Sharepoint 3: criando listas personalizadas

Criando listas - Apresentação

Olá, sou Roberto Sabino e estou aqui para convidar você para o nosso treinamento SharePoint 3. Eu imagino que você já tenha feito os outros dois treinamentos SharePoint 1, SharePoint 2. Se não fez, procura aqui na plataforma, temos outros dois treinamentos que são o começo dessa jornada.

E deixa eu mostrar para você um pouco o que que vamos fazer nesta jornada três aqui. Nós vamos trabalhar essencialmente com listas. Vamos aprender a fazer listas personalizadas, vamos aprender a entender a diferença entre usar um modelo e usar uma lista personalizada e vamos aprender a fazer essa lista aqui do zero.

Ela não é uma lista que que já pegamos deste jeito aqui, fizemos do zero, criamos as colunas, criamos as junções entre listas, criou a visão de gráfico de Gantt, criou aqui o formato de apresentação.

E também ao longo desse curso, vamos ver como organizar as nossas informações, como fazer para permitir que o SharePoint possa ser sim um bom repositório de dados, e também vamos ver algumas coisas a mais como, por exemplo, vamos trabalhar aqui com automação. Lá no final vamos fazer uma automação que vai pegar um item da lista e vai jogar no nosso calendário do Outlook.

Então vamos continuar trabalhando. Deixa eu mostrar aqui para quem ainda não viu e para quem já fez o curso SharePoint 1 e 2 há um tempo, nós continuamos montando a intranet. Nós estamos focados agora no controle de projetos. Esse controle de projetos vai ganhar agora 4 listas novas para controlar as tarefas, e a principal delas, que vamos aprender a montar do zero todas as informações que temos aqui, sabemos de onde veio, criamos, mudamos, então é um curso que eu acho que tem bastante informação interessante para quem quer trabalhar com SharePoint.

Espero você para mais um curso, é o terceiro curso. Não esqueça, se você não fez ainda os cursos anteriores, vale a pena procurar na plataforma SharePoint 1, que é quando começamos a entender um pouco do SharePoint e depois você chega aqui conosco no SharePoint 3. Já fez os dois primeiros cursos? Vamos lá, agora trabalhar com listas. Bastante coisa para fazer.

Criando listas - Criar lista nova ou usar modelos

E aí como estamos? Preparados para mais uma etapa? Estamos na terceira etapa, esse aqui é o SharePoint 3, e nós vamos falar de listas. Eu sei que, ao dizer isso, algumas pessoas vão dizer assim: “Sabino, eu já sei tudo de listas, eu não preciso desse treinamento, eu não sei porque você insiste em fazer esse treinamento de listas”.

E eu diria que você está muito bem, porque eu, para poder fazer esse treinamento, tive que estudar algumas coisas que eu nunca tinha visto de listas, que eu achei bem bacana. São novidades aqui nas versões mais novas do SharePoint.

Tem umas coisas que nós vamos fazer que são interessante também com o Power Automate. Então vamos voltar naquela ideia de fazer algumas automações, mas eu queria, dessa vez, começar do básico mesmo. Eu queria começar de listas desde o começo, por quê?

Porque este recurso de listas é um recurso que eu gostaria muito que você usasse demais, porque ele te ajuda um monte, mas você precisa saber fazer a lista desde o começo. Então nesse primeiro vídeo, nós vamos dar uma olhada no seguinte.

Vamos lá para o nosso controle de projetos, que é onde estamos fazendo mais coisas, e já temos uma lista, mas essa lista aqui, essa lista de cursos, nós praticamente criamos a lista. Vimos um pouco como faz uma coisa ou outra e deixamos ela lá quieta. Nós não aprofundamos nada na criação de listas, e é isso que vamos fazer nesse treinamento aqui.

Então vamos começar uma lista do zero, e vamos fazer essa mesma ideia aqui, só que ao invés de cursos, nós vamos chamar de projetos, já que são controles de projetos. Cada novo curso que formos desenvolver em parceria com o Office Resolve ou em parceria com a Alura, que esta equipe do Office Resolve for desenvolver, vai ser um novo projeto.

Então vamos criar. Vamos lembrar o seguinte, se eu clicar aqui na barra superior em “Novo”, eu estou adicionando um novo item na lista. Por quê? Porque eu estou na lista. Para criar uma nova lista, eu tenho que ir na primeira página do site e, aí sim, este botão “Novo”, aqui na parte superior, vai ter a opção “Lista”. Está carregando meio devagar aqui, mas é normal, porque eu estou gravando e tudo.

A página inicial tem coisas aqui, vamos ver? Carregou certinho. Clicamos em “Novo”, na parte superior, e aqui vamos criar novos itens no meu site. Um desses itens é uma “Lista”.

Então vamos lá, como é que eu crio uma nova lista? Ou o que eu posso fazer nessa nova lista? Eu estou começando desde o começo? Sim, se você precisar, acelera um pouco aí, mas eu acho importante.

