Excel VBA 4: criando conexão com Access

Conhecendo o Access - Apresentação

Eu sou o Roberto Sabino, instrutor na Alura, especialista em Excel, Office, VBA, já tenho vários treinamentos, espero que você já tenha feito alguns treinamentos comigo.

Pode ser que você fique na dúvida o Access parece o Excel, mas ele é um aplicativo de banco de dados. A missão dele é guardar dados, um pouco diferente do Excel, mas com algumas funcionalidades bem parecidas.

E eu quero convidar você a conhecer o Access. E como vamos conhecer o Access? Vamos continuar os nossos treinamentos de Excel com VBA para não programadores e agora vamos incluir um conhecimento de banco de dados para não programadores.

É bem interessante, porque para programadores, para quem é de desenvolvimento, banco de dados é um conhecimento quase que obrigatório, e agora nós vamos fazer e vamos trazer isso num treinamento bem interessante.

Qual é a ideia? A ideia é pegarmos o nosso projeto que nós já estamos trabalhando, que você mais ou menos já deve conhecer. Se não conhece, recomendo que você busque nos nossos treinamentos de Excel com VBA para não programadores, que é uma sequência de três treinamentos, esse é o treinamento 4.

E nós fizemos um projeto de um controle de estoque e esse controle de estoque tem uns formulários, manda e-mail, tem umas coisas bem interessantes.

Eu clico duas vezes, ele abre um formulário. Esse formulário acessa estas informações: descrição, tamanho, preço unitário e quantidades. Eu posso incluir, por exemplo, um novo registro. Agora, se eu incluir um novo registro, tamanho 30, preço unitário 90, quantidades 50.

Se eu incluir isso, olha que interessante, ele não está incluindo no Excel. Apareceu uma mensagem que nós colocamos, “Registros incluídos serão visualizados somente após o fechamento do formulário!”. Ok. Eu saio desse formulário, o que ele faz? Ele atualiza essa consulta. Se você olhar ali no rodapé, ele está atualizando agora.

“Mas, Sabino, ele está atualizando de onde?”, ele está atualizando do Access, porque estas informações – está na última linha o registro que nós acabamos de incluir – estão no banco de dados, no Access, e é isso que eu quero mostrar para você nesse treinamento, como você faz para interagir com o Access dentro do Excel com VBA. É isso que nós vamos trabalhar.

O registro que nós acabamos de incluir está no final, o 1004, 50 quantidades do tênis infantil Atitas Rosa, foi o que nós acabamos de fazer.

Como eu faço, onde eu tenho um Excel, onde eu tenho um formulário, onde eu insiro esses dados e depois onde eu posso consultar esses dados de novo. E tem uma série de facilidades, porque eu estou usando uma tabela.

Eu tenho umas facilidades de consulta, eu tenho umas facilidades para trocar a cor da tabela, se eu quiser, e eu tenho um monte de facilidades que você pode fazer e que eu quero te mostrar nesse treinamento. Então vem comigo, vamos para o treinamento 4 da nossa série de Excel com VBA para não programadores, e agora adicionando o nosso amigo Access.

Se você não fez os treinamentos anteriores ainda, dá uma olhada nesta sequência, que está muito legal, e esse vai fechar com chave de ouro a ideia de banco de dados para não programadores, como eu trabalho com banco de dados, o que é uma tabela, como eu faço um insert, um update, um monte de coisas feito de uma forma bem simples. Vem comigo, treinamento muito legal, vale a pena.

Conhecendo o Access - O que é Access

Preparadas e preparados para mais uma jornada no Office com o capitão Roberto Sabino? Eu confesso que eu estou com uma dúvida: se eu chamo esse treinamento de Excel com VBA 4 ou Access 1.

Por quê? Porque viemos de uma sequência, eu espero que você tenha visto a sequência, se você não viu, vale muito a pena você ver, já falei lá na introdução, é importante.

Nós temos o Excel com VBA, depois Excel com VBA olhando para formulários, depois Excel com VBA olhando para Microsoft Outlook e agora poderíamos dizer que pode ser Excel com VBA e Access.

Mas então nós vamos usar este projeto? Vamos. Está lembrado do projeto? Você clica nele, ele abre o formulário, que insiste em abrir no outro monitor. Você pode alterar, você pode fazer algumas coisas e você também pode repor o estoque. E para repor o estoque, você entra em uma nova aba, “Reposição de Estoque”, tem “Enviar Email”, tem algumas coisas.

