Praticando Excel: funções condicionais

Praticando Excel: funções condicionais - Praticando Excel: funções condicionais

Boas-vindas! Meu nome é Larissa Dubiella, e neste curso, vamos conversar sobre funções condicionais do Excel, importantes para trazer resultados diferentes a depender de um critério.

Audiodescrição: Larissa se descreve como uma mulher branca, de cabelo loiro e liso com franja amarrado para trás em um rabo de cavalo, sobrancelhas castanho-claras, e olhos castanho-escuros. Ela usa óculos de armação hexagonal marrom, um anel no dedo indicador esquerdo, veste uma camisa preta com o logotipo da Alura, e está sentada em frente a um microfone, com uma parede clara ao fundo iluminada em gradiente azul e verde, um guarda-roupa branco à direita da instrutora, e uma estante branca à esquerda com livros e enfeites.

Excel: funções condicionais

Como funções condicionais funcionam?

Abaixo, temos uma planilha do Excel chamada Estoque Comidas, contendo o estoque de comidas em um café to go, que seria um típico café de rua.

Planilha Estoque Comidas do arquivo formulas_condicionais.xlsx:

Na primeira coluna, temos os produtos, como croissant, pão de queijo, e brownie, por exemplo. Já as outras quatro colunas se referem às quantidades desses produtos em diferentes momentos do dia.

A coluna de quantidade inicial indica quanto tínhamos desse produto antes de o café abrir pela manhã. A quantidade mínima é um valor que, se o produto estiver com essa quantidade ou menor, é preciso fazer reposição quanto antes.

Já a quantidade vendida representa o que foi vendido durante o dia de trabalho, enquanto a quantidade final é o que sobrou no estoque após o fechamento do café no final do dia.

O objetivo da planilha é que a pessoa responsável pela reposição saiba rapidamente o estado do estoque e faça os pedidos assim que necessário. No entanto, essa planilha não está tão intuitiva, pois precisamos analisar muitos números. Há uma forma de deixar a informação mais visual?

Conhecendo a função SE()

Nesse caso, podemos usar a função SE() do Excel, que verifica uma condição, retorna um valor se a condição for verdadeira, e outro valor se for falsa.

Para criar uma nova coluna, podemos copiar o cabeçalho da coluna E e colar na F, renomeando para "Reposição". Feito isso, iniciaremos a função com =SE() na célula F2.

Dessa forma, conseguimos visualizar a seguinte estrutura:

Estrutura da função SE():

SE(teste_lógico; [valor_se_verdadeiro]; [valor_se_falso])

O primeiro parâmetro é o teste_lógico, ou seja, a condição a ser verificada. O segundo é o valor_se_verdadeiro, e o terceiro é o valor_se_falso. Nosso teste lógico será o seguinte: se a quantidade final (E2) for menor ou igual (<=) à quantidade mínima (C2). O valor se verdadeiro será "SIM". Por fim, o valor se for falso pode ser apenas um traço (-).

Importante! Valores em texto devem estar entre aspas duplas.

=SE(E2<=C2;"SIM";"-")

Feito isso, podemos aplicar essa mesma fórmula até o final da tabela, na linha 7.

Com a verificação feita, está evidente quais itens precisam de reposição.

Conhecendo a função OU()

No entanto, esse foi um dia diferenciado no café, com uma promoção de "pague um, leve dois". Alguns produtos saíram mais que o habitual, e amanhã a promoção se repetirá.

Dado esse fato, precisamos analisar outra condição: se a quantidade vendida foi maior que a quantidade mínima, que seria o que costuma sair em um dia normal.

A função SE() consegue abarcar essas duas condições simultaneamente? Sozinha, não, mas existe um artifício que podemos utilizar para verificar mais condições ao mesmo tempo: a função OU(), que aceita dois ou mais parâmetros, e se pelo menos um for verdadeiro, a resposta será verdadeira.

Para entendermos na prática, vamos copiar o cabeçalho da coluna F e colar na G, renomeando para "Reposição Especial". A fórmula começará da seguinte forma:

=SE(OU(

Agora, a função OU() entra no lugar do teste_lógico. Ao iniciar essa nova função, os parâmetros são todos os testes lógicos que precisam ser feitos:

Estrutura da função OU():

OU(lógico1; [lógico2]; …])

No nosso caso, teremos a condição de se a quantidade final (E2) for menor ou igual (<=) à quantidade mínima (C2), e se a quantidade vendida (D2) for maior do que (>) a quantidade mínima (C2). Após o fechamento da função OU(), continuamos normalmente:

=SE(OU(E2<=C2;D2>C2);"SIM";"-")

Ao aplicar a fórmula até o final, a tabela reflete mais a realidade, indicando que vários itens precisam ser pedidos de acordo com, pelo menos, uma das condições.

