Onboarding digital: o que é e como estruturar para sua empresa

Em uma realidade onde o trabalho remoto e híbrido é cada vez mais comum, o processo de integração dos novos colaboradores e colaboradoras precisou ser repensado para suprir essa nova demanda.

O onboarding digital, ou integração digital, surge como uma importante ferramenta para empresas que buscam garantir uma transição suave e eficaz para seus novos talentos — mesmo à distância.

Este processo vai além de meras formalidades, sendo a chave para estabelecer uma conexão sólida com a cultura organizacional, alinhar expectativas, facilitar a adaptação e potencializar o engajamento, assegurando que as novas pessoas colaboradoras se sintam bem-vindas e preparadas para contribuir de maneira significativa.

O objetivo deste artigo é, portanto, abordar o que é onboarding digital, as melhores práticas e as ferramentas disponíveis para um onboarding digital eficaz, considerando os diferentes níveis de senioridade e áreas de uma empresa. Continue a leitura e confira!

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O que é onboarding digital?

O onboarding digital é o processo de integração que orienta novas pessoas colaboradoras à cultura organizacional de uma empresa, transmitindo sua missão, valores, processos operacionais e expectativas.

Esta etapa não só acelera a adaptação do colaborador ou colaboradora, mas também aumenta a retenção e a produtividade. Para isso, ela utiliza ferramentas e recursos digitais como plataformas de aprendizado corporativo online, videoconferências, sistemas de gestão de recursos humanos e soluções com IA para introduzir e integrar novos talentos à empresa.

Segundo um relatório elaborado em 2022 pela Aptitude Research, em conjunto com a Click Boarding, 86% das empresas empregadoras acreditam que os novos funcionários e funcionárias decidem se permanecem ou não em uma organização nos primeiros 90 dias de trabalho.

Ou seja, são nos primeiros contatos e treinamentos que essa decisão é definida, e um onboarding eficiente pode ser a peça-chave para a retenção destes talentos.

Modelos de onboarding — presencial, híbrido e digital

O papel do RH neste contexto é essencial para estabelecer o modelo de onboarding ideal para cada situação, principalmente considerando que em uma mesma empresa, algumas pessoas podem trabalhar remoto, e outras, presencialmente. Por isso, conheceremos a seguir quais as opções disponíveis.

Onboarding presencial

O onboarding presencial de pessoas colaboradoras inclui sua recepção, apresentação à equipe, tour pelas instalações, preenchimento de documentação e treinamentos presenciais para transmitir as políticas e a cultura da empresa por meio de interações diretas e atividades que facilitam o entrosamento com a equipe.

Onboarding híbrido

Combina elementos presenciais e virtuais, incluindo treinamentos e reuniões presenciais, quando possível, mas também completam parte do processo online, com a assinatura de documentos e o acesso a recursos digitais.

A integração inclui interações remotas com a equipe e atividades online, para a familiarização com a cultura e as ferramentas utilizadas pela empresa, permitindo flexibilidade e abrangência no processo.

Onboarding digital

O onboarding digital, ou onboarding remoto, é realizado totalmente online. Neste formato, as soluções digitais são amplamente utilizadas para otimizar e potencializar diferentes processos, como: treinamentos específicos, participação em reuniões, assinatura e acesso às documentações necessárias.

A integração inclui o uso de ferramentas virtuais para familiarização com a empresa, sua cultura e suas políticas, permitindo que os talentos se adaptem mais facilmente e comecem a trabalhar cientes da cultura organizacional.

Onboarding digital para cada nível de senioridade: como fazer?

Em um ambiente corporativo cada vez mais digitalizado, o onboarding não se limita a um modelo único; ele deve ser adaptado para atender às necessidades específicas de diferentes níveis de senioridade.

Cada nível requer uma abordagem diferenciada que respeite a complexidade e as responsabilidades associadas às suas funções.

Onboarding digital para cargos executivos (C-Levels)

Profissionais C-Levels são as que ocupam os maiores cargos de gestão e liderança de uma empresa. O onboarding digital desses cargos exige uma abordagem estratégica e personalizada, refletindo a complexidade e o impacto dessas posições.

