Praticando Excel: validação de dados

Validação de dados - Validação de dados com Excel

Olá! Eu sou o João Miranda, instrutor de Dados na Alura, e te dou as boas-vindas a este curso, onde aprenderemos a usar uma das principais ferramentas no Excel: a validação de dados.

Audiodescrição: João se descreve como um homem branco, de cabelo e barba curtos, lisos e pretos, e olhos castanho-escuros. Ele veste uma camisa preta, e está sentado em uma cadeira preta com detalhes brancos, em frente a uma parede clara iluminada em gradiente azul.

Trabalhando com validação de dados

Nós vamos compreender quando utilizar essa ferramenta para padronizar e organizar nossos dados, garantindo que o preenchimento de novas informações siga o mesmo padrão.

Para isso, utilizaremos uma tabela que contém um cadastro de vendas. Observe abaixo:

Aba Planilha1 do arquivo Validação de dados.xlsx:

A primeira linha dessa está preenchida com algumas informações, como:

• ID da venda;
• Quantidade vendida;
• Preço unitário;
• Data da venda;
• Forma de pagamento;
• E Código do produto.

Queremos que as próximas linhas sejam preenchidas nesse mesmo padrão.

Por exemplo: a quantidade vendida deve conter apenas valores inteiros, pois não faz sentido vender uma quantidade decimal.

Adicionando a validação de dados à coluna de quantidade vendida

Para realizar essa padronização, utilizaremos a ferramenta de validação de dados. No Excel, vamos até a aba "Dados" e, na seção "Ferramentas de Dados", encontramos o ícone de "Validação de Dados".

Preencheremos a segunda linha da tabela. No ID da venda, colocaremos um valor posterior a 1, que é 2. Na Quantidade vendida, aplicaremos a formatação com a validação de dados, garantindo que toda a coluna mantenha um padrão específico, aceitando apenas valores inteiros.

Para isso, selecionamos a primeira célula, B2, e utilizando as teclas "Ctrl + Shift + Seta para baixo", selecionamos toda a coluna da planilha. Em seguida, escolhemos a opção de "Validação de Dados".

Todas as células precisam seguir o mesmo padrão, por isso selecionamos toda a coluna.

Ao abrir a janela "Validação de dados", definimos um critério de validação. Por padrão, qualquer valor é permitido, mas mudaremos para aceitar apenas números inteiros, definindo que o valor deve ser maior que zero, pois não faz sentido ter uma quantidade vendida negativa ou zerada.

Critério de validação

• Permitir: Número inteiro
• Dados: é maior do que
• Mínimo: 0

Além disso, podemos alterar a mensagem de entrada, que será exibida ao selecionar a célula. Podemos dar um título para ela, como "Valor inteiro", e abaixo a mensagem de entrada, como "Preencha a célula com um valor de quantidade de vendas maior do que 0".

Quando a célula for selecionada, mostrar esta mensagem de entrada:

• Título: Valor inteiro
• Mensagem de entrada: Preencha a célula com um valor de quantidade de vendas maior do que 0

Isso instrui a pessoa que irá inserir a informação na célula. Também podemos configurar um alerta de erro, caso um valor diferente do esperado seja inserido. O título pode ser "Valor incoerente" e a mensagem de erro: "Preencha a célula com um valor inteiro maior que 0". O estilo do erro pode ser configurado como "Parar", para indicar que houve um erro na inserção da informação.

Quando o usuário inserir dados inválidos, mostrar este alerta de erro:

• Estilo: Parar
• Título: Valor incoerente
• Mensagem de erro: Preencha a célula com um valor inteiro maior que 0

Após clicar em "OK", a validação de dados é aplicada a cada célula da coluna B.

