Boas-vindas ao curso de Gestão da Mudança em Projetos: uma abordagem prática da Alura! Eu sou a Aline Roque Klein e irei te acompanhar ao longo dessa jornada.
Audiodescrição: Aline se descreve como uma mulher branca de cabelos castanhos curtos e lisos, e olhos castanho-escuros. Ela veste uma blusa marsala, um tom entre vermelho e vinho, e está sentada em um ambiente iluminado em gradiente roxo e laranja. Ao fundo, em frente a uma parede branca, há uma estante estilo industrial com alguns objetos de decoração e livros, e à direita da instrutora, há um quadro estilo industrial com algumas flores aramadas.
Neste curso, vamos aprender a aplicar práticas de gestão da mudança a projetos, seja para implementação de novas tecnologias, processos ou ferramentas, de modo a gerar maior engajamento e adesão das pessoas para que o processo se consolide a longo prazo.
Para construirmos o conhecimento deste curso, passaremos por um processo que começa com a análise de prontidão: o quanto a equipe ou empresa está preparada para implementar a mudança e, se não estiver, o que podemos fazer a respeito?
Passaremos por uma análise de gestão de stakeholders (partes interessadas), entendendo como fazer um mapeamento de stakeholders, bem como identificar seu nível de influência e comprometimento no contexto de um projeto.
Falaremos também sobre gestão de riscos, como identificá-los e mitigá-los; como criar um plano de ações, mapeando o estado atual (as is) e identificando o que falta para alcançar o estado desejado (to be). Para isso, construiremos um mapa da jornada do processo utilizando a ferramenta Miro.
Iremos aprender a fazer planejamento de curto, médio e longo prazo, com alguns exemplos de estratégias que fazem sentido para cada um desses horizontes.
Abordaremos as metas SMART; a construção de um plano de ações utilizando o método 5W2H aplicado à gestão da mudança; engajamento e comunicação eficaz; e os principais que devem ser comunicados para que as pessoas tenham melhor adesão às mudanças.
Além disso, traremos alguns exemplos aplicados; estratégias para engajar diferentes perfis; e storytelling, ou como contar histórias, criando uma narrativa que gera empatia com as pessoas usuárias no processo da mudança.
Inclusive, você poderá baixar um modelo para utilizar no dia a dia.
Em seguida, vamos falar sobre capacitação para gerar engajamento e como utilizar diferentes tipos de capacitação para que as pessoas se sintam seguras na implantação de novos processos.
Também abordaremos como lidar com as resistências, entendendo por que as pessoas resistem às mudanças e como podemos enfrentar cada uma das fases.
Falaremos sobre execução e monitoramento, e sobre como fazer um plano de melhoria contínua para que, do planejamento à execução, o projeto gere aprendizados e dure a longo prazo.
Além disso, iremos discutir indicadores de progresso, aprendendo a analisar esses indicadores e mostrando na prática como fazer um dashboard com a ferramenta ClickUp na versão gratuita.
Por fim, discutiremos estratégias para consolidar mudanças a longo prazo, promovendo o aprendizado contínuo até o momento da desmobilização do projeto.
Te convidamos para essa jornada. Nos encontramos no próximo vídeo!
Quando falamos sobre gestão da mudança, geralmente, pensamos a nível organizacional, em grandes mudanças, como quando uma empresa decide adotar uma cultura de inovação, agilidade ou aprendizagem. Essas são mudanças significativas e comuns que requerem atenção e planejamento.
Essas mudanças envolvem uma abordagem holística e estratégica, ou seja, é necessário entender onde a empresa está, para onde deseja ir, e o que falta para alcançar esse objetivo. A partir disso, desenvolvem-se novas competências, adquirem-se recursos e contratam-se pessoas, como parte de uma estratégia que se desdobra em passos e mecanismos para gerir a grande mudança.
Além disso, a gestão da mudança organizacional é um processo de médio e longo prazo. Não se cria uma cultura de inovação rapidamente.