Posso criar uma lista em branco, posso criar uma lista do Excel, ou posso criar uma lista a partir de uma lista que já existe, então, copiar ou herdar uma lista que já existe. Também tem modelos. O que são modelos? São listas prontas que é a Microsoft, ou algum parceiro, fez e deixou aqui como modelo para fazermos.

Então vamos pensar o seguinte: a nossa necessidade, qual é? Fazer um controle dos projetos. Eu tenho aqui controle de problemas, integração de funcionários, itinerário, ativos, rastreador de recrutamento, solicitação de viagem, controle de progresso de tarefas e agendador de conteúdo. Este controle de progresso de tarefas, é o que me parece mais adequado, então vamos nesse por enquanto.

"Sabino, você vai usar o modelo?" Vamos analisar o modelo. "Sabino você acha melhor usar modelo ou criar uma lista do zero?" Não sei. Depende da sua necessidade, depende do quanto você vai conseguir saber fazer tudo que você tem que fazer com uma lista totalmente adequada, feita por você, ou se é melhor você adequar um pouco o seu trabalho a uma lista que já existe.

Nesse caso aqui vamos ver o seguinte: a lista tem item de trabalho, descrição, categoria, progresso, depois tem prioridade, data de início, data de conclusão, atribuído a, e observações. Isso aqui para projetos é, mais ou menos, um padrão. Então daria para usar? Talvez dê. Vamos colocar no nome “Projeto de Cursos para a Alura”. Vamos lembrar que estamos dentro do site do Office Resolve, criando um espaço de trabalho para a equipe que desenvolve os conteúdos para a Alura. Então o nome da lista “Projetos de Cursos para a Alura”.

Descrição, “Lista dos cursos que são feitos em parceria com a Alura”. Mostrar navegação do site? Sim. Vamos deixar que sim, e aí temos essa lista já na navegação aqui na esquerda, lembra? Já sabemos editar essa navegação se precisar aqui, já sabemos fazer essas coisas.

Tem aqui item, descrição, categoria. Vamos inserir um item e vamos ver que que ele tem aqui. Item de trabalho: “Curso de Excel básico”. Na descrição: “Este é o primeiro curso de Excel feito na Alura”. Categoria. Aqui começamos a analisar algumas coisas. Categoria, para nós, talvez fosse melhor que tivéssemos outras categorias aqui: escritório, linguagem de programação, arquitetura, ou qual aplicativo que é, não sei. Essas categorias já não caíram muito bem para nós, para a nossa necessidade, mas vamos colocar engenharia.

Outra coisa, posso colocar mais do que uma categoria? Aí já não faz sentido nenhum. Estou pensando aqui na nossa necessidade como um time que produz conteúdo para a Alura, e os nossos projetos são projetos de cursos.

Progresso: não iniciado, em andamento, concluído, bloqueado, atrás. Se formos pensar bem, talvez aqui depende se vamos trabalhar com Ágil ou não. Não iniciando está bom. Prioridade: crítico, alta, média. Prioridade média, vamos dizer.

Data de início, data de final. Vamos colocar qualquer data aqui, só como exemplo. Atribuído a: Roberto Sabino. Observações: “Este é o primeiro item da lista”. Podemo colocar anexos. "Salvar". Criei aqui um item.

E, seguinte, o que parece? É legal, não é? Vamos fazer algumas análises. Por exemplo, isso aqui é bonito: categoria, progresso. Diferente. Então você fala assim "se eu fizer uma lista, talvez eu não consiga fazer isso". A partir de agora você vai conseguir. Vamos fazer isso. Já no próximo vídeo damos uma olhada como faz isso aqui.

E eu acho que é melhor criarmos uma lista do zero por quê? Porque essa lista não está muito adequada. Se formos começar a mudar a lista, ela vai ficar muito diferente, então acho melhor fazermos uma lista do zero. A nossa solução aqui para "vamos usar o modelo ou vamos fazer lista do zero", no nosso projeto é: vamos fazer uma lista do zero para vermos como é que é fazer desde o começo.

Criando listas - Configurações de lista

Antes de passar para criar nossa lista do zero, que vamos começar a fazer no próximo vídeo, vamos dar uma olhada como que fazemos este efeito aqui, por exemplo, que tem na categoria e que tem no progresso. Tem aqui na prioridade também, que é essa formatação da categoria. Dá um efeito interessante, na hora de inserir o item também tem essa formatação, então vamos ver como é que fazemos, como é que podemos ver.

Quando você achar um recurso em uma lista e você achar esse recurso interessante, uma das formas, que já sabemos mais ou menos usar, é vir aqui nas configurações, então canto superior direito, “Configurações > Configurações da Lista”. Nas configurações da lista, você vai achar tudo que você quer. Aquele efeito provavelmente está na configuração da coluna.