Agora, se alguma pessoa usuária tentar inserir "-2", por exemplo, uma mensagem de erro será exibida, indicando que apenas valores inteiros são aceitos. Da mesma forma, se inserirmos um valor decimal, como 4,5, ou um texto, também não será aceito, pois somente valores inteiros são permitidos. Podemos preencher essa célula da tabela da seguinte forma:

Adicionando a validação de dados à coluna de preço unitário

Faremos o mesmo para a coluna Preço unitário. Neste caso, podemos aceitar valores decimais. Dito isso, vamos selecionar toda a coluna C com "Ctrl + Shift + Seta para baixo" e aplicar a validação.

Não colocaremos mensagem de entrada e alerta de erro, apenas o critério de validação. Dessa vez, selecionaremos a opção "Decimal" e definiremos valores que estão entre um mínimo de 0 e um máximo de 100, considerando que os produtos variam nessa faixa de preço.

Critério de validação

• Permitir: Decimal
• Dados: está entre
• Mínimo: 0
• Máximo: 100

Com isso, se inserirmos R$ 200,00, por exemplo, ocorrerá um erro, pois não é um valor entre 0 e 100. Nesse caso específico, vamos adicionar o valor de R$ 40,00, por exemplo:

Adicionando a validação de dados à coluna de data da venda

Para a Data da venda, aplicaremos novamente a validação de dados com todas as células da coluna D selecionadas. Agora, vamos alterar o critério de validação para aceitar apenas datas.

No entanto, utilizaremos uma fórmula personalizada, =HOJE(), para garantir que a data seja menor ou igual à data atual. Dessa forma, se inserirmos uma data futura, como 01/01/2027, ocorrerá um erro. Embora seja uma data, apenas datas anteriores ou iguais à data atual são aceitas.

Critério de validação

• Permitir: Data
• Dados: é menor ou igual a
• Data de término: =HOJE()

Adicionando a validação de dados à coluna de forma de pagamento

Em Forma de pagamento, suponha que temos quatro opções:

1. Débito;
2. Crédito;
3. PIX;
4. Ou boleto.

Após selecionar toda a coluna E, aplicaremos a validação. Agora, usaremos a opção de lista para inserir os valores específicos separados por ponto e vírgula. Isso cria um menu suspenso na célula, permitindo selecionar uma das opções. Qualquer outra entrada, como "Cheque", não será aceita.

Critério de validação

• Permitir: Lista
• Fonte: Débito;Crédito;PIX;Boleto

Adicionando a validação de dados à coluna de código do produto

Se quisermos criar uma lista de Código do produto, em vez de escrevê-la do zero, podemos referenciar a lista existente na aba Códigos de produtos da planilha. Para isso, selecionamos toda a coluna, aplicamos a validação de dados, escolhemos a opção "Lista" e, na fonte, referenciamos as células da lista abaixo. Se a lista for alterada, a lista suspensa será atualizada automaticamente.

Aba Códigos de produtos do arquivo Validação de dados.xlsx:

Critério de validação

• Permitir: Lista
• Fonte: ='Códigos de produtos'!$A$2:$A$11

Dinamizando um gráfico

Como bônus, podemos utilizar a validação de dados para dinamizar um gráfico. Na aba Planilha3 de Validação de dados.xlsx, temos vendas de janeiro a dezembro de três lojas: A, B e C.

Ao alterar uma célula com o nome da loja, o gráfico deve ser atualizado automaticamente. Para isso, podemos criar uma lista suspensa na célula, permitindo selecionar a loja e modificar o gráfico. Isso é possível graças a fórmulas que fazem referência ao nome da loja na tabela.

Critério de validação

• Permitir: Lista
• Fonte: =$A$2:$A$4

Conclusão

Com isso, exploramos as principais funcionalidades da ferramenta de validação de dados. Agora, é hora de praticar o que foi aprendido em diversos exercícios que estarão disponíveis após este vídeo!

Sobre o curso Praticando Excel: validação de dados

O curso Praticando Excel: validação de dados possui 12 minutos de vídeos, em um total de 13 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

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