Vamos usar esse projeto? Sim, mas nós não vamos trabalhar muito com Excel, agora nós vamos trabalhar muito com o Access, por isso muda um pouco a visão. “Sabino, eu não sei o que é Access”, então vamos dar uma passada na página da Microsoft, que fala do Access.

O que é o Access? Primeiro de tudo, sobre o preço, alguns vão dizer: “É caro”, outros: “É barato”. Tem uma informação para você, é o mesmo preço do Excel. Eu dei um “Ctrl + Tab”.

O Excel da Microsoft no dia de hoje custa este valor, R$ 869, e o Access o mesmo valor, R$ 869. Então é um aplicativo que custa o mesmo preço do Excel, mas que provavelmente você não vai comprá-lo assim sozinho, você vai provavelmente comprá-lo junto com o Office, no Office 365, no Microsoft 365, enfim, não é nossa missão nem fazer propaganda, nem falar de como comprá-lo, senão como usá-lo.

Qual a descrição que a Microsoft dá para o Access? “O Access permite criar e compartilhar um banco de dados em segundos”. Criar e compartilhar um banco de dados em segundos.

Se você é da área de TI ou se você está estudando para ir para a área de TI, tecnologia, desenvolvimento, este aplicativo não é um banco de dados como, por exemplo, o SQL Server, como o MySQL, ele é um aplicativo.

É mais ou menos assim, é uma forma de você usar banco de dados sem você precisar ter todo o conhecimento de um sistema gerenciador de banco de dados. Você não vai precisar fazer o seu SQL, você não vai precisar fazer query. Você pode fazer? Pode também, pode usar linguagem SQL, pode fazer a sua query, mas você não precisa, porque ele está mais integrado com o Office. A ideia é estar integrado com o Office.

“Sabino, como ele funciona? Porque eu não sei”. E outra coisa, se você não é de tecnologia, para você ele é como se fosse um Excel. [03:44] Estamos na primeira tela do Access. Se você está acostumado com o Excel, você já vê que tem algumas semelhanças, você já sabe que Word, Excel, PowerPoint, todos eles têm a mesma cara, e depois nós começamos a trabalhar com ele.

Qual é a relação entre Excel e Access? Eu vou tentar dar algumas definições, nenhuma delas vai ser muito correta, mas imagina o Access como um Excel, mas ele não está focado em mostrar as planilhas, ele está focado em guardar os dados.

Se você não sabe o que é um banco de dados, imagina que você está fazendo uma tabela dinâmica. Quando você faz uma tabela dinâmica no Excel, você não joga os dados em um determinado lugar e depois você pode rearranjar os dados, você pode mudar a forma como você vai mostrar, você pode fazer contas.

O Access é mais ou menos este mecanismo onde você vai jogar os dados, por isso que ele é um banco de dados. Ele é um aplicativo de banco de dados. E como ele vai fazer isso? Ele vai criar esse banco de dados, ele vai criar um arquivo que você pode colocar, por exemplo, na rede corporativa, que você pode depois acessar de outros lugares, e vai gerenciar os seus dados.

Ele não tem toda a robustez do gerenciamento de banco de dados de um SQL Server, por exemplo, mas ele já tem muito mais recursos de bancos de dados do que o Excel.

Por exemplo, vamos imaginar o seguinte, você está no Excel e você tem esta planilha. Essa planilha começa a ficar meio grande, começa a ficar meio pesada e você quer editar um registro.

Imagina que tem outras pessoas trabalhando ao mesmo tempo, elas também querem editar o registro. Pode ser que você esteja trabalhando na nuvem, a pessoa abre a planilha junto com você, não existe controle. Por exemplo, se você alterar, a pessoa for lá e alterar em seguida, não tem controle.

O sistema de banco de dados já tem um pouco mais de controle e você consegue configurar essas coisas. É isso que nós faremos, vamos pegar esses dados dessa tabela, vamos jogar no sistema de banco de dados, que é o Access, e vamos poder trabalhar com eles de uma maneira um pouco mais segura. E depois fazemos uma query, depois fazemos uma consulta que traz esses dados para cá.

