Dicas para fazer uma boa gestão de tempo e aumentar a produtividade

Um dos aspectos que mais influenciam na produtividade das equipes é a gestão de tempo.

Não é por menos. O tempo é um recurso precioso para os times de alta performance. E parece cada vez mais escasso, especialmente quando as demandas chegam de todos os lados: externa e internamente, como ocorre muitas vezes na área de TI.

Além do mais, a gestão do tempo ainda é uma discussão aberta frente às rotinas de trabalho remoto e home office, bastante comum na área de tecnologia.

Os principais questionamentos, nesse ponto, envolvem a necessidade de alinhar bem as demandas para não sobrecarregar os times e, ao mesmo tempo, garantir alta produtividade.

O objetivo desse artigo é, portanto, explicar o que é e qual a importância da gestão do tempo para as equipes de alta produtividade e como fazer o gerenciamento das tarefas e dos prazos da melhor forma.

O que é gestão de tempo?

A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas, que envolve tanto o planejamento quanto a execução das atividades.

A finalidade principal de gerenciar tempo é, portanto, otimizar o tempo de trabalho e gerar maior produtividade e eficiência. Ou seja, fazer o melhor trabalho em menos tempo.

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Em outras palavras, é uma técnica para gerenciar o planejamento e a execução de tarefas dentro de prazos. O foco é eliminar desperdícios de tempo.

Na prática, a gestão de tempo é um alinhamento entre três variáveis principais: a quantidade de tarefas; o tempo necessário para executar cada uma delas; e o prazo de entrega.

Por isso, quando se diz que uma pessoa faz uma ótima gestão do tempo no trabalho significa que ela sabe estabelecer prioridades, consegue executar todas as tarefas em um tempo otimizado e entregá-las no prazo certo.

Qual a importância da gestão do tempo para equipes de alta performance

O escritor e professor Peter Drucker — denominado de “pai da gestão moderna”, resumiu bem a importância da gestão do tempo: “o tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”.

Isso significa que a gestão do tempo é sempre o primeiro passo para executar tarefas grandes e importantes.

A partir de uma boa gestão do tempo, é possível fazer todas as ações planejadas e, mais que isso, cumprir os prazos e não desperdiçar tempo. Ou seja, é possível fazer mais e melhor.

É por isso que ela precisa fazer parte da estratégia dos negócios. O resultado de uma boa gestão de tempo nas empresas é o aumento do nível de produtividade e eficiência das equipes.

Produtividade e gestão do tempo: qual a relação?

Gestão do tempo e produtividade estão interligados, pois um bom gerenciamento no trabalho envolve priorização de tarefas, eliminação de procrastinação, definição de metas, foco, equilíbrio entre vida pessoal e profissional, e uso eficiente de recursos.

Dessa forma, ao otimizar o tempo, é possível concentrar esforços nas tarefas mais importantes, melhorar a qualidade do trabalho e alcançar metas, tornando a rotina de trabalho mais produtiva.

Quais são os princípios da gestão de tempo

Nesse contexto, a gestão do tempo compreende 5 princípios fundamentais, quais sejam:

Objetivos

Antes de começar o planejamento e a organização, é fundamental ter em mente qual é o objetivo central do projeto. Esse é o primeiro passo.

Quando se tem ciência sobre os resultados que se quer alcançar, é possível priorizar melhor as tarefas e não cair em procrastinação.

Foco

Além do mais, é necessário focar no planejamento e se concentrar para executar o que foi proposto.

Imagine a seguinte situação: o planejamento prevê duas grandes tarefas para a manhã de um dia. Para você conseguir cumprir e obedecer a sua organização, você precisa focar na execução dessas tarefas e não dispersar tempo com outras atividades como, por exemplo, nas redes sociais.

Priorização de tarefas

No entanto, se existe uma lista de tarefas para fazer, qual é a que você fará primeiro? É aí que entra a priorização de tarefas.

