SharePoint 1: criando um site de colaboração para a equipe

Conhecendo o Sharepoint - Apresentação

Eu sou o Roberto Sabino e estou aqui para chamar você para participar comigo desse treinamento de SharePoint, é o treinamento 1 da nossa formação de SharePoint, bem bacana.

É um treinamento inicial, então se você não sabe nada de SharePoint não tem problema, vou até explicar para você rapidamente aqui o que é o SharePoint.

É essa ferramenta aqui, que me possibilitou fazer este site, que é um site de comunicação, onde eu consigo colocar informação para as pessoas.

Também me possibilitou, quando eu clicar aqui à esquerda, em “Controle de Projetos de Cursos (Primeiro site que fizemos)”, eu vou pular para um segundo site, que é um site de colaboração, onde eu vou controlar as atividades do time, eu vou saber quais são as iniciativas que o time está trabalhando, eu vou saber quais são os documentos que esse time está usando.

E para isso eu vou usar, aqui do lado esquerdo, alguns recursos como, por exemplo, o recurso de listas, também vamos usar o recurso de planejamento e também vamos usar o recurso de arquivos. Esses recursos remetem a outros aplicativos do Microsoft 365, como, por exemplo, o OneDrive, o Microsoft Lists e o Microsoft Planner.

Nós vamos ver tudo isso daqui do zero, com calma, bem devagar. Não se preocupe se você não souber nada de SharePoint, você vai conseguir acompanhar, sim, tenho certeza disso.

E aqui eu tenho outro site que nós também vamos fazer neste treinamento, mas usando um modelo, ou seja, nós vamos pegar um modelo que já tem pronto e vamos mudar um pouco. Você vai ver que nós mudamos bem pouca coisa no treinamento, como é um treinamento inicial nós deixamos muita coisa do jeito que estava, mas nós entendemos como fazer essas alterações.

Então nós aprendemos, por exemplo, a fazer uma nova página aqui, “Teste da Página do Site”, e ficou desse jeito. Tudo isso que é o início do trabalho do SharePoint nós vamos ver nesse treinamento aqui.

Repetindo, de uma forma muito inicial você vai ver os fundamentos e depois nós provavelmente teremos outras oportunidades de falar mais de SharePoint, de forma mais aprofundada.

Mas se você quer conhecer um pouco de como fazer colaboração online, como trabalhar remotamente de forma mais produtiva com o Microsoft 365.

Se a sua empresa usa o Microsoft 365, mas vocês não estão usando muito o poder que essa ferramenta leva para a empresa, então vem para esse treinamento, que aqui nós vamos aprender muita coisa sobre o Microsoft 365.

Espero você nesse treinamento e também espero que você aproveite muito a ideia de colaboração. Para equipes que trabalham de forma remota, é essencial saber fazer uma boa colaboração. Vejo você na primeira aula.

Conhecendo o Sharepoint - Conhecendo o Sharepoint

Iniciando aqui o nosso treinamento 1 de SharePoint, e tem algumas coisas aqui que nós vamos combinar, mas eu quero mostrar para você desde o começo, eu quero mostrar para você o que é o SharePoint.

E eu entrei numa guia anônima para ele não entrar já com as informações da minha conta e tal, então eu entrei como se eu não tivesse nada, nem Office 365 nem nada, e pesquisei por SharePoint, ele disse que o SharePoint é uma intranet móvel inteligente, mas vamos dar uma olhada aqui.

A Microsoft está mostrando para nós o que o SharePoint faz para montar um site de intranet dentro da sua própria empresa, para fazer colaboração online, conhecimento coletivo.

Isso aqui é importante porque tem bastante gente que acaba indo trabalhar com o Google Docs porque acha que no ambiente Microsoft não tem colaboração online da mesma forma, e tem talvez até mais, porque o SharePoint, por exemplo, traz recursos que lá no ambiente Google você não vai ter.

Eu vou mostrar para você, isso aqui não faz muito sentido para o treinamento, mas eu gosto de mostrar só para você ter uma ideia, se você tiver, por exemplo, que sugerir para a empresa onde você está adquirir licenças do SharePoint, tem aqui os planos do próprio SharePoint, que eu acho que não valem a pena.

Porque você tem, por exemplo, um plano SharePoint Online por R$28,60 para o usuário por mês, que te dá direito a usar SharePoint, OneDrive e Lists. Se você olhar o plano mais simples do Microsoft 365 para empresas, é R$28,60 para o usuário por mês e inclui SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams e a versão online dos aplicativos do Office.

Isso aqui pode ter mudado, de um dia para o outro isso aqui pode mudar. O valor pode mudar, as próprias assinaturas podem mudar, mas é só para você ter uma ideia de que talvez a melhor forma de você propor para a empresa, se ela ainda não tiver o SharePoint, é fazer esta assinatura dentro do Microsoft 365.

