Gestão Ágil: Gestão de Processos para Agilidade

O que é Mapeamento de Processos? - Apresentação

Olá, sou Roberto Sabino, instrutor da Alura. Nesse curso aprenderemos sobre Gestão de processos e Agilidade.

Roberto Sabino é um homem de pele clara, rosto oval e olhos castanhos. Tem cabelos castanhos curtos e barba grisalha. Está com uma camisa preta, sentado em uma cadeira também preta e usa um microfone de mesa. Ao fundo, uma parede lisa azul sem decorações.

Este curso é destinado a você que está trabalhando com agilidade e precisar entender sobre mapeamento e gestão de processos.

O curso também atende pessoas que já trabalham com processos e tem dúvidas sobre.

Nas aulas, abordaremos a gestão de processos ou mapeamento de processos em um contexto ágil. Podendo ser para desenvolvimento de sistema ou outras áreas.

Entenderemos mais tecnicamente sobre processos e também abordaremos alguns aspectos sobre o mindset ágil (mentalidade ágil).

Começaremos entendendo o que é processo. Nisso, conheceremos algumas notações, como BPMN, UML, SIPOC e VSM.

Depois, descobriremos como unir essas notações que muitas vezes aparecem mais nos projetos e produtos waterfall (cascata), mais tradicionais, na agilidade.

Sim, é possível usar mapeamento de processos na agilidade!

Nas aulas aprenderemos quais são as notações ou atitudes mais adequadas para esse trabalho.

Estudaremos bastante SIPOC, VSM e analisaremos alguns detalhes dessas duas notações. Além disso, aprenderemos sobre a jornada do usuário.

Este curso será conduzido para que você possa ter uma aprendizagem ativa, ou seja, para possa colocar em prática todo conhecimento adquirido no seu dia a dia.

Além dos vídeos você também pode usar o Discord e o Fórum para tirar dúvidas e aprimorar seu conhecimento.

Vamos começar?

O que é Mapeamento de Processos? - Mapeamento de Processo vs Heroísmo

Algumas pessoas dizem que, em um contexto de agilidade, não há necessidade de realizar mapeamento de processos ou que não podem ser utilizados em conjunto com a agilidade.

No entanto, ao longo desse curso aprenderemos que é, sim, possível e vantajoso usar agilidade.

Mapeamento de Processo vs Heroísmo

Para entender quais são as vantagem, primeiro entenderemos o que é mapeamento de processos.

Considere a seguinte situação:

Você trabalha em uma empresa. Ao chegar no local, pela manhã, percebe que não há um passo a passo do que deve ser feito para cada uma das tarefas que você pode realizar no dia a dia.

Por exemplo, se sua tarefa for criar um produto, você não tem um passo a passo. O mesmo acontece com um produto que já está em operação ou no atendimento ao cliente.

Quando não temos um roteiro para seguir, precisamos contar com o heroísmo das pessoas que vão executar essa atividade. A pessoa responsável terá que realizar a atividade da melhor forma possível, sem saber exatamente como as outras pessoas fizeram antes.

Essa abordagem geralmente não é muito eficaz. Se o time for bom, alcançaremos sucesso, mas na maioria das vezes será um fracasso ou um sucesso parcial. Além disso, há cenários em que acreditamos que está tudo indo bem, mas depois deparamos com os erros.

Estabelecer processos nos permite repetir uma sequência de passos que alguém já realizou ou que todos fazem para atingir o resultado com maior facilidade.

Ter um mapeamento de processos não significa engessar o trabalho do dia a dia, mas sim ter uma base para que você não precise criar algo novo sempre que for realizar o trabalho.

Jornada do herói

A Jornada do Herói é um percurso rumo ao sucesso muito utilizada nos filmes de super-heróis e histórias muito conhecidas.

A jornada começa com um chamado para uma aventura ou um caminho a ser trilhado. No nosso dia a dia, poderia ser, por exemplo, a criação de um produto.

Em seguida, esse herói encontra um mentor que oferece algumas dicas enigmáticas que só farão sentido posteriormente.

Assim, o herói começa sua jornada na qual passará por vários problemas, enfrentará inimigos e fará alianças. Há sempre o risco de fracasso.

A jornada culmina em uma crise central, o maior desafio que, após quase ser superado, terá uma vitória e uma recompensa.

Então, o herói volta para casa aclamado, pois conseguiu realizar algo que ninguém mais conseguiu.

Essa estrutura narrativa é utilizada em filmes, como Top Gun, além dos filmes de super-heróis da Marvel e DC.

Quando enfrentamos desafios no trabalho devido à falta de um passo a passo mínimo estabelecido, a situação se assemelha com a Jornada do Herói.

Pode ser que você não tenha uma estrutura mapeada, mas algumas pessoas te instruíram sobre o que deve ser feito. Além disso, você teve treinamento e quando necessário pergunta para as pessoas mais experientes.

Embora não haja um passo a passo formal, ele existe. O desafio então é encontrar um equilíbrio. Imagine uma escala de 8 a 80, onde 8 seria a Jornada do Herói sem instruções claras e 80 seria ter todos os passos mapeados, nos restando apenas executar cada um deles.

O ideal é um equilíbrio, ou seja, processos definidos, porém não engessados.