Começamos com pequenos passos, que podem vir de uma orientação da diretoria para os times, o que chamamos de top-down, ou de experimentos/explorações feitas no time para testar e disseminar uma nova cultura, expandindo para outros times e, eventualmente, para a empresa inteira, o que chamamos de bottom-up.
Em ambos os casos, surgem iniciativas ao longo da rotina, permitindo a criação de uma cultura que, após alguns anos, se disseminará, caso seja consistente. Isso envolve múltiplas áreas e partes interessadas. Não se cria uma mudança organizacional de grande porte em um único setor ou área.
É necessário envolver diferentes stakeholders estratégicos na organização, de modo que a nova cultura se torne parte da raiz, do DNA da empresa.
Além da mudança organizacional, existem outros tipos de mudanças, como, por exemplo, quando precisamos mudar a ferramenta de trabalho, adotar a inteligência artificial na rotina ou setor, ou mudar o sistema de gestão de projetos de um sistema, como do Jira para o ClickUp.
Quando as equipes precisam mudar o uso de ferramentas do Google para ferramentas Microsoft, ou vice-versa, são projetos e iniciativas que precisam acontecer, mas para ocorrerem, eles dependem da mobilização de pessoas, tornando-se mais assertivos por um viés de gestão de mudança.
A gestão de mudança aplicada a projetos, tema deste curso, é uma abordagem tática e operacional. Ela não envolve a estratégia da organização inteira, mas sim execuções e aspectos da rotina. Além disso, ela é focada em mudanças específicas e de curto prazo, pois, geralmente, temos poucos meses para adotar uma ferramenta.
Como isso pode ser o mais eficaz e assertivo possível para alcançar determinado objetivo?
Para ter um conceito nítido, trazemos a visão do PMI (Project Management Institute), que diz o seguinte sobre a aplicação de estratégias e técnicas:
"Aplicação de estratégias e técnicas para lidar com o fator humano durante a implementação de mudanças organizacionais." — Project Management Institute
O PMI discute essa visão da gestão da mudança em projetos, incluindo aqueles em curso que precisam passar por uma mudança ou transição.
Não se trata apenas de mudar a ferramenta, mas de executar um projeto de tecnologia da informação e, em determinado momento, enfrentar um evento que exige refletir se seguimos o escopo projetado ou se adaptamos e ajustamos o projeto.
Esse é outro cenário possível no contexto de gestão de mudanças em projetos.
Por que isso é importante? Por que faz sentido trabalhar com gestão de mudança em um nível tão pequeno e específico? A maioria dos projetos que fracassam são "boicotados" pelas pessoas. Esse boicote não ocorre porque as pessoas são ruins, mas porque estão confortáveis com suas rotinas.
Quando envolvemos mudanças, como trocar a ferramenta usada no dia a dia, enfrentamos resistências. Se entendermos, planejarmos e mitigarmos esses problemas antes que ocorram, teremos um processo melhor conduzido, estruturado e aceito pelas pessoas na organização.
Devemos gerir a mudança pelos seguintes motivos:
- Envolver e engajar as pessoas;
- Garantir a entrega de valor de um projeto. Não basta executar o projeto, marcar como concluído e seguir em frente. Se o projeto não gerar impacto ou valor para a organização, é uma perda de tempo e desperdício, algo que nenhuma empresa ou profissional deseja, especialmente, hoje em dia.
Por onde podemos começar com a gestão de mudança a nível de projeto? O primeiro passo é fazer uma análise de prontidão. Precisamos entender em que ponto estamos antes de avançar com a condução do projeto. Falaremos sobre isso no próximo vídeo!
O princípio básico da gestão da mudança é transformar algo desconhecido pelo público, que será impactado, em algo conhecido, ou seja, dar visibilidade.
Para isso, o primeiro passo é entender onde as pessoas estão, o que elas sabem e como realizam suas atividades. A partir disso, traçamos nossa estratégia, que é a gestão da mudança efetiva.
O processo de entender onde as pessoas estão é chamado de análise de prontidão, ou change readiness (prontidão para mudança).