“Sabino, o que é Microsoft 365? Cadê o Office 365?” Office 365 não existe mais. A Microsoft mudou o nome do Office 365 para Microsoft 365, porque ele engloba outras soluções. Na verdade, é um conjunto de soluções. E é um pouco que vai acontecer nesse treinamento. Nós estamos começando o treinamento aqui, este aqui é o ambiente do Office Resolve, o ambiente do Sabino.

Eu não tenho como fazer isso num ambiente zerado, porque eu preciso de uma assinatura para fazer isso. Tem algumas coisas aqui que nós vamos ver que não são exatamente do treinamento, não tem problema, eu vou explicar para vocês o que é uma coisa, o que é outra.

Aqui eu vou sempre trabalhar com “F11”, já em tela cheia, para termos mais espaço para trabalhar. Então é navegador, neste caso aqui eu estou usando o Google Chrome, mas eventualmente ele até funcionaria melhor nos navegadores da Microsoft. Eu não vejo muita diferença e a maioria das pessoas usa o Google Chrome, então estamos usando o Chrome também.

Este é o ambiente, essas coisas aqui, você não precisa se preocupar com nada e aqui à esquerda temos o SharePoint, nós vamos começar daqui. Ou vem aqui em cima, em todos os aplicativos e acha o nosso amigo SharePoint, está aqui à esquerda.

Esta tela do SharePoint também é uma tela inicial que já tem coisas, porque nós já usamos neste ambiente sites para colaboração de equipe. Então tem n equipes trabalhando, essas equipes podem ter necessidades diferentes, podem ter projetos diferentes. Você pode fazer, por exemplo, um site por projeto.

O que vamos fazer nesse nosso treinamento? Vamos criar um site de colaboração de equipe, mas de controle meio RH, controle de férias, as planilhas da equipe, o conhecimento da equipe, vamos montar isso para que você possa fazer também e reproduzir um pouco essas ferramentas que nós vamos fazer, algumas delas você pode já começar a usar, vai ser bem bacana.

Para isso você vai ter aqui em cima, à esquerda, “Criar site”. O ponto 1 do nosso treinamento é criar um site. E podemos criar um site de equipe ou um site de comunicação.

Nós vamos começar por um site de equipe, que é o mais completo, que é aquele que você vai colaborar, que você vai trabalhar com outras pessoas, vai subir documentos. E o site de comunicação é um site mais para você publicar informação. Depois nós fazemos um site de comunicação bem simples, só para vermos as diferenças. Então vamos começar com um site de equipe.

Esse site de equipe, nós precisamos colocar um nome para ele. Eu vou colocar aqui “Controle RH - Alura”, para sabermos que é do nosso curso da Alura. Você pode colocar aqui uma descrição, “Descrição do site de controle de RH da Alura”, você pode pôr o que você quiser.

Agora vamos começar algumas coisas, por exemplo, o SharePoint está ligado na sua conta do Microsoft 365, então ele já vai conseguir trabalhar com controle de acesso. Aqui ele está perguntando o seguinte, este site que você está fazendo é privado? Então você precisa controlar os membros que vão acessar esse site, ou ele é público? Qualquer pessoa na organização pode acessar?

Normalmente, quando você está no Microsoft 365, você está em um domínio, no domínio da sua empresa. Se você disser que é público, qualquer pessoa na empresa já vai poder usar. Eu vou colocar um site privado, porque nós conseguimos ver as configurações de controle de acesso, outras coisas assim.

Ele aqui está começando com o português de Portugal, mas eu não gosto, eu vou pôr português do Brasil. Isso aqui pode ser que no padrão do Microsoft 365 que você esteja usando já esteja ok, pode até ser que ele esteja em inglês, enfim, você pode escolher aqui.

Quando vamos para frente, ele já vai dizer assim: “Quem você vai adicionar aqui, de proprietários e de membros?”. Por enquanto eu não vou adicionar ninguém, eu vou concluir e ele já vai criar um modelo, ele vai criar um primeiro site para nós.

Só que esse primeiro site é bem padrão. Vamos ter que entender esse padrão para ver o que vamos mudar no nosso site e criar o nosso site mesmo da maneira que quisermos. Mas é importante entendermos quais são as coisas que ele já está disponibilizando para nós.

Então nós vamos dar uma navegada por ele no próximo vídeo e depois vamos ver o que nós vamos alterar nesse site.

Conhecendo o Sharepoint - Permissões - Site de comunicação

Um conceito interessante no uso do SharePoint é o conceito de permissões. Uma das coisas que às vezes dá bastante trabalho de fazermos quando estamos desenvolvendo um site em alguma linguagem é criarmos um controle de acesso e tudo mais.

O SharePoint já está automaticamente ligado nas permissões da sua assinatura do Microsoft 365. Eu também tenho mania de falar Office 365, porque durante muito tempo o nome do produto foi Office 365, mas como eu disse, ele já mudou e agora chama Microsoft 365.

