A organização no trabalho como ferramenta para a eficiência operacional

O contexto socioeconômico de 2023 impulsionou um movimento de mudanças para as empresas de tecnologia: ao invés de altos investimentos, as estratégias passaram a buscar maior assertividade, maior cautela e mais (e melhor!) análise de dados.

Nessa perspectiva, os negócios ficaram diante de uma questão: como impulsionar resultados com as ferramentas e as equipes disponíveis?

Para buscar essa resposta, as empresas se voltaram para a eficiência operacional — como uma estratégia das lideranças, mas também como uma responsabilidade das práticas do time.

Mais do que um termo simplesmente conceitual, a eficiência demanda, na prática, repensar alguns fatores dos processos e da produção. E o que faz com que esses fatores estejam alinhados aos resultados é a organização nesses processos.

Pensando nisso, o objetivo deste artigo é refletir sobre a organização no trabalho, como uma ferramenta fundamental para aumentar a eficiência das equipes, e melhorar os resultados do negócio.

O que é ter organização no trabalho

Eu sei que o seu negócio é tecnologia, mas imagine que sua equipe é, na verdade, um ballet coordenado: todos os passos são coreografados e todos os movimentos têm um propósito.

Isso reflete exatamente o que a organização do trabalho é: uma forma de garantir que todas as pessoas colaboradoras saibam qual é o seu papel, que as tarefas estejam claramente definidas e que todos saibam como executá-las de acordo com as expectativas (ou seja, todos estejam na mesma página).

VEJA TAMBÉM:

• Como líderes de TI podem desenvolver competências de liderança?
• Como alcançar a gestão de alta performance?
• Como equilibrar competências através do nivelamento de times tech?

Em outras palavras, a organização no trabalho se refere especialmente a dois fatores: planejamento e orientação de como executar as tarefas.

Ou seja, as tarefas já devem estar planejadas e designadas para as pessoas responsáveis e, por outro lado, essas pessoas já sabem como executá-las.

Esses dois fatores compreendem outros elementos como, por exemplo, ferramentas e tecnologias necessárias, processos, mão de obra, gerenciamento de tempo, acompanhamento das atividades e daí por diante.

Em resumo, a organização no trabalho é a junção das respostas de algumas questões: “o que será feito?” com “como? onde? por quem?”.

Qual a importância da organização no trabalho

Muitas vezes, os resultados positivos dos negócios não se relacionam às técnicas ou aos recursos extravagantes de um negócio. Em muitos casos, diz respeito simplesmente à forma de gerenciar o tempo e controlar o andamento dos projetos.

Sendo assim, a organização é o instrumento essencial para que se alcance as metas estratégicas do negócio. Quando todas as pessoas sabem o que, como e quando fazer, é alta a probabilidade de aumentar a produtividade.

Nesse sentido, a organização permite que as equipes tenham:

• Aumento de produtividade — inclusive, identificando e estabelecendo prioridades;
• Rotinas menos estressantes e mais satisfação pessoal;
• Maior engajamento, porque as pessoas sentem qual é o seu propósito na atividade;
• Mais assertividade na realização de tarefas;
• Maior qualidade nas entregas;
• Auxiliar no clima organizacional — tornando o ambiente mais positivo para lideranças e para as pessoas colaboradoras;
• Cumprimento de prazos com maior facilidade.

Como ajudar seu time com a organização

Antes de mais nada, para ajudar na organização do seu time é necessário estabelecer prioridades e identificar um propósito com objetividade.

Depois disso, é hora de estabelecer as pessoas responsáveis por cada tarefa e se certificar que todas as pessoas entendam quais são os objetivos principais e como podem contribuir para alcançá-los.

Agora vamos às dicas práticas para ajudar na organização da sua equipe:

Técnicas de gestão de tempo e agenda

Uma forma de fazer a gestão de tempo é através do método Pomodoro. A proposta dessa técnica de gerenciamento de tempo é que as pessoas trabalhem com o tempo que elas têm — e não contra o tempo.

A ideia por trás desse método é bastante simples: os blocos menores de fluxos de trabalhos melhoram a agilidade do cérebro e estimulam o foco.

Por isso, o método consiste em usar um cronômetro para dividir o dia de trabalho em blocos de 25 minutos. A cada bloco deve-se fazer um intervalo de 5 minutos. E a cada quatro blocos de 25 minutos, deve-se fazer uma pausa maior, de 20 ou 30 minutos.

Em outras palavras, o método parte da ideia de que pausas frequentes podem intensificar a agilidade mental.

