SAP Activate: gestão ágil em projetos SAP

Entendimento inicial - Introdução

Olá. Vamos iniciar mais um curso Alura, o SAP Activate – Metodologia de Implementação. Eu sou Celso Barreira e serei o seu instrutor nesse curso.

Vamos iniciar mostrando a estrutura sobre a qual o curso está montado. A primeira pergunta a ser respondida é: o que é SAP Activate? SAP Activate é uma metodologia desenvolvida pela própria empresa SAP e exclusiva para aplicação em projetos SAP. Ela é uma evolução da metodologia ASAP, que já vem sendo utilizada há muito tempo.

E nessa evolução podemos dizer que há duas características principais: uma de agregar conceitos ágeis na metodologia e projeto SAP. E a outra, no caso principalmente de projetos de implementação, é que teremos uma redução significativa no tempo de execução do projeto, e consequentemente no seu custo.

Podemos citar os objetivos principais para este curso. O primeiro deles: diferenças entre SAP Activate e ASAP. A sinergia entre os S/4 HANA, que é a versão mais atual do ERP da SAP e a metodologia SAP Activate.

Outro ponto: os detalhes dessa metodologia. O que é e como utilizar de modo eficiente esta metodologia; e destacar os conceitos ágeis que podemos aplicar em projetos SAP.

Qual o público alvo desse curso? Como trata-se de uma metodologia de gerenciamento de projetos, primeiro seriam os gerentes de projetos; os que já estão atuando e queiram conhecer a SAP Activate, ou que estejam se preparando para serem gerentes de projetos.

Outro público seria o pessoal que esse gerente de projetos vai gerenciar, principalmente os consultores funcionais e os desenvolvedores. É importante que eu, sendo um desenvolvedor ou um consultor funcional que atua em projetos SAP, saiba a metodologia que vai ser utilizada no meu trabalho.

E os Key Users, os usuários-chave também, que são as pessoas, normalmente do lado da empresa, que vão trazer informações para os consultores e desenvolvedores para que os objetivos do projeto sejam alcançados.

Também os gestores em geral, que vão acompanhar esse projeto dentro da organização. É interessante saber a metodologia para ter um acompanhamento mais eficaz, tanto os gestores, como os analistas de TI dessa empresa.

O nosso curso será dividido em 4 aulas. A primeira aula é o entendimento inicial. Na aula 2 nós já mostraremos as principais diferenças entre a SAP Activate e a metodologia ASAP. Na terceira aula focaremos em mostrar a sinergia entre o S/4 HANA e o SAP Activate. E na última aula focaremos nos conceitos ágeis a serem utilizados num projeto SAP.

Os benefícios de você realizar esse treinamento: primeiro, ter uma boa noção de como escolher entre SAP Activate e ASAP; qual dessas duas metodologias é a mais adequada para cada situação que eu tiver.

Outro ponto: já que tem uma sinergia entre S/4 Hana e SAP Activate, eu saber aproveitar essa energia a meu favor e ter uma execução de projeto mais eficiente.

E saber passo a passo como aplicar essa metodologia SAP Activate. E outro ponto que vamos desconstruir é esse mito de que conceitos ágeis não combinam com projeto SAP; vamos mostrar quais conceitos eu posso aplicar e ter esse benefício.

Dada essa estrutura, vamos partir para o próximo vídeo, onde eu vou apresentar para você o case de projeto que vai acompanhar nosso curso para que você possa ter uma visão mais concreta dos conceitos que nós apresentaremos. Vejo você no outro vídeo.

Entendimento inicial - Apresentação do case de projeto

Nesse vídeo vou apresentar o case do nosso projeto. Será muito importante para que você possa ter uma visão mais concreta dos conceitos que apresentaremos durante o curso.

Como trata-se de uma metodologia de implementação, vamos escolher aonde implementar essa metodologia. Escolhemos a empresa XPTO, que é uma empresa do ramo industrial com sede no estado de São Paulo. Ela vai se tornar uma S/A e isso é um ponto bastante importante.

