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Apesar da comunicação eficaz ser vista como um dos pilares do sucesso empresarial há tempos, por impactar desde a produtividade interna até a conquista de novos negócios, grande parte das empresas ainda enfrentam desafios nesse aspecto, o que pode gerar prejuízos significativos.
Segundo o relatório sobre o estado da comunicação empresarial de 2024, desenvolvido pela empresa Grammarly, um em cada cinco líderes empresariais afirmam ter perdido negócios devido a falhas na comunicação. Por outro lado, 43% destacam que uma comunicação eficiente foi determinante para conquistar novas oportunidades.
Além disso, os benefícios da comunicação clara vão muito além dos resultados financeiros. Empresas que investem nesse aspecto observam maior satisfação dos clientes (51%), melhor reputação da marca (45%) e até mesmo redução de custos operacionais (33%).
Com base nesses dados, é fato que a comunicação clara ainda é um fator essencial para o sucesso dos negócios. Por esta razão, neste artigo, vamos abordar como melhorar a comunicação por parte das lideranças, com todos os níveis hierárquicos, além de mostrar dicas e técnicas para facilitar o desenvolvimento dessa habilidade. Acompanhe!
O que a comunicação interna contempla?
A comunicação interna abrange o conjunto de práticas e estratégias que visam promover o fluxo de informações, o engajamento e o alinhamento das pessoas colaboradoras com os objetivos e valores da organização. Assim, ela se concentra em construir um ambiente de trabalho colaborativo, transparente e produtivo, onde todas as pessoas se sintam informadas, valorizadas e parte integrante da empresa.
Além disso, a comunicação interna busca fortalecer a cultura organizacional, pois dissemina os valores e princípios da empresa, e contribui para a construção de um clima positivo, onde as equipes se sintam motivadas, engajadas e inclusas.
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Qual o papel da liderança na comunicação no ambiente de trabalho?
A liderança desempenha um papel fundamental em como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho, pois conecta a alta gestão e as pessoas colaboradoras. Além disso, os(as) líderes são responsáveis por transmitir de forma clara e objetiva as informações relevantes sobre a empresa, seus objetivos, valores e estratégias, o que garante que todos os membros estejam alinhados.
Segundo a Forbes, mais de 40% das pessoas colaboradoras perdem a confiança na liderança e na equipe quando a comunicação é falha — o que reforça a importância do papel da liderança na promoção de um clima organizacional de confiança, comunicação aberta, transparente e, claro, humanizada.
Como aprender a se comunicar melhor: quais habilidades são necessárias?
Agora que você já sabe a importância da comunicação interna e o papel da pessoa líder nesse cenário, a seguir, vamos conferir como as lideranças podem melhorar a comunicação no trabalho e quais habilidades são necessárias para esse processo.
1. Compreenda os fundamentos da comunicação
Antes de aprimorar suas habilidades de liderança, é crucial entender os componentes básicos da comunicação: linguagem verbal, linguagem corporal, tom de voz e escuta ativa. Entender como cada elemento contribui para a mensagem completa fará toda a diferença na comunicação.
Linguagem verbal: refere-se às palavras que escolhemos para transmitir uma mensagem. Uma comunicação eficaz exige clareza, objetividade e adequação ao público. Expressar ideias de forma simples e direta reduz mal-entendidos e melhora a interação.
Linguagem corporal: gestos, expressões faciais, postura e contato visual reforçam (ou contradizem) o que está sendo dito. Uma postura aberta e gestos alinhados ao discurso demonstram segurança, enquanto evitar contato visual ou cruzar os braços pode passar desinteresse, ou insegurança.
Tom de voz: ritmo, volume e entonação da voz impactam a forma como a mensagem é recebida. Um tom calmo e firme transmite confiança, enquanto variações na entonação ajudam a manter o interesse da pessoa ouvinte e enfatizar pontos importantes.
Escuta ativa: não basta falar bem, é necessário ouvir com atenção. Isso envolve demonstrar interesse genuíno, evitar interrupções e reformular partes do que foi dito para confirmar o entendimento. Além de deixar a mensagem mais clara, a escuta ativa também melhora a empatia e fortalece os relacionamentos interpessoais entre as equipes.
