Lean Agile Budgeting: realizando orçamentações na era digital

O desafio da orçamentação - Apresentação

Olá, sou Roberto Pina, consultor de empresas e instrutor da Alura. Boas-vindas a este curso de Lean Agile Budgeting.

Audiodescrição: Roberto tem a pele clara, usa óculos, não tem barba, é calvo e está utilizando uma camiseta de cor azul escura. Ao fundo, um ambiente de iluminação laranja e rosa.

Os objetivos deste curso são apresentar os conceitos e os desafios ligados à orçamentação, em especial em produtos de tecnologia. Vamos usar bastante como exemplo o caso de software e trazer as propostas do composto metodológico em Agile para esse assunto.

Para quem é este curso?

O público-alvo do curso são gerentes de projetos, programas e portfólios, gerentes também de áreas de negócio, consultores e coaches em gestão de projetos tradicionais e ágeis, profissionais que trabalham com orçamentações ou projetos financeiros, e também aspirantes às posições anteriores.

O que aprenderemos?

Primeiramente, vamos falar do desafio da orçamentação de uma maneira geral. Depois, de maneira mais particular, o desafio da orçamentação de produtos complexos, como software. Então, falaremos de modelos e linhagens de orçamentação e a visão do Lean Ágil para o assunto. Trataremos de alguns estudos de caso e faremos algumas considerações finais, fechando a temática.

Os benefícios de fazer este curso referem-se aos avanços nos seus conhecimentos sobre orçamentação e, consequentemente, também a respeito do composto tecnológico Lean Ágil. E com isso, uma melhoria na sua competitividade no mercado de trabalho.

Vamos então iniciar o conteúdo falando da orçamentação nas organizações e seus desafios. Vamos lá?

O desafio da orçamentação - Orçamentação e seus desafios

Quanto vai custar? Quais recursos financeiros serão necessários para o funcionamento da organização no próximo período? Essa é uma questão central na administração.

Para a sustentabilidade do negócio, é necessário um controle financeiro bem feito, que faça um balanço adequado entre receitas e desembolsos. Portanto, a organização precisa gastar menos do que arrecada e deve haver um lucro adequado nesse balanço. Isso é fundamental para a continuidade da organização e é uma regra que se aplica até mesmo à vida pessoal. Precisamos ter controle sobre nossos gastos para não comprometer a nossa saúde financeira.

Dentro dessa necessidade, a organização sempre vai querer prever e controlar quanto gasta em seus projetos e operações contínuas. Isso é uma necessidade constante e legítima.

Nisso entra a função da orçamentação, que é o ato de elaborar orçamentos ou, em inglês, budgets (orçamentos). "Budget" é um jargão em inglês bastante usado nas organizações e se refere ao orçamento e à previsão de gastos.

O que é a orçamentação?

Definições usuais ou formais de orçamentos dizem que eles são valores calculados de receitas e despesas futuras para a administração pública ou privada. Portanto, existe nisso um cálculo ou, pelo menos, uma tentativa de cálculo para esses valores financeiros.

Outra forma de definir orçamentação são valores previstos para a realização de empreitadas, como projetos e operações, que se materializam em produtos ou serviços.

Orçamentação clássica

A orçamentação clássica envolve análises ou previsões geralmente demoradas ou imprecisas. Nas grandes organizações, em especial, existe um período no último trimestre, por exemplo, onde fazemos o orçamento do próximo ano. Há toda uma mobilização de cálculos e previsões que, normalmente, não são muito precisas, porque é difícil, principalmente no contexto atual, fazer previsões exatas ou precisas sobre o que vai acontecer no próximo período, tipicamente um ano.

E, quando definimos os orçamentos, isso acaba gerando um compromisso, que pode estar atrelado a uma recompensa ou uma penalidade. Então, se temos uma área e definimos um orçamento para ela, temos que cumprir esse orçamento. E, se não cumprirmos, isso pode ter algum efeito na nossa avaliação. Portanto, a orçamentação tem essa característica e esse risco, digamos assim, para quem a realiza.

A orçamentação clássica também tende a ter pouca elasticidade. Então, ao definir um número, esse número dificilmente muda. E não conseguimos, de maneira simples, transferir o orçamento de uma área para outra ou de um projeto para outro. Então, tudo fica, de certa forma, rígido dentro da ideia ou da ilusão de previsibilidade.

Além disso, a orçamentação tradicional exige a estimativa de tudo ou de muita coisa. Ou seja, para todos os projetos, para todo o portfólio, para toda a área, para toda a empresa. Incluindo orçamento de pessoal, de material, até de um clipe de papel, se possível. Esse é o nível de exigência.

