Boas-vindas a este curso sobre Zapier, uma ferramenta muito útil para produtividade e automatização de processos. Meu nome é Fabrício Carraro, e serei o instrutor durante este curso.
Audiodescrição: Fabrício Carraro se descreve como um homem de cabelo curto preto, olhos castanhos e pele morena. Veste uma camiseta azul escura com a inscrição "Alura". Ao fundo, porta com uma iluminação roxa.
Neste curso de Zapier, exploramos desde o início todos os aspectos essenciais da ferramenta. Apresentamos o Zapier, detalhando como utilizá-lo, o que são os apps ("aplicativos"), as automações ("zaps"), os triggers ("gatilhos") e as actions ("ações"). Criaremos diversas automações em áreas como marketing, respostas de e-mail, redes sociais e utilizando templates ("modelos"). Utilizamos recursos como o scheduler ("agendador") para programar automações e os paths ("caminhos") para definir diferentes trajetos ou modelos a serem criados.
São muitos os tópicos que abordaremos neste curso, e esperamos que aproveitem, pois estaremos juntos em cada etapa a partir de agora. Bons estudos!
Nesta primeira aula, exploramos o que é o Zapier, uma ferramenta extremamente útil para automações. Com o Zapier, é possível integrar diversas ferramentas utilizadas no dia a dia, como Gmail, Google Sheets, Google Docs, My Drive, Dropbox e até ferramentas de inteligência artificial, como o HubSpot. A lista de aplicativos e ferramentas que podem ser automatizados com o Zapier é vasta.
O Zapier permite automatizar processos que normalmente seriam realizados manualmente, utilizando gatilhos. Na página inicial, é possível observar a seção de "Pricing" ("preço") na parte superior, onde é oferecida a opção de utilizar o Zapier gratuitamente. O plano gratuito permite criar workflows ("fluxos de trabalho") simples, com até 100 tarefas por mês, sem custo.
É possível criar quantos Zaps forem necessários, mas há um limite de Zaps com até 2 etapas. Nos planos pagos, como o profissional, team ("equipe") e enterprise ("empresarial"), é possível criar Zaps com múltiplas etapas, uma vantagem que será explorada ao longo do curso.
Para começar, criamos uma nova conta utilizando o e-mail ou a conta do Google ("Start free with Google" e "Start free with email"). Após o cadastro, o Zapier solicita informações sobre o uso pretendido ("What's your role?"), mas essa questão pode ser pulada. No caso, selecionamos apenas "Marketing & Marketing Ops" para passar a etapa. Logo após, aparece uma pergunta sobre o tamanho da empresa ("What's your company size?") e clicamos em "1-49".
Na página seguinte, intitulada "Top apps for Marketing & Marketing Ops", clicamos no ícone de xis em "WhatApp Notifications" abaixo do campo de busca. Logo após, clicamos no botão "Skip question" para pular essa etapa na parte inferior direita.
Após essas etapas, chegamos à página principal, intitulada "What would you like to automate?" com um campo de busca abaixo. À esquerda, há um menu com diversas opções, como: "Create", "Home", "Discover", "Zaps", "Tables", "Interfaces", "Chatbots", "Canvas", entre outras opções.
Ao criar uma conta pela primeira vez, obtemos acesso ao plano professional ("profissional") por 14 dias, permitindo a criação de Zaps com múltiplas etapas.
Caso já haja uma conta antiga, é recomendável criar uma nova conta para aproveitar o curso sem custos adicionais.
Isso porque criaremos zaps de múltiplas etapas utilizando o plano gratuito.
Um zap é uma automação. Em um fluxo de trabalho, um dado chega a uma ferramenta, como o Gmail ou Google Forms, e o Zapier processa esse dado, transferindo-o para outra ferramenta, como Google Sheets, HubSpot ou Instagram.
Na parte superior direita da interface, encontramos a opção "Explore Apps" ("Explorar Aplicativos") para explorar as ferramentas disponíveis. Entre as mais utilizadas, estão Google Sheets, Gmail, Slack, Google Calendar, Google Drive, HubSpot, Notion, Facebook Ads, MailChimp, Calendly, Trello, Typeform, Outlook, ChatGPT e Discord. Esses são apenas alguns dos mais de 7.855 aplicativos disponíveis na data de criação deste curso.
Portanto, um Zap é uma automação entre diferentes ferramentas.
Agora, seguimos para o próximo vídeo, onde começaremos a criar o primeiro zap!
Criaremos nosso primeiro zap (automação)!
Existem várias maneiras de realizar isso. Podemos clicar no botão "Zap", na seção "Start from scratch" ("Começar do zero") ou acessar a aba "Zaps" à esquerda e, em seguida, clicar em "Create" à direita ou em "Create Zap" na parte inferior para criar um zap. Clicamos em "Create" na parte superior direita e depois em "New Zap".
Ao abrir a página, observamos algumas funcionalidades, como o Copilot, uma IA que pode oferecer suporte. Observe que há um retângulo na parte superior central com o título "Copilot" e abaixo a pergunta "What can I help you automate?" ("O que eu posso ajudar a automatizar?").
Esse recurso está em beta no momento da gravação do curso. Iniciaremos com o método clássico.