Você pode usar a matriz de Eisenhower para organizar suas tarefas, a partir dos seguintes critérios:

• Urgente e importante: faça primeiro;
• Importante, mas não urgente: faça assim que possível, mas não precisa ser de imediato;
• Urgente, mas não importante: se possível, delegue para outra pessoa;
• Não importante e não urgente: tente eliminar do seu planejamento ou faça quando sobrar tempo.

Autoconhecimento

Ainda, existe o fator pessoal da gestão do tempo. Isto é, os elementos e as circunstâncias de cada pessoa que influenciam a produtividade.

Nesse ponto, é necessário autoconhecimento para reconhecer qual é o melhor horário para cada tarefa.

Então, por exemplo, se você tem o raciocínio mais lento pela manhã, é melhor planejar tarefas mais automáticas.

Controle

Por fim, é necessário ter o controle e acompanhar o desenvolvimento do planejamento. A partir disso, é possível verificar quais são os pontos que precisam melhorar.

Só essa análise pode mostrar que, por exemplo, o tempo estipulado para cada atividade não é suficiente e que você precisa planejá-las de forma mais realista.

Como fazer uma boa gestão de tempo

Aqui estão 7 dicas práticas de como fazer uma boa gestão do tempo:

Crie e documente os processos do time

As rotinas das pessoas estão, cada vez mais, aceleradas. É por isso que documentar todos os processos do time é a única forma de garantir que eles não vão cair em desuso.

A documentação dos processos otimiza o tempo de execução das tarefas. Afinal de contas, é uma forma de economizar tempo em tarefas mais mecânicas e automáticas.

Além disso, também auxilia a criar padronizações. O que, por consequência, também diminui o tempo de revisão das entregas.

Liste as demandas pendentes da área

Depois disso, é importante listar todas as tarefas pendentes. Essa lista é fundamental para visualizar todas as atividades que devem ser distribuídas no seu tempo.

Defina metas claras e prazos realistas

Mesmo que não existam prazos externos, definir metas (de longo e curto prazo) para concluir as atividades é uma forma de evitar procrastinação e alinhar expectativas. Essa é a única forma de medir o progresso e avaliar o seu sucesso.

Além disso, você deve definir prazos conforme a capacidade de produção e implementação. Os prazos precisam ser realistas.

Lembre-se que prazos impossíveis de se cumprir, além de inúteis ao planejamento, são uma fonte de ansiedade e estresse para as pessoas colaboradoras, podendo até mesmo afetar o clima organizacional.

Afinal de contas, não dar tempo suficiente para que a sua equipe possa executar a tarefa de forma bem feita é uma forma de criar uma pressão desnecessária.

Delegue as tarefas de forma equilibrada

Se você está sempre com prazos atrasados ou correndo de um lado para outro, é provável que não esteja delegando as tarefas da forma que deveria.

Inclusive, a dificuldade de delegar as tarefas de forma equilibrada pode causar limitações sérias nas carreiras.

O fato é que algumas coisas precisam ser delegadas, independentemente de você pensar que faria melhor essas tarefas.

Assim, é fundamental concentrar seus esforços (e seu tempo!) nas tarefas prioritárias e mais estratégicas.

Esses critérios podem te auxiliar a delegar as atividades de forma mais equilibrada:

• Estabeleça metas e faça alinhamento das expectativas das entregas;
• Defina pontos de verificação e prazos de cumprimento das tarefas;
• Deixe as pessoas cientes de quais são os recursos e ferramentas disponíveis para realizá-las;
• Fique disponível para responder aos questionamentos que surgirem;
• Planeje um tempo maior do que o necessário. É provável que a pessoa demore mais tempo do que você levaria para executar as tarefas.

Otimize os tempos de reunião e a comunicação

Acompanhe de perto o tempo que você gasta em reuniões ou alinhamentos com sua equipe. É possível que você esteja gastando mais tempo do que o necessário nessas tarefas.