No mesmo sentido, as pautas evitam que você sinta esgotamento de fim de expediente. O cronômetro vai te forçar a levantar, respirar um pouco e, só então, voltar ao trabalho.

Um ponto importante é que, durante os blocos de 25 minutos, você não pode desfocar a atenção. Nada de checar e-mails, responder whatsapp, acessar instagram ou qualquer outra atividade.

Métodos de organização de tarefas

Para organizar as tarefas dentro do seu tempo, você precisa ter em mente quatro pilares básicos:

• Todas as tarefas que precisam ser feitas;
• O prazo de entrega de cada tarefa;
• A pessoa responsável por fazê-la;
• A rotina de trabalho (que compreende, por exemplo, o tempo que cada pessoa trabalha por dia).

A gestão de tarefas é o alinhamento dessas quatro informações, a partir de um fator principal: conhecer quais são as tarefas prioritárias no dia (ou na semana, no mês…).

É importante que, ao listar as tarefas, você use o máximo de especificidade. Isso porque, quanto menos abrangente a tarefa ficar, mais realista o planejamento será e, por consequência, mais fácil será de cumpri-lo.

Todas as tarefas divididas no maior número possível proporciona que você consiga prever o tempo necessário para fazê-las com maior precisão.

Em seguida, considerando os prazos de cada tarefa e as suas prioridades, distribua toda a lista ao longo do tempo e das pessoas responsáveis.

Existem algumas ferramentas que podem te ajudar nessa organização. Como, por exemplo, a agenda do Google é uma ótima opção para criar um calendário de compromissos e o Trello serve para gerenciar os projetos e as pessoas responsáveis pelas tarefas.

Existem muitas ferramentas gratuitas e online para auxiliar na gestão de tarefas. Só entender qual funciona melhor para suas necessidades.

Definição de metas claras

As metas devem ser claras e possíveis de se alcançar. As metas confusas levam a resultados confusos.

Por isso, fale com detalhes sobre o que a pessoa colaboradora precisa alcançar. Tome cuidado com metas confusas e com prazos que sejam impossíveis de cumprir.

Perceba que uma meta inexequível é inútil, porque não servirá para sua organização. No máximo, vai gerar ansiedade desnecessária.

Lidando com interrupções e distrações

Quando o assunto é organização da rotina de trabalho, é indispensável falar sobre as interrupções e as distrações.

O primeiro ponto é que você deve focar em um projeto por vez. Independentemente do número de atividades na sua lista, é importante focar em uma por vez.

Isso garante que você a entregue com qualidade e evita que você se enrole nas entregas.

Além do mais, para direcionar o foco nas atividades, é importante evitar possíveis distrações.

Isso vai variar de cada pessoa. Algumas pessoas se distraem, por exemplo, com barulhos da televisão, outras não conseguem se concentrar com o celular por perto.

Enfim, de todo modo, é importante desativar as notificações para não ser interrompido a cada 10 segundos e procurar um lugar calmo e silencioso para trabalhar.

Equilíbrio entre vida profissional e pessoal

A organização não se limita ao trabalho. Pelo contrário, ela proporciona que as pessoas possam aproveitar o máximo do tempo, otimizar suas tarefas e encontrem formas de equilibrar a vida pessoal e profissional.

É indispensável ter momentos de pausas e tempos para recarregar. O tempo de descanso também faz parte dos processos criativos das pessoas. Depois de descansar, elas voltam muito mais ativas para encontrar novas e boas ideias.

Quais os prejuízos da falta de organização no trabalho

Ao contrário disso tudo, a falta de organização no trabalho pode causar problemas inimagináveis para as empresas.

A desordem pode levar, literalmente, ao caos. Tarefas atrasadas, informações perdidas, falta de clareza com a qualidade necessária das entregas, insubmissão aos prazos.

Todos esses fatores podem afetar (e muito!) os resultados da empresa e, principalmente, podem prejudicar o bem-estar das pessoas colaboradoras.

Quais os benefícios da organização no trabalho em equipe

A organização no trabalho é essencial para a conquista de bons resultados individuais e em equipe. Cada pessoa é única e terá uma maneira mais adequada de organizar seu tempo e as tarefas.

No entanto, as rotinas organizadas fazem com as equipes aumentem sua produtividade, além de melhorar o bem-estar e o clima organizacional.

Ou seja, a organização é o mapa que pode guiar as equipes em direção ao sucesso. Vale a pena investir tempo e recursos nisso.

Quer saber mais sobre organização, liderança e desenvolvimento em tecnologia? Receba a newsletter da Alura Para Empresas com insights mensais, direto em sua caixa de entrada!