Mas antes eu quero passear pelo Access com você. Vou começar com um banco de dados totalmente em branco. Vou colocar o nome do meu banco de dados. Eu vou chamá-lo de “Controle_de_Inventario”. Sem acento, sem espaço.

“Sabino, isso é absolutamente necessário? Evitar espaços em branco e acentos?”, absolutamente necessário não, mas dependendo do ambiente onde você vai jogar, do sistema operacional, da versão que você está usando, você pode ter problema, eu prefiro evitar.

Eu não ponho nem espaço em branco, nem acento, porque dependendo do idioma também pode dar problema, na hora que você for usar VBA pode dar problema, e vai depender de um monte de coisas. Versões mais antigas podem dar problema. Eu procuro evitar. Você fala assim: “Sabino, eu acho que você está errado, eu vou pôr assento”. Eu não recomendaria.

Vou criar, vou escolher a pasta onde eu vou colocar. Eu vou colocar no “Disco Local (C:) > Alura Cursos > Access VBA 1”. “Controle_de_Inventario”, ele vai criar um accdb, que é um tipo de banco de dados, accdb, do 2007 até o 2016. Isso não teve alteração depois, por isso que ele é compatível. Tem algumas extensões um pouco mais antigas.

Quando você evolui um pouco ou quando você aprende um pouco mais de Access, você vê que tem outros formatos de banco de dados, mas não se preocupa com isso agora. Vou salvar neste lugar e vou mandar criar este banco de dados.

Quando eu faço isso, ele vem para essa tela e você fala assim: “Sabino, agora eu já não sei, eu não entendi mais nada agora”, e essa é a minha deixa para terminar esse vídeo e para irmos para o próximo vídeo, começarmos a ver detalhes, quem é o Access e como usaremos esse aplicativo.

Conhecendo o Access - O que é uma tabela

Vamos começar a trabalhar com o Access. E eu vou lembrar vocês que esse treinamento está sendo feito pensando em pessoas que conhecem Excel, mas que não necessariamente conheçam Access, então eu vou bem devagar e vou fazer algumas comparações.

A primeira delas, que eu queria que você reparasse nas guias, na parte de cima, é o seguinte, nós estamos em duas guias. Eu entrei, salvei um Access, ele já entrou em guias específicas, isso não acontece no Excel.

Por quê? Porque no Excel eu tenho as guias: “Página Inicial”, “Inserir”, e quando eu entro, por exemplo, numa tabela, num gráfico, você já viu que abrem outras abas. Vou colocar a tabela, só para relembrarmos. Tabela, não tabela dinâmica.

Na parte de cima pareceu “Design da Tabela”? Que é uma guia específica? Vou dar um “Ctrl + Z”, só para voltar. No Access a mesma coisa e eu já estou em guias específicas, olha só que estranho, eu acabei de entrar no Access, ele já está em guias específicas. Por quê? Porque o Access é diferente do Excel, ele não entra já. Quando você abre o Excel já entra em uma planilha, você já pode sair digitando dados.

O Access não é assim, o Access você tem que construir a estrutura que vai receber os dados, é justamente uma das diferenças importantes do Access. “Que estrutura é essa, Sabino?”, é uma tabela. O que é uma tabela? Vamos fazer essa comparação?

Se você já conhece Access, está acompanhando, às vezes está lá em 2x o que eu estou falando, eu estou fazendo comparação com Excel porque, para quem não conhece Access, é mais fácil, mas às vezes nós falamos algumas coisas que são mais ou menos, então a tabela é mais ou menos como uma planilha.

Por quê? Porque ela é para armazenar dados. Mas eu tenho que construir a estrutura da minha tabela antes de colocar os dados.

Então nesta tela, eu não vou colocar os dados, eu não vou colocar essa parte da descrição, “Tênis Infantil Nika Vermelho”, tamanho 36, não. Eu vou fazer essa parte em verde, “Descrição”, “Tamanho”, “Preço Unitário”, “Quantidades”, “Alerta de Estoque”, “Valor Total”, eu vou fazer isso primeiro. Primeiro eu tenho que dizer qual é a estrutura.

“Sabino, no Excel também, no Excel você está fazendo tudo no mesmo lugar”, é que no Access você vai ver que é diferente, eu estou criando uma tabela. E as colunas são os campos.

