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O contexto socioeconômico de 2023 impulsionou um movimento de mudanças para as empresas de tecnologia: ao invés de altos investimentos, as estratégias passaram a buscar maior assertividade, maior cautela e mais (e melhor!) análise de dados.
Nessa perspectiva, os negócios ficaram diante de uma questão: como impulsionar resultados com as ferramentas e as equipes disponíveis?
Para buscar essa resposta, as empresas se voltaram para a eficiência operacional — como uma estratégia das lideranças, mas também como uma responsabilidade das práticas do time.
Mais do que um termo simplesmente conceitual, a eficiência demanda, na prática, repensar alguns fatores dos processos e da produção. E o que faz com que esses fatores estejam alinhados aos resultados é a organização nesses processos.
Pensando nisso, o objetivo deste artigo é refletir sobre a organização no trabalho, como uma ferramenta fundamental para aumentar a eficiência das equipes, e melhorar os resultados do negócio.
O que é ter organização no trabalho
Eu sei que o seu negócio é tecnologia, mas imagine que sua equipe é, na verdade, um ballet coordenado: todos os passos são coreografados e todos os movimentos têm um propósito.
Isso reflete exatamente o que a organização do trabalho é: uma forma de garantir que todas as pessoas colaboradoras saibam qual é o seu papel, que as tarefas estejam claramente definidas e que todos saibam como executá-las de acordo com as expectativas (ou seja, todos estejam na mesma página).
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Em outras palavras, a organização no trabalho se refere especialmente a dois fatores: planejamento e orientação de como executar as tarefas.
Ou seja, as tarefas já devem estar planejadas e designadas para as pessoas responsáveis e, por outro lado, essas pessoas já sabem como executá-las.
Esses dois fatores compreendem outros elementos como, por exemplo, ferramentas e tecnologias necessárias, processos, mão de obra, gerenciamento de tempo, acompanhamento das atividades e daí por diante.
Em resumo, a organização no trabalho é a junção das respostas de algumas questões: “o que será feito?” com “como? onde? por quem?”.
Qual a importância da organização no trabalho
Muitas vezes, os resultados positivos dos negócios não se relacionam às técnicas ou aos recursos extravagantes de um negócio. Em muitos casos, diz respeito simplesmente à forma de gerenciar o tempo e controlar o andamento dos projetos.
Sendo assim, a organização é o instrumento essencial para que se alcance as metas estratégicas do negócio. Quando todas as pessoas sabem o que, como e quando fazer, é alta a probabilidade de aumentar a produtividade.
Nesse sentido, a organização permite que as equipes tenham:
- Aumento de produtividade — inclusive, identificando e estabelecendo prioridades;
- Rotinas menos estressantes e mais satisfação pessoal;
- Maior engajamento, porque as pessoas sentem qual é o seu propósito na atividade;
- Mais assertividade na realização de tarefas;
- Maior qualidade nas entregas;
- Auxiliar no clima organizacional — tornando o ambiente mais positivo para lideranças e para as pessoas colaboradoras;
- Cumprimento de prazos com maior facilidade.
Como ajudar seu time com a organização
Antes de mais nada, para ajudar na organização do seu time é necessário estabelecer prioridades e identificar um propósito com objetividade.
Depois disso, é hora de estabelecer as pessoas responsáveis por cada tarefa e se certificar que todas as pessoas entendam quais são os objetivos principais e como podem contribuir para alcançá-los.
Agora vamos às dicas práticas para ajudar na organização da sua equipe:
Técnicas de gestão de tempo e agenda
Uma forma de fazer a gestão de tempo é através do método Pomodoro. A proposta dessa técnica de gerenciamento de tempo é que as pessoas trabalhem com o tempo que elas têm — e não contra o tempo.
A ideia por trás desse método é bastante simples: os blocos menores de fluxos de trabalhos melhoram a agilidade do cérebro e estimulam o foco.
Por isso, o método consiste em usar um cronômetro para dividir o dia de trabalho em blocos de 25 minutos. A cada bloco deve-se fazer um intervalo de 5 minutos. E a cada quatro blocos de 25 minutos, deve-se fazer uma pausa maior, de 20 ou 30 minutos.
Em outras palavras, o método parte da ideia de que pausas frequentes podem intensificar a agilidade mental.