Ele não pode se limitar à integração básica, e deve proporcionar uma visão ampliada da organização, alinhando a nova liderança à estratégia e cultura da empresa.

Isso inclui a entrega de um portfólio digital completo, abrangendo dados críticos, análises de mercado e relatórios financeiros, além de permitir a participação em reuniões virtuais com membros-chave do conselho e principais stakeholders.

A comunicação deve garantir que a pessoa entenda os desafios e oportunidades que a organização enfrenta, utilizando para isso ferramentas digitais para facilitar a imersão na cultura da empresa, além de um suporte contínuo para garantir uma transição bem-sucedida e uma rápida adaptação ao novo papel.

Onboarding digital para colaboradores (as) de tecnologia

O onboarding de profissionais de tecnologia envolve a introdução ao ambiente de trabalho virtual, incluindo o acesso a ferramentas e sistemas tecnológicos usados pela empresa.

Isso abrange a conclusão de documentação eletrônica, participação em treinamentos online sobre práticas e procedimentos técnicos, e integração com a equipe por meio de reuniões virtuais.

O processo também deve fornecer materiais digitais sobre a infraestrutura de TI da empresa, além de recursos para ajudar na adaptação rápida às responsabilidades e à cultura organizacional.

Leia também: Como atrair e reter talentos de tecnologia

Como fazer onboarding digital para pessoas estagiárias?

Diferente dos cargos de C-Levels, citados anteriormente, as pessoas estagiárias não precisam necessariamente ter contato com altas lideranças com tanta frequência em seu onboarding. O ideal é que seja apresentada primeiramente à sua liderança remota direta.

Para esse nível profissional é recomendado fornecer visão ampla da empresa, incluindo políticas básicas, práticas de trabalho, ferramentas e sistemas que serão usados no dia a dia.

O treinamento pode ser mais detalhado sobre as funções específicas e habilidades, sendo importante fornecer uma pessoa mentora ou ponto de contato para oferecer um suporte contínuo, além dos feedbacks regulares.

Quais os benefícios do onboarding digital?

O onboarding digital, além de ter se tornado essencial em empresas contemporâneas, oferece diversos benefícios para as organizações e pessoas colaboradoras.

Ele proporciona uma integração mais flexível e acessível, por poder ser realizado de qualquer lugar e permitir se adaptar ao seu ritmo, o que é essencial para ambientes de trabalho remoto ou híbrido.

Além disso, o onboarding digital reduz a necessidade de papelada e processos administrativos manuais, economizando tempo e recursos. Ele também garante uma experiência de integração e inclusão mais consistente e padronizada, independentemente do local ou do número de novos colaboradores e colaboradoras.

Outro benefício importante é a possibilidade de acesso a uma ampla gama de recursos e materiais interativos que facilitam o aprendizado e a adaptação, como vídeos, tutoriais e webinars. Por fim, o onboarding digital permite a coleta de dados e métricas para monitorar a eficácia do processo e fazer ajustes conforme necessário, promovendo uma melhoria contínua na integração de novas pessoas colaboradoras.

Como estruturar um onboarding digital eficaz?

O onboarding digital não se limita apenas ao processo inicial de integração, mas se estende para garantir uma adaptação bem-sucedida dos novos colaboradores e colaboradoras, mesmo à distância, e engajar os talentos desde o primeiro dia. Para ser bem-sucedido, ele precisa contar com alguns passos importantes, que vamos mencionar a seguir.

Considere sua infraestrutura tecnológica

Tenha em mente quais recursos serão utilizados, como canais de videoconferência e de comunicação por meio de mensagens instantâneas. Uma tecnologia adequada aprimora a experiência de integração, além de impulsionar a eficiência dos processos. Além disso, é importante enviar com antecedência acessos de cada canal, como o e-mail e senha corporativa, para que a integração seja feita com o mínimo de fricção possível.

