Praticando Excel: criando tabelas

Criando tabelas - Apresentação

Olá! Meu nome é Larissa Dubiella e hoje vamos discutir sobre os fundamentos do Excel. Se estamos começando a utilizar este editor de planilhas, este curso nos ajudará a solidificar nossos conhecimentos sobre os fundamentos, que servirão como base para projetos desde os mais simples até os mais complexos.

Audiodescrição: Larissa se identifica como uma mulher branca. Possui cabelos loiros ondulados, abaixo dos ombros, e franja. Usa óculos de grau com armação grossa. Veste uma blusa amarela grossa. Ao fundo, um ambiente com guarda-roupa à esquerda, uma estante com livros à direita, iluminado em tons de azul e verde.

Vamos explorar como obter dados, fazer alterações, modificar tipos, criar colunas, aplicar formatação condicional e outras funcionalidades.

Importando arquivos CSV de forma eficiente

Na área de trabalho do computador, temos o arquivo cafe_pedidos do tipo CSV, que contém valores separados por vírgula. Esses arquivos são de texto simples, mas são abertos automaticamente no Excel.

Ao abrir o arquivo, as colunas estão separadas, mas há caracteres estranhos onde deveriam estar caracteres acentuados e cedilha, e não há formatação.

Tabela inicial:

Seria interessante pular o processo de formatação de cada nova tabela, pois é um processo com muitas etapas. Vamos mostrar uma maneira eficiente de fazer isso.

Abriremos uma nova planilha, clicando no "+" na parte inferior do Excel. Na barra de ferramentas superior, acessaremos a guia "Dados". Na primeira seção dessa guia, no canto esquerdo, encontraremos opções para obter e transformar dados.

Clicaremos no ícone "De Text/CSV" para transformar dados do tipo texto e CSV. Na janela do explorador de arquivos que será aberta, selecionaremos o arquivo cafe_pedidos e clicaremos em "Importar".

Antes de ser carregado no Excel, uma janela com a pré-visualização será exibida, permitindo a transformação dos dados, se necessário. Aqui, não há caracteres estranhos e as colunas estão corretas. Clicaremos em "Carregar" e o arquivo já aparecerá formatado como uma tabela, com cabeçalho e filtros em cada coluna.

Tabela importada:

Personalizando a aparência da tabela

Este é um visual de tabela do Excel, que possui algumas particularidades. Na barra de ferramentas superior, estamos na guia "Design da Tabela", que aparece quando a tabela está selecionada. Podemos configurar se haverá linha de cabeçalho, linha de totais, e até mudar o estilo da tabela.

No canto direito dessa guia, clicaremos na seta para baixo chamada "Estilos Rápidos" e selecionaremos um estilo diferente, mudando de verde para laranja mais claro.

Na lateral esquerda do Excel, fecharemos a janela que confirma o carregamento do arquivo e o aviso na parte superior. Basta clicar no botão "x" no canto direito de ambos.

Agora, com a tabela pronta, podemos realizar análises de dados. Antes disso, é importante garantir que os tipos de dados estejam coerentes, o que é essencial para análises futuras.

Por exemplo, a coluna "Preço Unitário" está em números decimais, mas sabemos que é uma moeda e deveria estar em reais. Para evitar confusão em relatórios ou gráficos, selecionaremos uma célula dessa coluna e, na barra de ferramentas superior, acessaremos a guia "Página Inicial".

Em seu interior, encontraremos a seção "Número" na parte do meio que permite escolher o tipo de número adequado. Voltando aos dados, selecionaremos a célula D2, a primeira célula com valor decimal, e pressionaremos "Ctrl + Shift + seta para baixo" para selecionar até o último valor da coluna, sem incluir o cabeçalho.

Voltando à seção "Números", clicaremos no ícone de moedas, chamado "Formato de Número de Contabilização", para transformar tudo em reais, tornando a coluna coerente.

Ajustando o formato dos horários

Também temos as colunas "Horário do Pedido" e "Horário de Finalização", já com o tipo hora. No entanto, ela exibe horas, minutos e segundos, tornando os dados excessivamente detalhados.

Observamos na coluna "Categoria", que a tabela contém categorias de bebidas, comidas e produtos de uma cafeteria — ou seja, é uma tabela de pedidos. O horário é importante, mas não precisamos de tantos detalhes. Vamos alterar a forma como o horário é exibido, selecionando as duas colunas ao mesmo tempo.