2. Estabeleça objetivos claros
Defina o que deseja alcançar com suas habilidades de comunicação. Quer melhorar suas apresentações em público ou suas interações diárias com os membros da equipe? Objetivos claros podem guiar sua busca por novas competências de forma mais assertiva.
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3. Pratique sua fala
A melhoria da comunicação assertiva no trabalho exige prática constante e intencional. Para aprimorar sua fala, é possível seguir algumas estratégias, conforme abordamos a seguir.
Grave-se falando: escolha um tema e grave um vídeo ou áudio de sua fala. Depois, avalie pontos como clareza, ritmo, tom de voz e expressões faciais. Isso permite identificar oportunidades de melhoria e ajustar sua comunicação.
Participe de grupos de debate: engajar-se em discussões estruturadas ajuda a desenvolver argumentação, pensamento rápido e confiança ao se expressar.
Foque em um aspecto por vez: em vez de tentar melhorar tudo ao mesmo tempo, concentre-se em um elemento específico, como dicção, entonação ou contato visual. Isso torna o processo mais eficiente e menos sobrecarregado.
Treine diante do espelho: falar em frente a um espelho permite observar sua linguagem corporal e expressões faciais, o que te ajuda a alinhar sua postura e gestos à mensagem transmitida.
Simule situações reais: prepare apresentações, simule reuniões ou converse com colegas de forma estruturada. Quanto mais você praticar em cenários parecidos com aqueles que enfrenta no dia a dia, mais natural será sua comunicação ao longo do tempo.
4. Busque feedback 360°
O feedback 360° é uma ferramenta essencial para o desenvolvimento de líderes em todas as áreas, tanto no desempenho de suas atividades diárias quanto no aprimoramento da comunicação. Por isso, para obter uma visão mais clara de como sua linguagem é percebida, busque feedback tanto da alta gestão quanto dos membros da equipe.
Leia também: Feedback para gestores - qual é a importância para o profissional e para a empresa?
5. Adapte-se ao contexto
Após ter mais segurança com a sua comunicação, tente adaptar o seu discurso de acordo com cada situação e público. Ao fazer essa adequação, você não somente vai aprimorar suas habilidades comunicativas, mas também fortalece suas relações pessoais e profissionais. O que, por consequência, promove um ambiente mais colaborativo e eficiente.
Técnicas de como melhorar a comunicação entre líderes e equipes
Segundo uma pesquisa realizada pela Forbes, que apontou que 72% dos líderes reconhecem a comunicação eficaz como um motor de produtividade, explorar técnicas para desenvolvê-la torna-se crucial para a gestão das lideranças.
Mas, como melhorar a comunicação interna na empresa, em relação às pessoas líderes e lideradas, de forma mais clara, transparente e humanizada? Confira alguns exemplos que vão te ajudar na prática.
Use “eu” ao invés de “você”
Quando usamos “você”, a outra pessoa pode se sentir acusada ou atacada, o que leva a reações defensivas. Já ao iniciar frases com “eu”, expressamos sentimentos e necessidades sem parecer confrontantes.
Exemplo:
❌ “Você nunca me escuta!”
✅ “Eu me sinto frustrado(a) quando não consigo expressar minhas ideias durante a reunião.”
Faça criticas construtivas
Críticas diretas podem gerar resistência por parte de quem a escuta. Por isso, um feedback bem estruturado, focado em soluções, promove aprendizado e melhora o desempenho sem desmotivar.
Exemplo:
❌ “Seu relatório está cheio de erros!”
✅ “Percebi alguns pontos no relatório que podem ser melhorados. Que tal revisarmos juntos(as) para aprimorar esses detalhes?”
Cuidado com frases impulsivas
Durante um desafio ou momentos de tensão, tente não deixar que as emoções falem mais alto que a razão, pois isso pode criar atritos que, ao invés de resolver o problema, podem aumentá-lo.
Exemplo:
❌ “Esse projeto foi um desastre total!”
✅ “Tivemos alguns desafios nesse projeto. O que podemos aprender com isso para melhorar na próxima vez?”
Em suma, ao seguir essas técnicas comunicação clara e assertiva, você não só garante a transmissão eficaz da mensagem, como também demonstra habilidades em lidar com situações complexas, previne conflitos desnecessários e se consolida como um bom exemplo para os seus liderados — qualidades indispensáveis para um gestão de alta performance.