Problemas da orçamentação clássica

No entanto, esse modelo traz alguns problemas. Primeiramente, existe a presença de uma certa "gordura". Como a orçamentação é algo que pode influir na nossa avaliação, e ela tem um certo risco, as áreas e as pessoas podem se sentir tentadas a colocar um extra naquele número que vão passar. Por exemplo, se calculamos ou se achamos que vamos gastar R$150, vamos falar que precisamos de R$170 para a organização. Assim, cria-se uma folga para contornar alguma eventual imprecisão nossa, imprecisão essa que é absolutamente inevitável.

Outro ponto é que a visão do todo fica prejudicada. Fazemos um orçamento da nossa área e pode ser que, até por conta da "gordura" que colocamos, isso pode fazer falta em alguma outra área que foi mais otimista na orçamentação ou que esteja mais deficitária. Isso resulta numa visão de silos na orçamentação. Cada área tem seus orçamentos, suas metas e fecha os olhos para o todo.

Além disso, como a orçamentação é um número fixo que tem que ser cumprido, não se pensa duas vezes antes de sacrificar aspectos vitais. Então, em nome de cumprir o orçamento e dependendo da pressão que a organização coloca nisso, pode-se chegar a cortar pessoas ou diminuir um pouco a qualidade do trabalho. A orçamentação traz essa pressão sobre outros aspectos do funcionamento da empresa.

Outro problema é que essa sistemática tradicional de querer planejar o imprevisível ou de fazer uma previsão rígida por um período mais ou menos longo, não combina muito com a sistemática do mundo atual, que é volátil, incerto, complexo e ambíguo. Não sabemos o que vai acontecer exatamente daqui a seis meses ou um ano. Quem dirá fazer orçamentos para planos de cinco anos, porque isso é muito tempo hoje em dia, muita coisa acontece, pois as coisas mudam muito rapidamente nos dias de hoje. Então, a orçamentação tende a ser bastante imprecisa, e em alguns casos até irrealista.

Essa é a orçamentação clássica e esses são seus principais problemas ou desafios. Na sequência, vamos fazer uma pequena atividade prática para você sentir a dificuldade de orçar. Vamos em frente?

O desafio da orçamentação - O banho do cachorro

Vamos propor uma pequena atividade, comum em nossos cursos de gerenciamento de projetos, especialmente gerenciamento de recursos financeiros, que é a estimativa do tempo para dar banho em um cachorro.

A proposta é a seguinte: peça para 10 pessoas estimarem o tempo necessário para dar banho em um cachorro. Especifique o tipo de cachorro, pois dependendo do animal, a estimativa pode variar. Por exemplo, estipule que seja um cachorro de porte médio, de pelo curto e dócil.

Solicite que cada pessoa, de maneira individual, estime o tempo para dar banho no cachorro e, em seguida, colete esses resultados. Tabule as estimativas recebidas e observe, antes de tudo, a amplitude dos resultados.

Provavelmente, haverá pessoas que dirão que leva 10 minutos para dar banho em um cachorro. Outras dirão 15, o que já é uma discrepância de 50%. Algumas dirão meia hora e haverá quem diga uma hora.

Perceba que em uma atividade relativamente simples, existe uma discrepância que pode variar de 10 minutos a uma hora. Quem falou uma hora, pode estar pensando que esse é o tempo que um pet shop leva para dar o banho. E quem falou em 10 minutos, pode estar pensando no tempo de ir até sua casa, conseguir uma mangueira, convencer o cachorro a participar e dar um banho rapidamente.

Veja que a concepção do que é dar banho no cachorro pode variar bastante e influencia, é claro, na estimativa. Temos essa amplitude oriunda das diferentes percepções a respeito do que vai ser estimado, por mais simples que seja - imagine, então, algo mais complexo!

Isso acontece porque as atividades, seja do dia a dia ou das empresas, quando são realizadas por máquinas, podemos ter um tempo padrão, um ciclo definido. Mas quando são feitas por pessoas, estão sujeitas a imprecisões da estimativa, que dependem da experiência e do conhecimento de quem vai estimar.

Como citamos no exemplo do banho do cachorro, elas dependem da concepção que a pessoa tem daquela atividade. Para uma pessoa, realizar tal atividade tem uma certa característica, envolve uma certa dinâmica, e para outra pessoa, pode envolver uma característica e uma dinâmica diferente.

Tudo isso está relacionado à própria variabilidade do ser humano e de seus julgamentos. Podemos concluir, então, que a estimativa de esforços e tempo, que acaba interferindo na estimativa de recursos financeiros, é algo que tende à imprecisão e a um julgamento que, às vezes, é particular.

Esse é, portanto, nosso desafio. Quando falamos de produtos mais complexos, como é o caso de software, o problema adquire uma dimensão muito maior. É isso que vamos começar a explorar no próximo vídeo.

Sobre o curso Lean Agile Budgeting: realizando orçamentações na era digital

O curso Lean Agile Budgeting: realizando orçamentações na era digital possui 112 minutos de vídeos, em um total de 39 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• O desafio da orçamentação
• Orçamentação de produtos complexos
• Modelos Lean-Ágeis de orçamentação
• Estudos de casos
• Considerações finais