Estamos na célula E2. Utilizaremos o atalho "Ctrl + Shift + seta para baixo" para selecionar a coluna inteira. Em seguida, manteremos a tecla "Ctrl" pressionada e clicaremos na célula F2. O "Ctrl" serve para manter as colunas selecionadas.

Repetiremos o processo com "Ctrl + Shift + seta para baixo" para selecionar a coluna F inteira. Na seção "Número" da barra superior, podemos clicar na seta para baixo à direita da barra de tipos para abrir o menu suspenso, que oferece vários tipos de formatação, como moeda, número geral, porcentagem, científico, entre outros.

Clicaremos na opção "Mais Formatos de Número" na parte inferior do menu suspenso para exibir uma janela com todos os formatos. Em seu interior, acessaremos o campo "Tipo" e escolheremos o segundo formato de hora, que possui somente as horas e os segundos, tornando o visual da tabela mais leve para quem a utiliza. Clicaremos em "OK" e a alteração será aplicada.

Criando e preenchendo novas colunas

É importante que a visualização da tabela exija menos esforço para compreensão. Esse é um princípio fundamental ao trabalhar com dados, pois nosso foco deve estar no que realmente importa, e não em entender por que há tantos zeros desnecessários em uma coluna.

Ao trabalhar com dados no Excel, nosso objetivo é realizar análises. É possível identificar que uma coluna de preço final seria um acréscimo valioso à tabela. Queremos que essa coluna substitua a coluna E ("Horário do Pedido"), à direita da coluna de preço unitário.

Para isso, clicaremos no rótulo da coluna E e pressionaremos "Ctrl + Shift + sinal de mais" para criar uma nova coluna E, deslocando o restante para a direita. Clicando na célula do título (E1), nomearemos a nova coluna como "Preço Final", com iniciais maiúsculas para seguir o padrão dos outros títulos.

Na célula abaixo, digitaremos o sinal de igual para iniciar uma fórmula. Selecionaremos a célula C2 da quantidade, digitaremos o asterisco para multiplicação e clicaremos na célula D2 de preço unitário.

A fórmula completa ficou assim:

=[@Quantidade]*[@[Preço Unitário]]

No Excel, ao clicar nas células, o intervalo nomeado aparece na barra de fórmulas com os nomes das colunas em vez dos identificadores das células. No caso, a fórmula ficou "Quantidade vezes Preço Unitário", em vez de "C2 vezes D2". Essa particularidade pode ser útil ou não, dependendo da adaptação de cada pessoa.

Após pressionar "Enter", a fórmula é aplicada a todas as células da coluna, graças ao formato de tabela, que preenche automaticamente. A coluna já está no formato de moeda, pois utilizamos um tipo já convertido.

Caso o preenchimento automático não ocorra, basta arrastar o quadrado no canto inferior direito da célula selecionada para baixo ou dar dois cliques para preencher até o final.

Tabela atualizada:

Aplicando formatação condicional

Com o preço final disponível, podemos analisar rapidamente o comportamento das vendas. Por exemplo, podemos verificar se o faturamento do dia é razoável, se há muitas linhas com valores baixos ou altos.

Para isso, aplicaremos uma formatação condicional. Selecionaremos a célula E2 e utilizaremos "Ctrl + Shift + seta para baixo" para selecionar todos os dados da coluna. Na seção "Estilos", ao centro da guia "Página Inicial", escolheremos a opção "Formatação Condicional".

No menu suspenso, optaremos pelas opções "Regras de Realce das Células > É Maior do que" e inserindo o valor de R$ 35,00 no campo esquerdo da janela exibida. No campo direito, escolheremos a opção "Preenchimento Verde e Texto Verde Escuro".

Por fim, clicaremos em "OK". Assim, fica claro que menos da metade dos pedidos tem valor mais alto, enquanto a maioria tem valor mais baixo. Isso pode indicar a necessidade de promoções ou incentivos para aumentar as vendas.

Conclusão

Começamos com dados sem personalidade e, rapidamente, transformamos em uma tabela com cabeçalho, filtro e formatação condicional. As possibilidades no Excel são vastas, permitindo explorar dados e obter percepções valiosas.

Pratique bastante nos exercícios disponíveis nesse curso para se tornar especialista no Excel. Em caso de dúvidas, envie uma mensagem no Fórum, onde nossa equipe estará de prontidão para ajudar. Além disso, sinta-se à vontade para compartilhar dúvidas e se relacionar com colegas de curso no Discord de estudantes!

Bons estudos e até a próxima!

Sobre o curso Praticando Excel: criando tabelas

O curso Praticando Excel: criando tabelas possui 13 minutos de vídeos, em um total de 14 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

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