaremos de ajuda.

Próximos passos

No próximo vídeo, analisaremos prompts que vão mostrar como detalhar melhor nossa tarefa. Afinal, além de aprender a usar inteligência artificial, queremos aprender a executar tarefas no Excel.

Importando dados no Excel com IA - Usando o editor do Power Query

Aparentemente, precisamos de ajuda para continuar e realizar os próximos passos. Atualmente, podemos utilizar novamente a inteligência artificial e detalhar as perguntas que já fizemos.

Quando estamos usando o chat GPT ou outros chatbots, se continuarmos fazendo perguntas, ele mantém um contexto daquela pergunta. Então, não precisamos explicar novamente o que já explicamos anteriormente. É como se estivéssemos falando com alguém e ela já soubesse do assunto.

Enviamos o seguinte prompt:

No passo 2 do item 4, quando você menciona "Avançar", para mim aparecem duas opções: "Carregar" ou "Transformar Dados". Me explique o que devo fazer ou qual a diferença entre essas duas opções.

Suponhamos que, não sabemos os nomes das funções que utilizamos, mas conseguimos as respostas pelas características. Nesse caso, estamos simulando uma pessoa que não conhece muito Excel, Power Query e não consegue dar os nomes corretos.

Se você sabe que estamos usando o Power Query, que está dentro de uma funcionalidade de carregamento de dados, pode dar mais informações para que a inteligência artificial responda da melhor forma possível. Mas, nesse caso, continuaremos simulando uma pessoa que não conhece esses termos.

Após enviar o prompt, temos a seguinte resposta:

No passo 2 do item 4, onde aparecem as opções "Carregar" ou "Transformar Dados", você tem duas escolhas para importar os dados do arquivo .txt:

1- Carregar:

Selecionar "Carregar" importará os dados diretamente para o Excel na forma atual. Isso significa que os dados serão colocados em uma nova planilha ou na planilha existente que você especificar, sem modificações adicionais. Use essa opção se os dados no arquivo .txt já estiverem no formato que você deseja e não precisar de alterações ou limpeza.

2- Transformar Dados:

Selecionar "Transformar Dados" abrirá o Editor de Consultas do Power Query. O Power Query permite que você limpe, transforme e manipule os dados antes de carregá-los na planilha. Isso é útil se você precisar ajustar os dados de alguma forma, como remover

Quando usar cada opção:

Carregar: Use esta opção se os dados no arquivo .txt já estão formatados corretamente e não precisam de limpeza ou transformação adicional. É a maneira mais rápida de importar os dados diretamente para a planilha.

Transformar Dados: Use esta opção se Nocê precisar fazer qualquer tipo de manipulação ou limpeza nos dados antes de carregá-los no Excel. O Power Query oferece uma ampla gama de ferramentas para transformar os dados conforme necessário.

//Resposta omitida

Repare que em alguns momentos a IA será, muitas vezes, repetitiva. Além disso, analisando o retorno, verificaremos o que o ChatGPT disse sobre o transformar dados.

Ele indica que ao selecioná-lo, abrirá o "Editor de Consultas do Power Query". Então, temos um nome. Para novas perguntas, podemos utilizar essas informações. Se incluirmos no prompt esse termo, facilitaremos provavelmente as respostas da inteligência artificial.

O Power Query permite que você limpe, transforme e manipule os dados antes de carregá-los na planilha. Então, o transformar dados vai nos ajudar.

Abaixo, a IA dá algumas informações detalhadas e um passo a passo. Nisso, enviamos outro prompt:

Aparentemente as colunas estão com nome estranho "Column1" e "Column2", imagino que terei que usar a opção "Transformar Dados", então. Me explique como faço, depois de clicar em "Transformar Dados" usar a primeira linha de dados como rótulo da coluna no editor do power query.

Note que usamos as informações que a IA nos deu anteriormente. Tivemos o retorno abaixo:

Sim, você pode usar a opção "Transformar Dados" para ajustar os nomes das colunas no Power Query. Veja como fazer isso:

1- Clique em "Transformar Dados": Após selecionar "Transformar Dados", o Editor de Consultas do Power Query será aberto.

2- Use a primeira linha como rótulos de coluna:

• No Editor de Consultas, selecione a primeira linha de seus dados para usar como rótulos de coluna. Para fazer isso, siga estes passos:

• Vá para a guia Página Inicial na barra de ferramentas do Power Query.

• Encontre o botão Usar a primeira linha como cabeçalho. Ele pode estar localizado na seção Transformar ou Transformar Colunas.

• Clique em Usar a primeira linha como cabeçalho.

// Retorno omitido

Sabendo disso, na janela da planilha "Dados Produtos.txt", clicamos no botão "Transformar Dados". Feito isso, abre uma nova janela do editor do Power Query. Na lateral esquerda da tela, temos a consulta "Dados Produtos", clicamos nela.