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Como melhorar a comunicação no trabalho? Confira algumas ferramentas e soluções
No ambiente de trabalho atual, além das habilidades que as lideranças podem (e devem) adquirir para ter uma comunicação mais humanizada, é possível contar com a ajuda de ferramentas e métodos tecnológicos para promover a troca de ideias entre todo o time. Entenda melhor a seguir.
Softwares de gerenciamento de projetos
Existem diferentes softwares de gestão de projetos, como Trello, Asana e Monday.com, que permitem que líderes e membros das equipes organizem as demandas, definam prazos e acompanhem o progresso dos projetos em tempo real.
Esse tipo de abordagem promove a transparência, otimiza a organização das tarefas e impulsiona a produtividade ao centralizar informações em um único lugar — o que também elimina a necessidade dos gestores e gestoras solicitarem atualizações constantes sobre as tarefas ao time.
Aplicativos de mensagens e videoconferência
Plataformas como Google Workspace e Microsoft Teams oferecem funções de comunicação rápida por meio de mensagens e reuniões remotas, o que agiliza a troca de informações sem a formalidade de e-mails ou encontros presenciais. Isso facilita a resolução de pequenos problemas e a organização de reuniões, já que evita conflitos de agenda.
Ferramentas de IA
Precisa enviar um e-mail, mas está com dificuldades para escrever de forma clara e concisa? Saiba que certas ferramentas de IA, como o ChatGPT e o Gemini, do Google, podem te ajudar nesse processo. Basta iniciar uma conversa e escrever um prompt descrevendo o que o e-mail deve abordar.
Exemplo de prompt:
“Preciso redigir um e-mail profissional para um(a) cliente informando sobre o atraso na entrega de um pedido. O tom deve ser formal, mas empático, e deve oferecer uma solução para minimizar o impacto do atraso.”
Como melhorar a comunicação verbal das lideranças com os liderados?
Além das técnicas e ferramentas que apresentamos, as lideranças podem melhorar suas habilidades em comunicação por meio de algumas práticas que podem até parecer simples, mas que fazem toda a diferença no dia a dia. Abaixo, confira as principais.
Leitura diversificada
A leitura é uma ferramenta poderosa para expandir seu vocabulário e aprimorar sua compreensão de diferentes estilos de comunicação. Por conta disso, dedique tempo a ler uma variedade de gêneros, desde literatura clássica até artigos técnicos. Isso não somente melhora sua capacidade de expressar ideias, mas também amplia seu repertório cultural e facilita a organização das ideias antes de falar.
Conferência do tom de voz e escrita
Principalmente em ambientes de trabalho remoto, é essencial prestar atenção à clareza, objetividade e ao tom da voz e escrita — especialmente quando se trata de uma mensagem de liderança, como uma cobrança de projetos. Isso evita que a comunicação soe grosseira ou gere interpretações equivocadas.
Algumas boas práticas podem ajudar a tornar a comunicação assíncrona mais eficiente e compreensível, reduzindo ruídos e mal-entendidos, como revisar o texto antes de enviar e sempre adaptar o tom conforme o contexto da situação e a pessoa.
Importância do feedback
Como já mencionamos, o feedback é uma ferramenta valiosa para identificar áreas de melhoria. Busque opiniões sinceras de colegas, amigos(as) e da alta liderança sobre seu estilo comunicativo. Depois, use esse feedback para ajustar e refinar suas abordagens.
Aprendizado contínuo
O aprendizado contínuo é essencial para aprimorar suas habilidades comunicativas. Participe de workshops, cursos ou seminários que se concentrem em técnicas de comunicação. Esses ambientes oferecem oportunidades para aprender novas estratégias, além de permitir a networking com outros participantes que podem ter desafios como os seus.
Por fim, para auxiliar as empresas em como melhorar a comunicação interpessoal de suas lideranças, conte com a Alura + FIAP Para Empresas. Oferecemos uma jornada de aprendizado completa, seja para líderes ou pessoas colaboradoras, que ajudam a aprimorar as habilidades técnicas e interpessoais que a sua organização necessita.
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