Descendo um pouco, encontramos dois retângulos conectados entre si. O superior possui o título "Trigger" ("Gatilho") com a mensagem "1. Select the event that starts your Zap" ("1. Selecione o evento que inicia seu Zap"), enquanto o inferior possui o título "Action" ("Ação") com a mensagem "2. Select the event for your Zap to run" ("2. Selecione o evento para o seu Zap ser executado").
O problema que buscamos automatizar é o seguinte: em uma empresa, há um formulário de contato em um site, como em um e-commerce, onde as pessoas clientes enviam e-mails sobre acompanhamento de pedidos, cancelamento do pedido e devolução do pedido. Elas preenchem o nome, o e-mail, selecionam um assunto e um campo "Mensagem".
Formulário de Contato
Suponhamos que a empresa utilize o Gmail para receber esses e-mails (caixa de entrada). Quando uma pessoa envia um e-mail sobre acompanhamento, cancelamento ou devolução, ele é recebido e rotulado automaticamente. Na parte inferior esquerda do Gmail, temos a seção "Labels" ("rótulos"), com "Acompanhamento", "Cancelamento" e "Devolução".
O objetivo é registrar esses e-mails em uma planilha, chamada de "Planilha empresarial", com abas específicas para cada tipo de e-mail: acompanhamento, cancelamento e devolução. Isso permitirá realizar análises futuras, como a quantidade de e-mails recebidos por área ou o uso de inteligência artificial para analisar o conteúdo.
Caso ainda não tenha criado a planilha, faça isso agora. Crie uma planilha simples com abas para "Nome", "Email", "Dia/hora" e "Corpo do email". Não é necessário incluir o assunto, pois já teremos uma aba para cada tipo de e-mail.
No Zapier, o primeiro passo em qualquer automação é definir o trigger ("gatilho"), que, neste caso, será o recebimento de um e-mail.
Objetivo: Quando um e-mail for recebido, por meio do preenchimento do formulário, em um dos rótulos de acompanhamento, cancelamento ou devolução, queremos que a automação leia o e-mail e registre uma entrada na planilha do Google Sheets.
O trigger será a chegada de um e-mail no Gmail. Clicamos em "trigger" e, em seguida, em "Gmail". Agora, é necessário realizar as configurações iniciais. À direita, aparece uma janela intitulada "1. Select the event" ("1. Selecione o evento"), com os campos "App" ("Aplicativo") com "Gmail", "Trigger event" ("Evento de gatilho") e "Account" ("Conta").
No campo "Trigger event" escolhemos "New Labeled E-mail" ("Novo e-mail com rótulo") com a mensagem "Triggers when you label an email" ("Aciona quando você rotula um e-mail").
Importante: Caso os e-mails não tenham rótulos e for qualquer e-mail do Inbox, escolha a opção "New E-mail" ("Novo e-mail").
No campo "Account", conectamos a conta do Gmail para que o Zapier tenha acesso aos e-mails. Para isso, clicamos em "Sign in" ("Entrar") à direita do campo e selecionamos a conta. Será solicitado o fornecimento de algumas permissões, onde clicamos no botão "Permitir" na parte inferior direita.
Após conceder as permissões, clicamos no botão "Continuar" na parte inferior direita.
Somos direcionados para a aba "Configure" ("Configurar"). Como selecionamos a opção "New Labeled Email" ("Novo e-mail com rótulo"), temos o campo "Label or mailbox" ("Rótulo ou caixa de entrada") para preenchermos com o rótulo do e-mail que desejamos, de modo que, ao chegar um e-mail com esse rótulo, o gatilho seja disparado. Selecionamos o rótulo desejado, que no caso é "Acompanhamento".
Clicamos no botão "Continuar" e somo direcionados para a aba "Test".
Precisamos testar o trigger para verificar se está funcionando. Para realizar esse teste, enviamos um e-mail de teste para o rótulo selecionado de um outro e-mail qualquer para o que cadastramos no Zapier. O título pode ser "Acompanhamento de pedido - 123456" seguido de um id. No corpo do e-mail, digitamos:
Olá, gostaria de acompanhar o meu pedidode id 123456.
Clicamos em "Send" ("Enviar") e aguardamos o e-mail chegar no nosso Gmail cadastrado no rótulo "Acompanhamento".
Após o e-mail chegar, retornamos ao Zapier e clicamos em "Test Trigger" ("Testar Gatilho"). O Zapier buscará o e-mail no Gmail e, ao encontrá-lo, exibirá o nome "Labeled Email A". Ao clicarmos nessa opção, veremos a mensagem do corpo do e-mail que acabamos de enviar. Isso significa que o Zapier possui acesso ao e-mail.
Continuamos selecionando "Continue with selected record" para continuar com o registro selecionado. Com isso, definimos o trigger!
Após escolher o trigger, definimos as actions ("ações"). Quando o trigger for ativado, a ação será analisar os dados e registrá-los na planilha.
Caso ainda não tenha criado a planilha, faça isso agora.
Configuraremos isso a seguir!
O curso Zapier: integrando apps para otimizar tarefas possui 107 minutos de vídeos, em um total de 30 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.
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