Caso você tenha outras consultas nessa mesma planilha, elas aparecerão no mesmo local. O mesmo acontecerá caso outra pessoa tenha manipulado a planilha.

Explorando o editor de Consultas do Power Query

O ChatGPT pede para acessarmos a Página Inicial na barra de ferramentas do Power Query. A página de ferramentas fica no topo da tela. Ao fazermos isso, tentaremos usar o botão Usar a primeira linha como cabeçalho, que pode estar localizado na seção Transformar ou Transformar Colunas.

Pode ser que tenha ocorrido alguma confusão nessa indicação do ChatGPT, pois os botões que encontramos são o Transformar e Adicionar Coluna. Caso você esteja em duvida, terá que fazer algumas tentativas.

Nesse caso, clicamos no botão "Transformar" e depois em "Usar a primeira linha como cabeçalho". Feito isso, entenderemos melhor o que estamos fazendo.

O editor do Power Query é uma ferramenta externa do Excel que serve para fazer consultas. Query, em inglês significa consulta, então, o Power Query seria algo como consulta poderosa.

Temos uma série de possibilidades de transformação. Perceba que transformar e adicionar coluna serão coisas parecidas, mas, na verdade, temos possibilidade de manipular os dados que estamos carregando na nossa consulta ou adicionar colunas novas.

Ao clicar em "Transformar", na barra superior, ao lado direito visualizamos "Data", "Hora" e "Duração". Ao clicar em "Adicionar Coluna" também encontramos as mesmas opções.

Isso significa que podemos fazer em ambos os caminhos, transformar os dados ou transformar os dados em uma nova coluna que adicionaremos. Essa é a diferença.

Nesse caso, o que queremos é transformar os dados. Então, provavelmente está correto clicarmos em "Transformar" seguido de "Usar a primeira linha como cabeçalho".

Feito isso, é feito o passo de promover os cabeçalhos. A princípio, está interessante. Vamos verificar se o chat GPT nos ensina como continuar. Então, voltamos ao navegador.

//Retorno omitido

3- Verifique e ajuste os rótulos das colunas:

Após usar a primeira finha como cabeçalho, verifique se os rótulos das colunas estão corretos. Se precisar ajustar os nomes das colunas, clique duas vezes no nome da coluna para editá- lo ou clique com o botão direito do mouse na coluna e selecione Renomear.

//Retorno omitido

Temos o ID do produto. Podemos renomeá-lo clicando nele com o botão direito e depois em "Renomear". Porém, não queremos isso, então, apenas mantemos.

Além disso, em relação aos dados, só temos ID do produto e categoria. Então, provavelmente, este arquivo está incorreto, pois esses dados não são suficientes. Precisaríamos do nome do produto também.

Então, pode ser que precisemos pedir para o Hermex fazer alterações. O Power Query nos ajuda justamente nisso, pois temos a consulta e se tivermos depois novas colunas, ser´s mais fácil usar. Isso, pois já temos essa possibilidade de fazer transformação de dados.

Voltamos ao ChatGPT para verificar se precisamos fazer mais algo.

4- Realize outras transformações necessárias (opcional):

Se precisar fazer outras transformações, como remover colunas desnecessárias, alterar tipos de dados, filtrar registros, etc., você pode fazer isso no Editor de Consultas.

5- Fechar e carregar os dados:

Quando estiver satisfeito com as transformações, clique em Fechar e Carregar na guia Página Inicial. Escolha onde você quer carregar os dados (em uma nova planilha ou na planilha existente). Os dados transformados serão carregados na planilha do Excel com os rótulos de coluna corretos.

//Retorno omitido

O quarto passo é opcional, então não o faremos. Caso você não conheça o Power Query, vale a pena explorar as possibilidades. Feito isso, na guia Página inicial, podemos clicar em "Fechar e carregar dados" na lateral superior esquerda da tela.

Se fizermos isso dará certo. Porém, é importante ressaltar uma informação que a IA não recomendou. Se ao invés de clicarmos no botão "Fechar e carregar dados" clicarmos na seta, logo abaixo, encontramos opções, como "Fechar e carregar" ou "Fechar e carregar Para...".

Nesse caso, a segunda opção não está habilitada, então, clicamos na primeira. Na segunda vez, ou dependendo de como você fez o carregamento, terá essas opções ativas.

Feito isso, o editor do Power Query traz a consulta com os dados do arquivo.

Mas, como trabalhamos com esses dados do produto? O que conseguimos fazer com eles? Descobriremos no vídeo seguinte. Até lá!

Sobre o curso Excel com IA: utilizando IA's como assistentes

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• Importando dados no Excel com IA
• Conhecendo o Google Gemini
• Analisando dados com Copilot
• Finalizando a consulta com as IAs
• Concluindo o aprendizado