Gestão de fornecedores: mobilização, acompanhamento e desmobilização

Visão geral das etapas pós-seleção dos fornecedores - Introdução

Bem-vindos (as) à segunda parte do curso de gerenciamento de fornecedores. Meu nome é Ricardo Nakano e eu vou guiar vocês durante esse curso.

Nessa parte vamos conversar sobre o acompanhamento do fornecedor depois que fechamos negócio com ele.

Nesse primeiro vídeo eu vou passar uma breve introdução de como será essa segunda parte do curso.

Eu vou explicar para vocês porque temos que aprender a fazer o acompanhamento do fornecedor; quais são os benefícios; como funciona para mobilizar esse fornecedor para começar a trabalhar com você e você fazer o acompanhamento dele; o que é o período de graça.

Período de graça não significa grátis, é um período que tem algumas negociações, em que é um pouco mais leve o trabalho do fornecedor e também o seu, naquele período de adaptação do começo do trabalho.

E vou explicar para vocês todo o processo de acompanhamento em alguns casos, quando é um projeto ou serviço por tempo determinado e como é que se encerra um contrato de fornecedor.

Por que aprender? Você tem que garantir a qualidade, o prazo e o custo desse serviço, desse produto que você está comprando com esse fornecedor.

Depois que você fecha o contrato com ele, se for um fornecedor de produto, você tem que garantir que ele vai te entregar aquilo com a qualidade que você precisa, no prazo, no tempo que você esperava e dentro do custo que você tinha se preparado.

No caso de um fornecedor de prestação de serviço é a mesma coisa. Um serviço tem que ser entregue de acordo com a qualidade. Se for um serviço de limpeza, de pintura, ou de TI, todos têm um índice de qualidade que você já determinou no começo, na negociação durante a concorrência entre os fornecedores.

Você também tem um prazo para esse serviço ser entregue para você e também um custo desse serviço que você acordou durante a negociação com esse fornecedor.

Também é importante destacar a responsabilidade sobre o trabalho. Quando você tem uma prestação de serviço você tem que determinar até onde vai a responsabilidade dessa pessoa que está fazendo esse trabalho para você e até onde vai a sua.

Em alguns casos a lei determina que a responsabilidade pode ser sua, por mais que você transfira isso para alguma pessoa para fazer para você.

É a mesma coisa também se você comprar um produto. Você pode comprar um produto para depois revender ou para usar dentro da sua empresa, e mesmo que você tenha comprado de um fornecedor, a responsabilidade do uso ou da venda pode ser sua.

Quais são os benefícios do acompanhamento dos fornecedores? Você tem um melhor aproveitamento do dinheiro que você investe. Ou seja, se você terceirizou a fabricação de um produto, ou a execução de algum serviço para sua empresa, você entende que foi mais barato ou vai ter o melhor retorno sobre esse dinheiro.

Vou dar um exemplo: você pode simplesmente construir suas próprias cadeiras, mas às vezes uma empresa constrói tanta cadeira que para ela é bem mais rápido e pode sair mais barato.

Às vezes a cadeira pode sair mais cara, mas é porque você não tem o conhecimento de fazer dentro da sua própria empresa.

A mesma parte acontece com o serviço. Às vezes você tem as pessoas dentro da sua empresa para fazer, mas elas não têm tempo.

Às vezes você terceiriza isso e pode sair mais caro, porque a pessoa tem que cobrar a margem de lucro e os impostos dela. Mas você pode não ter tempo, pode não conseguir contratar essas pessoas, não saber como contratar e como manter essas pessoas dentro da sua empresa.

Uma característica muito forte de prestação de serviço e de compra de produtos fora é ter mais entrega em pouco tempo. Você pode pagar um pouco mais caro, mas você vai receber tanto mais produto ou serviço muito mais rápido, que no final das contas acaba saindo mais barato para você.