Então você tem já as permissões mais ou menos fáceis. Se você vier no canto superior direito, você vai ver que você consegue compartilhar esse site. Eu criei o site, Roberto Sabino criou o site, ele é o proprietário do site, ele tem controle total sobre o site. Inclusive, se eu trocar aqui de “Controle total” para “Ler”, por exemplo, eu vou perder o acesso que eu tenho de controle total ao site.

Mas eu posso chamar outras pessoas, então eu vou chamar aqui, por exemplo, conteudistas, que é outro papel, é um usuário mesmo no Microsoft 365. Eu não vou enviar um e-mail e eu vou compartilhar.

Aqui tem um truque, porque, assim, eu vou entrar agora, eu tenho outra página aqui já aberta com este usuário. Eu estou aqui no SharePoint e se você olhar aqui, eu vou dar refresh e não vai aparecer aqui em “Sites frequentes”, não está seguindo, não é recente. Às vezes você não vai conseguir achar, você fica procurando, “Meus Sites”, mas não é bem um site seu, você não o acha em lugar nenhum.

O jeito mais fácil que eu acho é assim, vou dar um “F11” aqui, eu vou pegar a URL do site. Se você estiver na dúvida, vai aqui na primeira página e pega esta URL, que é a URL do site. Vou voltar aqui no “F11” e vou voltar para a página que está com conteudistas. E aqui eu vou entrar no site, “Ctrl + V” e vou entrar no site.

O que acontece? Este site já está criado, mas como eu não acessei nenhuma vez com esse conteudistas, ele não está enxergando.

Agora você vai ter que tomar cuidado com o seguinte, só para não ficar confuso. Eu estou com duas janelas do navegador abertas, deixa eu mostrar, olha aqui no canto superior direito, Roberto Sabino e conteudistas.

Conteudistas está como alguém que só pode ver, ele só pode ler. Essa é a visão do conteudistas, quando ele entra ele tem essas opções aqui em cima. O Roberto Sabino tem mais opções, “Novo”, “Detalhes da página”, “Análises”, “Publicada”, “Editar”, ou seja, isto são coisas que o conteudistas não pode fazer. Isto é o conceito de permissões, ou seja, de forma fácil eu consigo gerenciar as permissões.

Eu vou vir aqui em cima à direita com o meu usuário, vou olhar aqui os compartilhamentos. Eu tenho o proprietário Roberto Sabino, tenho como membro ninguém e como visitante conteudistas.

Eu quero mudar o conteudista para que ele seja membro, ele não vai ser só visitantes, o visitante só pode ler, mas eu quero que o conteudista possa editar. Então eu vou clicar em “Editar” e ele automaticamente vai virar um membro deste grupo deste site.

“Sabino, ok, eu entendi. Você criou o site e você vai pôr informações no site, mas da onde vêm essas informações?”, aí é que está a grande jogada e a facilidade de uso no Microsoft 365.

O SharePoint já está automaticamente ligado em OneDrive, ele já está automaticamente ligado no Lists. Se você tiver configurado os e-mails, para você acessar os e-mails pelo Microsoft 365, você também já vai ter isso ligado, e aí depende das configurações de cada empresa.

Eu vou mostrar, por exemplo, aqui no canto superior, à esquerda, se eu vier no OneDrive, você vai ver que ele já tem um grupo criado aqui, vamos ver aqui à esquerda, “Meus arquivos”, eu tenho aqui algumas bibliotecas e eu tenho aqui em “Mais lugares” mais bibliotecas. Eu vou ver todas as bibliotecas aqui. Intranet do Office Resolve.

O Intranet do Office Resolve já é uma pasta dentro do OneDrive, ou seja, só o fato de eu criar o site do SharePoint, eu já tenho as outras informações nas outras ferramentas do nosso Microsoft 365.

Eu estou no OneDrive e eu já tenho o Intranet do Office Resolve. Eu não pus nada lá, então não tem nada aqui, mas eu poderia colocar alguma coisa nessa pasta.

Lembrando, eu vou de novo para o nosso site, até para mim, usuário Roberto Sabino. Eu vou procurar aqui à esquerda, “Seguindo”, eu não pus para seguir ainda, então ele não está aparecendo aqui. Não, está aparecendo aqui sim, porque fui eu que criei. Então já está aqui essa estrela, é porque eu estou seguindo, então está ok.

Mas o conteudista não está seguindo ainda. Então precisa tomar cuidado só para não perder o site em algum momento, eu já vi isso acontecer, as pessoas às vezes: “Não sei onde está o meu site”.

Na dúvida faz o seguinte, vai no “F11”, se você estiver usando tela cheia também, guarda esta URL em algum lugar e esse vai ser o acesso que você vai ter a este site que, neste caso, nós estamos trabalhando como o primeiro site dessa nossa intranet. Depois vamos criar outros sites de equipe e este vai ser o ponto de encontro da nossa intranet.

Sobre o curso SharePoint 1: criando um site de colaboração para a equipe

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• Conhecendo o Sharepoint
• Gerenciamento no Sharepoint
• Criando e configurando listas
• Criando visualizações
• Criando ponto de colaboração