Kanban: práticas avançadas incluindo gestão de portfólio

Resumo do método - Apresentação

O instrutor na Alura, Roberto Sabino, dá as boas-vindas ao último curso da formação Kanban.

Autodescrição: Roberto Sabino é um homem de pele clara, rosto oval e olhos castanhos. Tem cabelos castanhos curtos e barba grisalha. Está com uma camisa preta, sentado em uma cadeira também preta e usa um microfone de mesa. Ao fundo, uma parede azul sem decorações.

Já aprendemos muitos conteúdos e, agora, vamos para as práticas avançadas do Kanban.

O que aprenderemos?

Vamos analisar com detalhe o Kanban Essencial Condensado, um livro que conta com definições e conteúdos interessantes sobre Kanban.

Também vamos utilizar tudo que já aprendemos, como métricas e cadências, dentro de um estudo de caso.

Vamos analisar o estudo de caso da ByteBank, criado a partir dos pontos mais importantes compilados de vários estudos de casos relatados por empresas reais. Com isso, vamos conhecer como empresas usam a gestão de portfólios em seu dia a dia dentro do método Kanban.

Depois, vamos aprender como usar o Kanban para melhorar as incertezas de um projeto, produto, iniciativa ou serviço.

Além de fazer estudos de caso, também vamos trazer muita informação do Guia Oficial do Método Kanban, Kanban Essencial Condensado e até Scrum Guide.

Público- alvo

E como saber se esse curso é para você? Se você acompanha a formação Kanban, está na hora de finalizar com êxito seu estudo sobre o método.

Se você ainda não começou a formação, busque na plataforma a sequência correta dos cursos.

Adiante, vamos começar a analisar os estudos de caso e as documentações oficiais.

Resumo do método - Revisando princípios e práticas

Vamos começar nosso último curso da formação Kanban. O instrutor Sabino gostou muito de fazer a formação e ler as interessantes repercussões no LinkedIn com a hashtag #AprendiNaAlura. Marque o perfil do instrutor Roberto Sabino no LinkedIn em suas postagens para que ele conheça mais dos impactos dessa formação.

Primeiro, vamos voltar aos conceitos por meio da busca em literaturas como Guia Oficial do Método Kanban e o Kanban Essencial Condensado.

É possível baixar esses materiais como e-books diretamente da página oficial da Kanban University. São materiais oficiais dos mantenedores do método Kanban. O organizador do método Kanban é o criador da Kanban University para trabalho intelectual e de software.

Nesse começo de curso, a ideia é entender as bases teóricas. Para isso, discutiremos os princípios do Kanban que estão dividos em dois grupos.

Princípios da Gestão de Mudanças

Os princípios da gestão de mudanças do Guia Oficial do Método Kanban aconselha que:

Começe pelo o que você faz agora.

Em outras palavras, não é necessário fazer uma grande mudança. Você pode começar pelo que você já faz e já tem.

Obtenha acordos.

Não tente mudar tudo com uma "canetada" (imposição sem negociações ou debates) ou briga. Evite grandes mudanças.

Ao invés disso, obtenha acordos e trabalhe com todos os interessados para que atinja os objetivos de melhoria contínua.

Encoraje atos de liderança em todos os níveis.

Na teoria, é comum ouvir esse conselho. Porém, na prática, é difícil encontrar lideranças que encorajam atos de liderança dentro da empresa.

O que é encorajar atos de liderança? É deixar que alguém puxe uma determinada responsabilidade. Dessa maneira, podem começar a fazer algo de uma forma diferente e até testar algo que pode dar errado, mas devemos testar.

Princípios da Entrega de Serviços

Dentro do método Kanban também temos os princípios da entrega de serviços que são visões mais práticas, como:

Compreender e focar nas necessidades do cliente.

O cliente deve ser o centro da nossa atenção e a razão pela qual fazemos o método Kanban e operamos nosso serviço.

Gerenciar o trabalho com foco na auto-organização.

Esse é outro princípio que é comum na teoria. O Scrum também é organizado em equipes auto-organizáveis.

Porém, no trabalho do dia a dia é difícil aplicá-lo, porque às vezes falta autonomia, conhecimento ou um ambiente propício. Mas, também devemos entender que temos limites da auto-organização.