Como trata-se de uma Sociedade Anônima, geralmente quem dirige a empresa não são os donos. E esses donos precisam ter uma confiança de que a empresa está indo bem. E o ERP da SAP é crucial para esse ponto. É um dos sistemas que oferece melhor segurança ao seu cliente.

Esse projeto vai começar daqui a três semanas. E vou mostrar mais para frente no curso porque a empresa tomou a decisão não só de implementar o sistema ERP SAP, mas de utilizar a metodologia SAP Activate, porque ela é um ponto crítico em uma implementação SAP e de suma importância a sua utilização.

A consultoria que vai executar esse projeto é a consulta ZXYW. E também já foram escolhidos os gerentes de projetos. Quem vai gerenciar a execução desse projeto é um por parte da consultoria, que é GP Cauê, e um por parte da empresa XPTO, que é o gerente Denis.

Respondendo à pergunta “Quem está envolvido num projeto desse tipo?”, podemos afirmar sem sombra de dúvida que a empresa toda deve estar envolvida. É uma implementação de um ERP, seja da área de logística, de finanças, de contabilidade, de produção, de compras, vendas. Enfim, toda a empresa será envolvida num projeto desse tipo.

Agora, quem participa diretamente? Porque se a empresa tiver 1.500 funcionários, não serão todos que poderão participar. Eles poderão apoiar, colaborar, mas eu preciso ter um time que seja responsável pela execução.

E nesse time é muito importante que tenha dois tipos de integrantes: um grupo que conheça muito bem o ERP SAP, e outro que conheça muito bem os processos da empresa. Esses dois grupos formarão um bom time para poder executar um projeto de implementação.

No caso da empresa, os principais integrantes são os Key Users, que são representantes de cada setor da empresa para poder trazer essas informações ou buscar mais apoio quando necessário. Eles podem ser chamados de usuários-chave. O GP, o gerente de projeto, é quem vai coordenar esse grupo dentro do time.

O Sponsor não tem uma participação diária dentro do projeto, mas ele faz parte desse time porque ele será o patrocinador do projeto dentro da organização. É nele que teremos a busca do apoio da organização quando isso for necessário. Então ele é uma pessoa bastante importante, apesar de não pôr muito a mão na massa.

Mas qualquer problema que o gerente Denis, por exemplo, venha a ter, vai escalar para esse Sponsor, para que o Sponsor então alinhe com os setores da empresa que estejam tendo algum problema e possam chegar a um entendimento e não atrapalhar a execução do projeto.

Por parte da consultoria nós teremos os consultores funcionais, que no caso de SAP tem um especialista para cada módulo, como o consultor MM, consultor SD, consultor FI, consultor PP, consultor WM e assim por diante.

E os desenvolvedores ABAP, que são assim mais conhecidos por causa da linguagem que eles utilizam. A linguagem utilizada no ERP SAP é a ABAP. Então os consultores funcionais e os desenvolvedores que farão parte do grupo que vai ser coordenado por outro gerente de projetos, agora o gerente de projetos da consultoria.

Então com isso basicamente temos um típico time de projeto. É lógico que dependendo do porte do projeto o número de Key Users, de consultores funcionais, de desenvolvedores ABAP vai ser definido conforme essa complexidade.

Agora impactos. É muito importante que os integrantes desse time tenham uma boa noção dos impactos que algumas de suas escolhas poderão ter nos objetivos do projeto.

Nós separamos quatro características principais que são as mais impactantes e que estão muito interligadas: prazo, custo, qualidade e escopo. Essas quatro características estão muito interligadas, praticamente quando mexemos em uma pode mexer em uma, duas ou em todas as outras três.

Vamos dar alguns exemplo para que isso fique pouco mais concreto. Primeiro, vamos supor que o plano inicial era executar o projeto em 14 semanas, e por algum motivo foi alterado para 12 semanas, precisa terminar antes.