O mapa de processos é uma representação visual das etapas e atividades envolvidas em um processo específico.

Suponha que você tenha um objetivo, como criar um produto, fazer a contratação de um novo produto, vender uma assinatura do seu produto para o seu cliente, ou mesmo se você já vendeu e precisa entregar algo como um kit de boas-vindas. Para isso há um passo a passo a ser seguido.

Esse passo a passo mostra uma sequência lógica de etapas que interagem com as pessoas ou áreas responsáveis por cada uma das atividades. Isso auxilia a compreensão e a melhora da eficiência e eficácia dos processos organizacionais.

Encontramos dois pontos importantes: a jornada do herói e o mapa de processos. Durante o curso nós aprenderemos a encontrar o equilíbrio.

A jornada do herói faz parte de enfrentar o desconhecido, algo que você não sabe como fazer, não há planejamento prévio ou direcionamento definido. Já no mapa de processos, há uma sequência de etapas onde os processos são organizados.

Claro que as vezes precisaremos enfrentar o desconhecido, mas é muito bom quando temos alguma estrutura, quando contamos com uma jornada do usuário, um mapa de processos, algo que possa nos auxiliar.

Ao longo do curso, vamos aprender quais são as principais formas de mapear processos, como os processos podem ajudar e, acima de tudo, como usar isso na agilidade.

Talvez você esteja pensando: "Eu já trabalho com processos hoje, mas estou mudando para agilidade e a liderança disse que isso não deve ser usado, pois é algo engessado e antigo".

Analisaremos todos esses cenários e entenderemos como usar o mapa de processos nos processos ágeis ao longo dessa nossa jornada.

Não será tanto uma jornada do herói, já que temos um passo a passo para seguir, mas com certeza aprenderemos muito a partir de agora.

O que é Mapeamento de Processos? - Em tudo tem processos

Caso você não saiba o que é processo ou mapeamento de processos, é isso que aprenderemos agora.

Entendendo processos

Processo é um passo a passo utilizado para fazer algo.

Em breve entenderemos que também existe granularidade, processos primários e secundários. A partir disso entenderemos onde devemos concentrar nossos esforços.

Imagine uma pessoa que trabalha no modelo presencial. Ao sair de casa, essa pessoa decide passar em uma padaria para tomar café.

Analisando esse caso, percebemos que a pessoa não tomou café da manhã em casa. Isso pode ter ocorrido por diversos motivos. Pode ter sido uma decisão consciente, ou então, uma opção mais fácil após ter acordado mais tarde do que deveria.

Considerando outras possibilidades, poderia ter acabado os ingredientes do café da manhã ou até mesmo ser uma prática comum no dia a dia dessa pessoa.

Repare que podemos perceber um processo mais definido.

Agora, suponha que, chegando na padaria há uma longa fila. Então a pessoa decide ir trabalhar sem tomar café da manhã. Essa decisão é tomada, pois a padaria é longe de sua casa e do trabalho.

Então, mesmo que essa pessoa tenha estabelecido um processo, nesse dia ele não funcionou. Portanto, será necessário aprimorá-lo. Uma solução seria comprar algo no dia anterior para ser preparado no café da manhã do dia seguinte, por exemplo.

Considere que essa pessoa tem a mesma rotina todos os dias. Sendo assim, a pessoa já definiu que nas segundas, quartas e sextas-feira vai à padaria A. Na terça e quinta-feira, como a padaria A fica mais cheia, vai a uma padaria B ou toma café em casa. Assim o processo é melhor definido.

A pessoa não precisa considerar ir à padaria, ela simplesmente vai. Além disso, dificilmente acontecerá de chegar até lá e pegar uma fila muito grande, pois esse processo foi refinado.

Consideremos um desdobramento para essa história. Imagine que essa pessoa teve um filho que cresceu e começou a trabalhar.

Ao entrar no mercado de trabalho, essa pessoa orientou o filho a ir à padaria A nas terças, quartas e sextas-feiras, pois não tem muita fila. Já na terça e quinta orientou a tomar café em casa para não ter problemas ou atrasos.

Perceba que o filho não precisou passar pelos mesmos problemas, pois alguém já tinha mapeado esse processo.

Em uma empresa acontece de forma semelhante, porém esse processo está normalmente escrito e precisamos entendê-lo por meio do mapa de processos.

No próximo vídeo, analisaremos um mapa de processos fictício para entendermos melhor como isso funciona em uma empresa.

Tudo ocorre de forma parecida com o exemplo dessa aula. Há um fluxo de atividades importantes e tarefas que possuem uma relevância significativa para a empresa e que irá se repetir diversas vezes.

Para isso, é criado um procedimento para que as pessoas não precisem se desdobrar diariamente, ou seja, não precisam ser heróis para resolver problemas.

Te esperamos no próximo vídeo!

Sobre o curso Gestão Ágil: Gestão de Processos para Agilidade

O curso Gestão Ágil: Gestão de Processos para Agilidade possui 101 minutos de vídeos, em um total de 34 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Agilidade em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• O que é Mapeamento de Processos?
• Notações e usos
• Os processos em Agilidade
• SIPOC e VSM na Agilidade
• Melhoria de processos (AS IS e TO BE)