Por exemplo, não é possível trabalhar em uma empresa grande e querer ser totalmente auto-organizado. O time deve seguir regras e quanto maior a empresa, normalmente mais regras vão ter. Afinal, empresas grandes têm mais chefes, clientes, pessoas interessadas e, consequentemente, menos possibilidade de ter autonomia.

Contudo, esse cenário não tira a possibilidade do time tentar se auto-organizar. O ideal é estar auto-organizado de acordo com a autonomia que você tem.

Revise regularmente seu sistema e políticas.

Isto é, revise o sistema Kanban e os combinados usados no dia a dia e feitos com todos os interessados e stakeholders.

Práticas Gerais

Agora, vamos passar para as práticas gerais do método Kanban.

1. Visualizar

É importante visualizar o trabalho e seu fluxo, bem como os riscos.

2. Criar políticas explícitas

Tenha políticas acordadas e visíveis para todos os envolvidos. Deve ser fácil para todos visualizar, entender e utilizar esses acordos.

3. Limitar o WIP

A teoria do limite de WIP (Work in Progress ou trabalho em progresso) é começar um trabalho e ir até a sua finalização. Assim, vamos só comecar algo quando terminamos o que fazíamos anteriormente.

Pare de começar e comece a terminar!

Lembre-se que o método Kanban é composto pelos princípios distribuídos em duas categorias (gestão de mudanças e entrega de serviços) e também pelas práticas gerais. Ou seja, você precisa conhecer esse conjunto de elementos para poder usar o Kanban de verdade.

Se você diz que está usando o método Kanban, mas não tem limite de Work in Progress, talvez não esteja de fato usando o método.

4. Estabelecer ciclos de feedback

As práticas gerais continuam com estabelecer ciclos de feedback, os quais aprendemos como cadências.

Existem reuniões para que o time organize o que vai fazer, mas também para marcar o ritmo de trabalho.

Promova colaboração, aprendizado e melhorias.

5. Gerenciar de fluxo

É essencial gerenciar o fluxo para que seja contínuo e previsível.

Você gerencia o fluxo do seu trabalho? Você sabe quanto tempo você demora para fazer uma das atividades que você faz todos os dias? Se não sabe, você provavelmente não está gerenciando o fluxo de trabalho.

Com o Kanban, devemos gerenciar e utilizar dados para essa prática geral.

6. Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente

Em outras palavras, devemos melhorar em equipe e estar sempre atentos para as necessidades dos outros. Mas, devemos evoluir por meio de tentativas com acertos e erros e que utilizam o método científico.

Tanto acertos quanto erros trazem evoluções, pois aprendemos quais práticas funcionam e quando tentar algo diferente. É claro que as tentativas dependem de ambiente bom e seguro para experimentação.

O método

Segundo o Kanban Essencial Condensado, o método "Kanban é um método para definir, gerenciar e melhorar serviços" que entragam valor ao cliente.

O "Kanban é baseado em tornar visível os serviços", ou seja, você conhece o fluxo, o trabalho que deve ser feito e os possíveis gargalos no processo - o que te ajuda a melhorar e garantir a qualidade do trabalho.

Resolver gargalos é melhorar o serviço. Por isso, precisamos buscar saber o que fazemos de errado para poder evoluir. Às vezes, estamos trabalhando e não queremos saber o que fazemos de errado, só queremos saber o que fazemos certo. Mas, isso não é bom.

Visualizando os serviços

Podemos visualizar o fluxo de trabalho por meio do quadro Kanban, o qual pode conter colunas como "backlog", "análise", "fazendo", "teste", "finalizado".

O limite de Work in Progress é estipulado na coluna "fazendo" para ter um nível máximo no trabalho em progresso.

Também devemos trabalhar com métricas, etapas e fluxo bem definidos e, assim, visualizar possíveis gargalos.

Esse é um exemplo de como podemos usar o método Kanban.

Na sequência, vamos revisar as principais métricas.

Resumo do método - Revisando as principais métricas

Métricas são um desafio para quem trabalha com agilidade e desenvolvimento de software.

Muitas vezes, trabalhamos sem uma métrica bem definida. Mas, o Kanban remete à necessidade de medir para poder evoluir e acaba nos forçando a trabalhar com teoria das filas.

O método nos força a usar métricas para saber se evoluímos, o que pode ser positivo no caso de desenvolvimento de software, por exemplo.