Esse é um exemplo onde nós estamos impondo uma mudança de diminuição do tempo. Então pelo que eu disse, vai impactar em pelo menos uma das outras três características.

Então, se eu preciso fazer em menos tempo, vou ter que colocar mais gente para poder fazer naquele tempo menor. E colocar mais gente vai aumentar o custo. Para eu manter o escopo e a qualidade, ao mexer no tempo eu vou ter um impacto no custo, e isso significa dinheiro.

Outro exemplo: o budget diminuiu em 12%. Por algum motivo a empresa disse que não está disponível a verba planejada e que teremos um corte de 12%. Então nós estamos dando um exemplo de diminuição do custo. Como eu disse, vai impactar em alguma das outras três características.

Por exemplo, já que temos que diminuir o custo, vamos tirar gente do projeto. Tirando gente do projeto nós teremos que aumentar o prazo. Se tem menos gente eu tenho que ter mais prazo para fazer.

Terceiro exemplo: executar os testes integrados em três ciclos, e não dois ciclos como planejado. Ciclo de testes significa verificar se o que produzimos está de acordo com a expectativa. É uma verificação de qualidade.

Um ciclo de teste é fazer todos os testes, verificar o que está com problema, corrigir e fazer tudo de novo, mais um ciclo. Vamos supor que tenha mais algum ajuste a fazer, então ajusto e faço tudo de novo.

Então para 3 ciclos vai precisar de um tempo maior. Vamos supor que cada ciclo seja de uma semana com toda a equipe do projeto trabalhando. Se eram 2 semanas para 2 ciclos, agora vão ser 3 semanas, porque foi definido para ser 3 ciclos. Ou seja, é um exemplo onde eu estou aumentando a qualidade. Aumentando a qualidade vai mexer nas outras 3 características.

Nesse caso vai aumentar tanto o tempo, porque vou ter uma semana mais, quanto o custo, porque o time do projeto vai trabalhar mais uma semana. Então aumenta o tempo e aumenta o custo, que é o custo dessa uma semana da equipe trabalhando a mais.

É muito importante que todos os integrantes do time de projeto, desde os gerentes até os Key Users e colaboradores, tenham uma boa noção de que decisões que eles tomarem influenciando uma dessas características vai ter impacto nas outras.

Entendimento inicial - Pontos de apoio à gestão

Nesse vídeo quero chamar atenção para alguns pontos a que um gerente de projetos deve se atentar num projeto como esse.

Apoio à gestão. A importância do sponsor. No vídeo anterior eu mostrei o que seria um típico time de projeto. O sponsor é o patrocinador do projeto perante a organização que está sendo implementada, no caso de um projeto de implementação, e de um ERP como SAP.

Esse papel é muito importante. O sponsor, apesar de não pôr a mão na massa, faz parte do nosso time de projeto no sentido de apoiar esse time todo perante a organização.

Por exemplo, um dos principais problemas que nós temos na execução de um projeto é quanto à disponibilidade dos Key Users para atuarem no projeto. Porque normalmente esses Key Users são pessoas chaves nos seus setores, e eles têm o dia a dia deles para ser feito, e isso se choca com as atividades do projeto.

Então é preciso que cada setor tenha essa visão e coloque alguém para poder fazer o papel daquele colaborador que foi destacado para o projeto e poder disponibilizá-lo para o projeto quando necessário.

Isso não ocorrendo, como nossas atividades são em cadeia, não tendo disponibilidade de um Key User para executar a atividade dele, certamente vai impactar em atividades de outros integrantes da equipe. Esse é um dos exemplos em que o sponsor pode ajudar, e muito.

Outro ponto é a metodologia que vai ser utilizada para a execução desse projeto. Isso é de suma importância para o gerente de projeto, vai impactar diretamente no seu resultado.