Conhecendo a função E()

Outra função importante é a E(). Essa função verifica se todas as condições são verdadeiras, e se pelo menos uma for falsa, a função retornará falso.

Conhecendo a função SOMASE()

Na maioria das vezes, não basta apenas fazer uma verificação e trazer um texto; precisamos realizar cálculos de acordo com uma condição. O Excel nos auxilia nesse processo. Abaixo, temos a tabela da planilha Total de vendas, que mostra a quantidade total vendida dos produtos, com colunas de categoria, produto, quantidade vendida e receita total em reais:

Planilha Total de vendas do arquivo formulas_condicionais.xlsx:

No momento, temos o valor total da receita, mas como proceder se quisermos somar apenas uma das categorias, como "Bebidas", por exemplo? Para isso, podemos usar a função SOMASE().

Essa função verifica um critério e, se ele for atendido, realiza a soma. À esquerda da mesma planilha, criamos uma tabela com o total por categorias, e linhas para "Bebidas" e "Comidas".

Na linha de "Bebidas", vamos chamar a função =SOMASE(). Dessa forma, conseguimos visualizar os parâmetros da função, que são três obrigatórios. Observe abaixo:

Estrutura da função SOMASE():

SOMASE(intervalo; critérios; [intervalo_soma])

O primeiro parâmetro, intervalo, é onde a condição será verificada. Já o segundo parâmetro são os critérios, ou seja, a condição a ser verificada propriamente dita. O último é o intervalo_soma, onde estão os valores a serem somados. Nosso intervalo de verificação está na coluna A, da linha 2 até a 15. Portanto, o intervalo será A2:A15. A categoria é "Bebidas", então podemos clicar na célula F2. Por fim, o intervalo da soma está na receita total, de D2:D15.

=SOMASE(A2:A15;F2;D2:D15)

Ao teclar "Enter", obtemos o valor da soma da receita apenas dessa categoria:

Na segunda linha, temos a categoria de "Comidas". Ao puxar a célula G2 para baixo, o Excel ajusta a célula de categoria, identificando que é "Comida". No entanto, isso pode causar um problema, pois além da célula F2 deslocar para F3, todo o intervalo também é deslocado. Ao selecionar a célula G3, observamos que o intervalo da fórmula agora vai de A3:A16. Observe abaixo:

=SOMASE(A3:A16;F3;D3:D16)

Para resolver isso, podemos travar o intervalo na primeira fórmula. Travaremos o intervalo de A2:A15, utilizando o símbolo cifrão antes do nome da coluna e do número da linha, ou seja, $A$2:$A$15. Faremos o mesmo para o intervalo D2:D15.

A célula F2, que queremos que se movimente, deverá ficar sem cifrão.

=SOMASE($A$2:$A$15;F2;$D$2:$D$15)

Dica! Outra forma de fazer isso é posicionadno o cursor sobre o intervalo e pressionando "F4" para que o cifrão seja adicionado automaticamente.

Após testar novamente, observamos que o intervalo se mantém o mesmo, com o cifrão conforme configurado, garantindo que a conta está correta.

No entanto, o valor ainda não é total, pois há outra categoria: "Bebidas Geladas". Para isso, basta adicionar mais um cálculo. Se quisermos verificar rapidamente o valor dessa categoria, podemos escrever "Geladas" na célula de "Bebidas" (F2), e o resultado mudará conforme as condições.

No entanto, é melhor documentar tudo. Sendo assim, vamos copiar a célula F2, colar em F4, e ajustar os nomes das categorias. Dessa forma, conseguimos obter o total das três categorias.

Conclusão

Além da fórmula de soma com condição, o Excel oferece fórmulas de contagem e média a partir de condições, e algumas permitem verificar várias condições em uma única fórmula. Disponibilizaremos algumas dessas fórmulas nos exercícios para você explorar e praticar. A documentação também estará disponível, e em caso de dúvidas, o fórum estará à disposição.

Dedique-se aos estudos. Até a próxima!

Sobre o curso Praticando Excel: funções condicionais

O curso Praticando Excel: funções condicionais possui 12 minutos de vídeos, em um total de 13 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

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