Então aqui eu tenho várias coisas das configurações da lista e, aqui embaixo, eu tenho as colunas. Poderíamos, por exemplo, pegar a coluna categoria e dar uma olhada nessa coluna aqui para ver o que que ela tem de diferente das outras. Ela é uma coluna do tipo opção. Até aí tudo bem, tem a descrição, isso aqui, "exigir que essa coluna contenha informações e valores exclusivos", nada a ver com isso. As opções estão aqui "ok", já vimos que são as opções que tem lá também, são caixas de seleção, mas até valor padrão não tem nada de diferente, mas aqui embaixo tem, formatação da coluna.

“Para alterar a exibição desta coluna adicione o Json abaixo”. Então olha só que interessante. “Sabino, mas eu vou ter que saber fazer isso aqui?”. Não, quando você quer fazer uma coluna personalizada você tem um jeito de fazer isso, que é justamente usando a ferramenta de formatação da coluna. Tem uma explicação aqui e vamos ver na prática como que fazemos isso.

Vamos lá então, vamos supor que queremos fazer esse efeito aqui. É aqui que faz? Não. Vamos voltar na lista, na página inicial. Deixamos o nome da lista aqui, então a lista está aqui, e vamos tentar aplicar essa mesma coisa por exemplo aqui na descrição. Como é que eu faço isso?

Aqui na coluna eu vou clicar com o botão esquerdo. Eu tenho “Configurações da coluna”. Aqui eu vou poder editar. Eu vou para as configurações dessa coluna, mas eu também posso formatar, e é esse o recurso que queremos, formatar essa coluna.

Está coluna ela pode ser formatada e eu posso, por exemplo, fazer uma formatação condicional. Aqui terá algumas diferenças, que é o seguinte: quando tem opções, ele me dá algumas alternativas, quando não são opções, eu tenho outras alternativas. Eu tenho, inclusive, formatação condicional que eu posso adicionar regras para essa formatação condicional. Por exemplo, este campo é maior que 10, é menor que 10, coisas assim.

Vamos dar uma olhada aqui nesta de categoria. Se eu usasse configurações da coluna e viesse no formatar esta coluna, ele tem aqui, “Escolha de comprimidos”. O que que é isso? Quando eu tenho uma coluna que é uma coluna de opções, eu posso por esse formato aqui, que é chamado de comprimido. Ele lembra um pouco mesmo um comprimido e você pode editar esses estilos dos comprimidos ou criar em uma que seja de opções, mas que ainda não tenha essa configuração.

Então nós vamos usar isso na nossa lista. Nós vamos criar a lista e vamos ter lá também, por exemplo, categoria. Na nossa categoria também vamos colocar essa formatação, mas além disso, eu tenho outras possibilidades de formatação. Eu cliquei aqui, do lado esquerdo, e aqui eu posso, por exemplo, fazer um estilo para linha, editar estilos de linha ou fazer uma formatação condicional para a linha.

Aqui eu tenho se eu vou usar a lista ou galeria, mas eu posso na questão das linhas fazer, por exemplo, aquela linha que a linha par ficar de um jeito, e a linha ímpar fica de outro. Quando eu clico em “Editar estilos da linha”, ele já deixa separado para mim linhas ímpares e linhas pares, que eu posso fazer aquelas linhas que eu costumo chamar de zebrado. Quando eu faço isso no Excel, eu costumo chamar de zebrado, que é uma linha, sei lá, uma linha escura e uma clara por exemplo.

Temos aqui também o nosso modo avançado e eu posso mexer direto no Json que eu tenho aqui, mas nós não vamos chegar até aí. Então vamos usar essa ideia, e o que nós vamos fazer a partir do próximo vídeo é criar a nossa lista.

Primeiro vamos pensar que listas vamos criar e como que vamos deixar essas listas unidas. Uma outra coisa que já demos uma olhada lá no primeiro treinamento, mas que vamos mergulhar um pouco mais aqui, são os modos de visualização. Observe que aqui eu tenho mais do que um modo de visualização. Eu tenho, por exemplo, um modo de visualização que é "Todos os itens", mas eu tenho um "problemas agrupados por prioridade". Então verifique que ele muda totalmente a forma de mostrar essa lista só mudando a visualização.

Isso aqui é muito importante, porque vai te ajudar muito. Você vai conseguir criar efeitos por exemplo, de mostrar uma lista agrupada por data, depois você pode filtrar na data atual, então você vai mostrar como se fosse uma lista só da data atual. Dá para fazer bastante coisa com agrupamento e com filtro e vamos ver isso nos próximos vídeos.

A partir do próximo vídeo começamos criando a nossa lista do zero, entendendo como que a fazemos todas configurações da lista e como que ligamos uma lista na outra. Vamos começar a trilhar esse caminho aqui até chegarmos lá no Power Automate, e fazer algumas automações com essa lista aqui.

Sobre o curso Sharepoint 3: criando listas personalizadas

O curso Sharepoint 3: criando listas personalizadas possui 145 minutos de vídeos, em um total de 38 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Criando listas
• Importando listas do Excel
• Visão de acompanhamento
• Usando a exibição de Gantt
• Criando automações