Teoria das filas

Quem estuda matemática aprende muito sobre teoria das filas. Não precisamos aprofundar tanto, mas devemos saber que a teoria das filas prevê modelos para mostrar o comportamento cuja demanda cresce aleatoriamente.

O que é uma demanda que cresce aleatoriamente? É quando não conseguimos controlar quantos pedidos recebemos em um determinado período.

Devemos conhecer o comportamento da demanda, porque se o aumento da fila for maior que a vazão, a fila tende ao infinito.

Por exemplo, todo dia chegam 3 pedidos e resolvemos 2. Dessa forma, todo dia temos 1 pedido pendente. Quanto mais passa o tempo, mais pedidos pendentes vamos ter. No primeiro dia temos 1 pedido pendente, no segundo dia temos 2 pedidos pendentes, já ao final de 1 ano vamos ter 365 pedidos pendentes. Ou seja, essa fila só aumenta se não atendemos os pedidos na mesma velocidade que chegam.

Por isso que a teoria das filas e as métricas nos ajudam a dimensionar o sistema Kanban - se precisamos contratar mais pessoas, mudar o fluxo ou o serviço.

Deve-se mirar no sistema em equilíbrio.

Um sistema está equilibrado quando chegam 3 demandas e conseguimos resolver as 3, por exemplo.

Além disso, lembre-se que o que não se pode medir, não se pode melhorar. A frase não é de autoria do Sabino, mas ele concorda plenamente com essa ideia.

Por vezes, usamos outros tipos de frameworks e metologias, onde não nos preocupamos tanto com métricas, e temos a sensação que trabalhamos melhor. Mas, como sabemos se realmente trabalhamos melhor?

Por exemplo, um maior contentamento das pessoas pode indicar que as pessoas trabalham de forma mais agradável, mas não mostra se estão evoluindo no serviço e na entrega de valor se não fizermos uma medição. É preciso definir qual a nossa medida.

Métricas

No Kanban, as métricas comumente utilizadas vêm da teoria das filas, como:

• Lead time - É o tempo de percorrer toda a produção, desde a solicitação do cliente (ponto de compromisso) até estar finalizado (ponto de entrega).
• Cycle time - É o tempo de ciclo. Por exemplo, o tempo que demoramos para fazer uma ou algumas das etapas do processo.
• Work in Progress (WIP ou trabalho em progresso) - Quantidade de tarefas iniciadas em um mesmo momento e que ainda estão em processo de produção.
• Throughput (vazão) - Quantidade de itens finalizados em um determinado período de tempo.

Ressaltamos novamente a prática limitar o WIP para "parar de começar e começar a terminar". É necessário fazer as atividades até o final para depois começar uma nova.

Além disso, lembre-se que a vazão deve ser medida. Ou seja, para saber quantas entregas fazemos em média, precisamos saber o que e quando entregamos para fazer o cálculo do throughput.

Raias

As classes de serviços, ou seja, as raias usadas no quadro Kanban são essenciais para não contaminar as métricas.

Por exemplo, podemos dividir as colunas do quadro (de "análise" até "finalizado") e delimitar um espaço acima para as demandas urgentes e outro abaixo para as demandas do fluxo normal.

Não devemos misturar as métricas dos itens urgentes com itens normais. Senão, a métrica não vai servir para nenhuma das demandas.

A métrica deve ser específica para dar previsibilidade, visualizar e medir evolução na prestação de serviços de cada demanda em particular.

Se juntamos uma métrica "média", podemos não ter certeza da evolução geral devido a algumas circunstâncias. É possível usar uma métrica na média? Sim, mas é preciso ter a métrica específica também.

Lei de Little

Como já estudamos, a lei de Little é o cálculo do Lead time ao dividir o trabalho em progresso pela vazão.

Lead time = WIP / throughput

Podemos ter algumas observações a serem medidas de forma diferente. Caso queira relembrar, revisite o segundo curso da formação chamado Kanban: evolua suas entregas com métricas.

Na hora de analisar os estudos de caso, precisaremos entender a lei de Little.

Na sequência, vamos falar sobre cadências e feedback.

Sobre o curso Kanban: práticas avançadas incluindo gestão de portfólio

O curso Kanban: práticas avançadas incluindo gestão de portfólio possui 116 minutos de vídeos, em um total de 32 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Gestão de Produtos em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Resumo do método
• Kanban na gestão de portfólio
• Portfólio vs Operação
• Visão operacional
• Requisitos e métricas