Nós temos no mercado metodologia ASAP, gestão ágil, SAP Activate e outras. Qual delas seria adequada para esse caso de implementação SAP? Esse é um ponto em que precisa haver um alinhamento entre a consultoria e a empresa.

É importante que a metodologia esteja adequada ao tipo de projeto. Nesse caso, se é um projeto do tipo SAP, então nada melhor do que ser uma das metodologias desenvolvidas e recomendadas pela própria SAP, que seria ou ASAP ou SAP Activate.

Nesse caso, trata-se de uma empresa que está buscando se tornar uma Sociedade Anônima, e tem um prazo para isso. E um dos requisitos que foi definido é que tivesse o sistema SAP funcionando, e eles têm um prazo para isso.

Então o prazo é importante. Quanto mais rapidamente tivermos isso funcionando, melhor. Mas entre SAP Activate e ASAP, lembra que no início eu expliquei que a SAP Activate num projeto de implementação vai oferecer um ganho no prazo de execução bastante significativo?

Então um projeto que normalmente poderia, pela metodologia ASAP, levar um ano para ser executado, através da SAP Activate pode ser que isso caia para sete, oito meses. Então não há sombra de dúvidas que já temos um ponto para a SAP Activate.

Outro ponto é que se vai ser uma implementação SAP, obviamente o cliente vai querer a versão mais atual, que é o S/4 HANA. Eu vou mostrar para você durante o curso, mas lembrando de quando eu apresentei a estrutura do curso, um dos objetivos é mostrar a sinergia entre SAP 4 HANA e SAP Activate.

Então não tem como errar. A metodologia mais adequada para nossa empresa XPTO fazer a sua implementação é a SAP Activate.

Durante o curso vamos explicar para você o que significa cada uma das figuras a seguir, mas vai se acostumando com essa imagem, porque eu posso dizer que esse é o logotipo que representa a metodologia SAP Activate.

E eu vou propor um exercício para você: elaborar um rascunho, um draft de planejamento inicial para essa nossa empresa XPTO, para esse projeto de implementação.

E eu quero que você pense a seu critério, definindo quatro áreas da empresa, que vão corresponder a módulos SAP, que farão parte da implementação.

E peço que você também utilize a sua criatividade e escolha quatro usuários-chave para compor o time do projeto. Vimos que já foi definido o GP por parte da empresa XPTO, que é o GP Denis.

O sponsor do projeto eu peço que você pense. De onde você tiraria o sponsor? Levando em consideração as quatro áreas, qual setor das áreas que você escolheu você acha mais importante? Quem deveria ser o sponsor do projeto?

E você vai substituir o gerente por parte da consultoria, o GP Cauê, porque nós ficamos sabendo que ele teve um problema pessoal e pediu um afastamento temporário. Então daqui a três semanas ele não estará disponível para atuar neste projeto. Você será o GP por parte da consultoria.

E escolha também quatro consultores funcionais, um para cada módulo do SAP, e mais dois consultores ou consultoras que serão os nossos desenvolvedores ABAP.

Eu peço que você não deixe de fazer esse exercício. É muito importante você pensar em cada uma dessas funções. Conto com a sua participação.

No próximo vídeo eu vou apresentar para vocês o que chamamos de sistemas legados e complementares. Como assim? Nós temos o sistema SAP, que é o principal, mas via de regra o sistema SAP normalmente tem outros subsistemas que complementam e são acoplados ao SAP, trocam informações, para que esse todo possa dar conta da operação da empresa.

Sobre o curso SAP Activate: gestão ágil em projetos SAP

O curso SAP Activate: gestão ágil em projetos SAP possui 135 minutos de vídeos, em um total de 37 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Entendimento inicial
• Diferenças entre ASAP e SAP Activate
• Sinergia entre SAP S/4 Hana e SAP Activate
• Conceitos ágeis em projetos SAP
• Estudo do case de projeto