Envie materiais digitais de boas-vindas

Nesta etapa, é fundamental contar com uma estratégia de endomarketing para garantir uma comunicação eficaz, que contemple o envio de materiais digitais personalizados de boas-vindas pode demonstrar atenção e empatia.

Esses recursos, alinhados com a identidade da marca e cultura organizacional, promovem uma abordagem acolhedora, que impacta positivamente a experiência de integração profissional.

Disponibilize um documento sobre a cultura organizacional

Disponibilizar um documento sobre a cultura organizacional da empresa durante o onboarding digital é essencial para garantir que os novos colaboradores e colaboradoras compreendam e se alinhem com os valores, normas e expectativas da organização desde o início.

Esse documento oferece uma visão clara sobre os princípios que orientam o comportamento e as práticas no ambiente de trabalho, permitindo aos novos talentos adaptar suas ações e atitudes para corresponder às expectativas da organização, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e coeso.

Crie um planejamento estratégico individual

Como vimos anteriormente na pesquisa da Aptitude Research, em parceria com a Click Boarding, os primeiros 90 dias em uma empresa são essenciais para a pessoa contratada decidir se quer ou não ficar em uma empresa.

Por isso, é importante definir um acompanhamento periódico, por parte do RH e liderança, que treine, capacite, alinhe expectativas e acolha esse novo ou nova profissional durante este período inicial.

Defina uma progressão de atividades

Seguir com as atividades gradualmente também beneficia novos colaboradores e colaboradoras. O ideal é delegar as demandas somente após a integração inicial de processos e da cultura organizacional, para não gerar sobrecarga e permitir espaço para a troca de conhecimento com os colegas de equipe.

Realize avaliações e feedbacks recorrentes

Criar uma cultura de feedbacks regulares durante o onboarding digital é fundamental para garantir que as novas pessoas colaboradoras se adaptem e se sintam apoiadas no início de sua jornada na empresa.

As avaliações constantes permitem que os novos funcionários e funcionárias recebam orientações contínuas sobre seu desempenho, esclareçam dúvidas e ajustem sua atuação conforme necessário.

Esse processo não apenas ajuda a identificar e resolver problemas rapidamente, mas também promove um ambiente de aprendizado e crescimento, onde as pessoas se sentem valorizadas e acolhidas para uma adaptação bem-sucedida e duradoura.

O papel da IA no onboarding digital

Assim como em diversos outros aspectos, a inteligência artificial está revolucionando também o processo de onboarding digital, trazendo mais personalização e eficiência.

Ela pode otimizar esse processo de várias maneiras, oferecendo uma experiência mais personalizada e eficiente. A seguir, destacamos algumas das principais contribuições da IA nesse contexto.

• Personalização do processo: através da análise de dados e aprendizado de máquina, os sistemas de IA podem adaptar o conteúdo e as etapas do onboarding às necessidades específicas de cada novo talento, considerando suas habilidades, cargos e objetivos individuais.
• Automação de processos: a automação de tarefas administrativas, como o preenchimento de formulários e a coleta de documentos, é facilitada pela IA. Chatbots e assistentes virtuais podem guiar os novos talentos através desses processos, garantindo que todas as etapas sejam concluídas com eficiência e sem erros.
• Suporte proativo: assistentes virtuais baseados em IA podem fornecer suporte contínuo e responder a dúvidas frequentes, reduzindo a carga sobre os recursos humanos e garantindo que as novas pessoas colaboradoras tenham acesso a informações e ajuda sempre que necessário.
• Redução do tempo de integração: com a automação e personalização promovidas pela IA, o tempo necessário para a integração de pessoas pode ser significativamente reduzido, acelerando o processo de adaptação e aumentando a produtividade organizacional.

Leia também: Agentes de IA: o que é, como funciona e por que utilizar na sua empresa?

Neste artigo, vimos como fazer um onboarding digital eficiente para diferentes cargos em uma empresa. Vale lembrar que, independentemente disso, o onboarding trata de acolher as pessoas e fazerem com que se sintam parte da organização, além, claro, de transmitir as informações necessárias para desenvolverem suas funções com autonomia e confiança.

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