Existem diferentes maneiras de abordar as pessoas, como entrevistas e grupos de foco, que discutiremos mais adiante. O importante é analisar o contexto onde a mudança será implementada, seja um novo projeto ou um novo sistema.
A ideia é entender por que esse movimento é necessário. Não mudamos apenas por mudar ou porque todos mudaram, mas porque há um objetivo a ser alcançado.
É importante ter clareza sobre o objetivo desejado. Muitas mudanças não precisariam ocorrer, mas quando são realmente necessárias, precisamos pensar estrategicamente sobre sua importância, o que ganharemos e o que perderemos com essas mudanças.
Precisamos considerar a estratégia, isto é, onde a empresa deseja chegar e como o movimento ajudará a avançar nessa direção. Às vezes, a mudança tem boa intenção, mas não passa por uma análise crítica para verificar se realmente contribuirá ou se será um fator de morosidade.
Por fim, consideramos quais áreas serão afetadas. Geralmente, a mudança impacta além de nossa área. Por exemplo, ao implantar um software de gestão de projetos, é comum avaliar apenas a área do time que operará o software.
No entanto, pode haver impacto indireto em outras áreas, como a geração de relatórios que são feitos facilmente e precisarão ser aprendidos no novo sistema.
O nível de contrato da nossa licença suporta o tipo de relatório necessário para informar stakeholders, como o conselho executivo, sobre o status dos projetos? Existem recursos que perderemos com a migração e que impactam outras áreas, como um relatório financeiro que auxilia a equipe de gestão de fluxo de caixa?
Precisamos mapear todas essas áreas e partes interessadas para entender o nível de impacto gerado. Elas também devem fazer parte do plano de gestão da mudança.
A análise de prontidão é o primeiro passo. Ao entender onde as pessoas estão, considerando que lidamos com gestão de mudança e, portanto, com pessoas, conseguimos criar uma estratégia que ajuda a reduzir resistências. Da mesma forma, aumentamos a probabilidade de sucesso.
Queremos um projeto que gere impacto e valor para a empresa, reduzindo riscos e promovendo a sustentação da mudança, tornando-o bem-sucedido e sustentável a longo prazo.
Para começar, avaliamos o nível cultural das pessoas. A cultura está alinhada ao que propomos? Imagine que, em uma consultoria para uma empresa na área jurídica, as lideranças queriam mais agilidade e automação, mas ainda usavam pastas com processos impressos. Após análise, foi implantado um software de gestão de projetos jurídicos e digitalizamos documentos.
No entanto, culturalmente, advogados e assistentes estavam despreparados para essa mudança, pelo costume com arquivos em papel. Percebido isso, foi necessário preparar a equipe para acolher a mudança. Se a gestão da mudança fosse feita antes, a equipe estaria preparada.
No segundo nível, falamos de comprometimento. Os stakeholders apoiam? Quem são essas pessoas? No próximo vídeo, discutiremos mais sobre stakeholders de projeto, mas existem diferentes camadas que vão além das pessoas que utilizarão ou enxergam valor, como a liderança do escritório mencionado. Pessoas influenciadoras podem contribuir ou prejudicar o processo.
Além disso, precisamos entender nossas competências, isto é, recursos, habilidades e competências necessárias para implementar a mudança.
Na análise de prontidão, consideramos recursos técnicos e financeiros, como equipamentos, softwares e dinheiro para treinamentos. As pessoas têm condições de executar o processo? Será fácil ensiná-las? Competências vão além da habilidade, envolvendo conhecimento e atitude.
Ao passar pelos três níveis, chegamos à visão da análise de prontidão, também conhecida como change readiness. Abaixo, trouxemos a visão do PMI sobre isso:
"Estado de preparação de indivíduos, equipes e organizações para adotar e implementar uma mudança de forma eficaz." — Project Management Institute
Após avaliar o quanto a empresa está apta a determinadas mudanças, fazemos a gestão de stakeholders. Abordaremos esse tema no próximo vídeo!
O curso Gestão da mudança em projetos: aplique de forma prática possui 117 minutos de vídeos, em um total de 48 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.
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