Além do mais, existem ferramentas e recursos que podem substituir e economizar tempo. Preste atenção nisso.

Incentive os tempos de descanso

A gestão do tempo não deve servir apenas para que as equipes produzam mais e mais. Mas também, para que sobre mais tempo para lazer e descanso.

Por isso, você deve incentivar os tempos de descanso e as atividades que melhoram a qualidade de vida das pessoas colaboradoras. É importante que elas tenham momentos para recarregar suas baterias.

Tenha em mente que esses períodos são necessários para o aumento da produtividade das pessoas. Afinal de contas, pessoas descansadas e felizes são mais produtivas.

Quais as vantagens da gestão do tempo

Quando bem feita, os benefícios da gestão do tempo são:

• Redução dos níveis de estresse e ansiedade nos times, já que as tarefas não vão ficar para última hora e não haverá o risco de não cumprimento ou de acúmulo de pendências;
• Aumento da produtividade das equipes;
• Maior qualidade de vida para as pessoas colaboradoras e lideranças;
• Melhores resultados;
• Cumprimento de metas – normalmente, de forma mais rápida e consistente;
• Maior disciplina e pontualidade na execução de tarefas.

Quais os principais erros cometidos na gestão do tempo?

Existem alguns erros comuns cometidos na gestão do tempo, que podem comprometer a eficiência e a produtividade. Confira a seguir, alguns dos principais:

• Falta de priorização: não priorizar tarefas leva a uma distribuição desigual de esforços, resultando em menos tempo dedicado as atividades realmente importantes.
• Procrastinação: adiar tarefas pode criar acúmulo de trabalho e aumentar o estresse. A procrastinação muitas vezes resulta em uma gestão ineficiente do tempo
• Não estabelecer metas claras: a ausência de metas claras dificulta a definição de prioridades e o foco nas atividades que realmente importam.
• Não dizer “não”: aceitar constantemente novas tarefas sem avaliar a capacidade de realizá-las, pode sobrecarregar e comprometer a qualidade do trabalho.
• Desorganização: a falta de organização costuma levar à perda de tempo procurando informações, documentos ou ferramentas necessárias para concluir uma tarefa.
• Subestimar o tempo necessário: não estimar corretamente o tempo necessário para uma tarefa pode levar a cronogramas apertados e aumentar a pressão.
• Multitarefa excessiva: tentar realizar muitas tarefas ao mesmo tempo, acaba resultando em menor eficiência e qualidade do trabalho, além de aumentar a chance de erros.
• Ignorar a importância do descanso: não reservar tempo para descansar pode levar à fadiga e reduzir a concentração.
• Falta de delegação: como vimos, a relutância em delegar tarefas impede a distribuição eficiente de responsabilidades e acaba sobrecarregando as pessoas colaboradoras.
• Não avaliar e reajustar as estratégias: não revisar e ajustar constantemente as estratégias de gestão do tempo, pode impedir a adaptação às mudanças nas demandas e prioridades.

Quais os maiores desafios do gerenciamento de tempo nos times de TI

Um dos grandes desafios do gerenciamento de tempo no trabalho, principalmente nos times de tecnologia, se relaciona às rotinas de home office.

Afinal de contas, muitos profissionais da área preferem o trabalho remoto, que também é a escolha de empresas.

Nesse caso, para fazer uma boa gestão do tempo, é necessário encontrar a ferramenta adequada para gerenciar as demandas e evitar o microgerenciamento — a liderança deve apoiar as pessoas colaboradoras, não controlá-las.

Por fim, é importante ter em mente que a gestão de tempo também se relaciona ao desenvolvimento das pessoas.

Então, se a organização e a evolução das pessoas é um objetivo da empresa, é necessário dar os insumos necessários para realizar suas atividades. E o tempo é um insumo que está presente em absolutamente todas as tarefas.

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