No mesmo sentido, as pautas evitam que você sinta esgotamento de fim de expediente. O cronômetro vai te forçar a levantar, respirar um pouco e, só então, voltar ao trabalho.
Um ponto importante é que, durante os blocos de 25 minutos, você não pode desfocar a atenção. Nada de checar e-mails, responder whatsapp, acessar instagram ou qualquer outra atividade.
Métodos de organização de tarefas
Para organizar as tarefas dentro do seu tempo, você precisa ter em mente quatro pilares básicos:
- Todas as tarefas que precisam ser feitas;
- O prazo de entrega de cada tarefa;
- A pessoa responsável por fazê-la;
- A rotina de trabalho (que compreende, por exemplo, o tempo que cada pessoa trabalha por dia).
A gestão de tarefas é o alinhamento dessas quatro informações, a partir de um fator principal: conhecer quais são as tarefas prioritárias no dia (ou na semana, no mês…).
É importante que, ao listar as tarefas, você use o máximo de especificidade. Isso porque, quanto menos abrangente a tarefa ficar, mais realista o planejamento será e, por consequência, mais fácil será de cumpri-lo.
Todas as tarefas divididas no maior número possível proporciona que você consiga prever o tempo necessário para fazê-las com maior precisão.
Em seguida, considerando os prazos de cada tarefa e as suas prioridades, distribua toda a lista ao longo do tempo e das pessoas responsáveis.
Existem algumas ferramentas que podem te ajudar nessa organização. Como, por exemplo, a agenda do Google é uma ótima opção para criar um calendário de compromissos e o Trello serve para gerenciar os projetos e as pessoas responsáveis pelas tarefas.
Existem muitas ferramentas gratuitas e online para auxiliar na gestão de tarefas. Só entender qual funciona melhor para suas necessidades.
Definição de metas claras
As metas devem ser claras e possíveis de se alcançar. As metas confusas levam a resultados confusos.
Por isso, fale com detalhes sobre o que a pessoa colaboradora precisa alcançar. Tome cuidado com metas confusas e com prazos que sejam impossíveis de cumprir.
Perceba que uma meta inexequível é inútil, porque não servirá para sua organização. No máximo, vai gerar ansiedade desnecessária.
Lidando com interrupções e distrações
Quando o assunto é organização da rotina de trabalho, é indispensável falar sobre as interrupções e as distrações.
O primeiro ponto é que você deve focar em um projeto por vez. Independentemente do número de atividades na sua lista, é importante focar em uma por vez.
Isso garante que você a entregue com qualidade e evita que você se enrole nas entregas.
Além do mais, para direcionar o foco nas atividades, é importante evitar possíveis distrações.
Isso vai variar de cada pessoa. Algumas pessoas se distraem, por exemplo, com barulhos da televisão, outras não conseguem se concentrar com o celular por perto.
Enfim, de todo modo, é importante desativar as notificações para não ser interrompido a cada 10 segundos e procurar um lugar calmo e silencioso para trabalhar.
Equilíbrio entre vida profissional e pessoal
A organização não se limita ao trabalho. Pelo contrário, ela proporciona que as pessoas possam aproveitar o máximo do tempo, otimizar suas tarefas e encontrem formas de equilibrar a vida pessoal e profissional.
É indispensável ter momentos de pausas e tempos para recarregar. O tempo de descanso também faz parte dos processos criativos das pessoas. Depois de descansar, elas voltam muito mais ativas para encontrar novas e boas ideias.
Quais os prejuízos da falta de organização no trabalho
Ao contrário disso tudo, a falta de organização no trabalho pode causar problemas inimagináveis para as empresas.
A desordem pode levar, literalmente, ao caos. Tarefas atrasadas, informações perdidas, falta de clareza com a qualidade necessária das entregas, insubmissão aos prazos.
Todos esses fatores podem afetar (e muito!) os resultados da empresa e, principalmente, podem prejudicar o bem-estar das pessoas colaboradoras.
Quais os benefícios da organização no trabalho em equipe
A organização no trabalho é essencial para a conquista de bons resultados individuais e em equipe. Cada pessoa é única e terá uma maneira mais adequada de organizar seu tempo e as tarefas.
No entanto, as rotinas organizadas fazem com as equipes aumentem sua produtividade, além de melhorar o bem-estar e o clima organizacional.
Ou seja, a organização é o mapa que pode guiar as equipes em direção ao sucesso. Vale a pena investir tempo e recursos nisso.
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