Ele já começa com “Código”. Vamos deixar, porque eu preciso ter um indicador único para o banco de dados funcionar direito, então nós vamos deixar. “Clique para Adicionar”, “Adicionar o que, Sabino?”, um campo. Que campo eu vou adicionar? O campo descrição.

O que é a descrição? Olha, “Clique para adicionar”, é um texto curto? É um número? É um número grande? É uma moeda? Data e hora? O que é? E não é o nome descrição, isto se refere a que tipo de conteúdo, que tipo de dado eu vou colocar dentro deste campo da tabela.

Eu tenho que ver o seguinte, descrição é um nome de produto, “Tênis Infantil Nika” alguma coisa, “Tênis Atitas” alguma coisa. O que é isso? É um texto curto, é um texto longo?

Vamos olhar o seguinte, qual o tamanho disso, “Tênis Infantil Atitas Vermelho”? Tem uns 30 caracteres. 30, 35, 40. Então, no Access nós vamos usar texto curto.

Qual é o nome deste campo? Olha só que legal, o nome do campo vem agora. O nome do campo é “Descrição”. Se você for de TI, for muito raiz, você vai falar assim: “Sabino, não coloque acentuação nos campos também”. Eu vou deixar passar essa, embora eu seja mais antigo e seja de TI, eu vou colocar a acentuação também.

Agora eu vou fazendo a mesma coisa. Por exemplo, agora eu tenho que colocar o tamanho. Tamanho é o quê? Tamanho é um número, então eu vou colocar “Número” e vou escrever o “Tamanho”, ou seja, a informação que eu quero. E ele já vai indo para os próximos.

Quando eu dou “Alt + Tab” para visualizar no Excel qual é o próximo, quando eu volto ele saiu daquela criação de campo. Na linha de baixo seria o lugar para colocar a informação já. Eu vou criar a “Moeda” e vou digitar “Preço Unitário”, que é o que eu tenho lá no Excel, preço unitário.

Quantidades eu posso trabalhar com número também, “Quantidade” está bom. Eu escrevi “Quantidades” nessa tabela, mas às vezes nós lembramos de algumas coisas.

Agora que nós estamos usando o Access, nós estamos usando um banco de dados, eu me lembro do meu professor na faculdade falando que campo de tabela sempre é no singular, porque ele já é uma coleção, você não precisa colocar no plural, senão você tem que pôr tudo no plural, porque você não vai fazer um banco de dados para guardar uma linha, você sempre vai guardar mais do que uma linha.

Por exemplo, eu tenho “Tênis Infantil Nika Vermelho”, “Tênis Infantil Nika Rosa”, então eu teria que escrever que são as descrições, porque não é uma descrição. Tamanho, tem vários tamanhos. Preço unitário, quantidades, tem várias quantidades. Está certo, mas todos os outros também tem vários, então não precisa, não vamos chegar nesse detalhe. [06:24] Quantidades, alerta de estoque. O que é o alerta de estoque? Nós vamos fazer, depois nós vemos se precisa ou não, o alerta de estoque é um texto também, texto curto. “Alerta de Estoque”.

“Sabino, por que você falou que talvez tenha, talvez não tenha?”. Quando vamos calcular um campo depois, não precisamos guardar no banco de dados. Da mesma forma que o valor total, nós também não deveríamos colocar. “Sabino, não deveria ou não pode?”, não deveria, porque algumas vezes nós colocamos, para ficar mais rápido.

Eu vou fazer por enquanto, porque nós estamos começando, eu vou colocar todos os campos e vou colocar todas as informações lá, mas depois nós discutimos, um pouco mais para frente, essa história de coloca ou não coloca os campos calculados no banco de dados.

Valor total, o que é o valor total? É moeda. “Valor Total”. “Sabino, do jeito que está eu entendi que eu posso começar a colocar as informações”. Por exemplo, descrição, eu posso escrever.

Eu esqueci que temos um VBA, eu já ia copiar daqui. Vamos fazer um “Ctrl + C” na primeira linha, deixa eu ver se ele traz ou não, “Ctrl + V”. “Tênis Infantil Nika”. Então “Posso começar já a digitar?”, pode, mas eu quero mostrar para você algumas maneiras de fazer isso e nós vemos isso no próximo vídeo.

Sobre o curso Excel VBA 4: criando conexão com Access

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