Vamos conversar sobre a mobilização. Como fazer para mobilizar o fornecedor? Você tem que disponibilizar recursos para ele. Recursos são coisas para trabalhar. Tempo é um recurso, computador, mesa, água, banheiro, tudo isso é importante.

Tem que liberar acesso. Alguns fornecedores não podem entrar em determinadas áreas da sua empresa, às vezes na empresa inteira também. Ou a sua casa também tem áreas que você não quer que entrem, ou tem algum controle de acesso. Às vezes no condomínio você tem que registrá-los para poderem entrar também.

E vamos conversar também na parte de mobilização sobre como funciona no primeiro dia. Se seria legal estar tudo pronto no primeiro dia ou não, ou o primeiro dia tem um papo para ser feito ainda e tudo mais.

Vou entrar um pouco mais em detalhe sobre o que seriam os recursos dentro da mobilização. Não são presentes. É um crachá, mesa, cadeira, computador.

Em alguns casos, quando você contrata um fornecedor para vir prestar um serviço para você, tem que oferecer tudo isso para ele.

Algumas empresas chegam a dar isso para os fornecedores, porque depois de 2 ou 5 anos prestando serviço para você, esse equipamento não serve mais e você também não quer ficar com isso dentro da sua empresa, então você simplesmente pede para o fornecedor levar, incluindo os computadores. Isso acontece.

Se você está chamando algum fornecedor e você está comprando cadeiras e mesas dele, ele tem que ter acesso ao seu condomínio; se ele vai montar as mesas e as cadeiras dentro tem que ter espaço para ele; se eles forem fazer controle de produtividade, se ele não for trazer o computador dele você tem que fornecer um computador; ou se você vai controlar a produtividade dele usando seus sistemas, você tem que fornecer computador também.

A parte de acesso também é muito importante. Acesso às redes de computador é muito importante.

Acesso a e-mail, você vai criar um e-mail com o domínio da sua empresa porque você não permite ninguém usar e-mails externos ou gratuitos porque você não quer ter vazamento; ou se permite ou faz regras de validação.

E acesso a servidores. Se você for contratar a TI, que vai fazer manutenção de algum serviço nos seus servidores, você tem que lembrar de liberar acesso aos seus servidores.

Tudo isso pode parecer muito óbvio, mas é bem frequente o pessoal esquecer de algum ponto. Inclusive, não listamos todos. Você tem que entender como é que funciona para alguém de fora da sua empresa vir trabalhar dentro da sua empresa, da mesma forma que na sua casa você fica preocupado quando vem gente de fora para fazer algum serviço para você.

Mesmo para empresa que só vão vir entregar um produto para você, você tem que ver se conseguirá carregar quando ele chegar na sua porta. Você pode comprar um nobreak muito grande e não tem como carregar, nem com uma empilhadeira. Você tem que contratar já com serviços de instalação talvez. Tem que pensar nisso tudo também.

E o período de graça. Dentro do período de graça você pode ter o SLO, Service Level Objectives, que são os objetivos da prestação do serviço. Deixe claro isso, onde que você quer chegar com isso para o seu fornecedor, pode ser da prestação de serviço ou pode ser na compra de um produto.

Porque pela experiência dele ele pode te ajudar às vezes a escrever melhor como o serviço tem que ser prestado, como a cadeira tem que ser construída.

Determine um prazo para o período de graça. Pode ser um mês, três meses, seis meses. O período de graça é quando nem todas as multas podem ser aplicadas, porque é um período de transição.

Tanto ele que vai começar a trabalhar para você quando você que vai aprender a monitorar. Por mais que você tenha uma maturidade muito grande já de gerenciamento de fornecedores, você perceberá que cada fornecedor tem um jeito diferente de se trabalhar, cada fornecedor tem a sua cultura interna.

Às vezes eles têm avaliação de performance interna, e cada empresa tem sua forma diferente, e às vezes os valores deles não são os mesmos que os seus.

Então esse começo é um período de alinhamento, onde multas, atrasos e esse tipo de coisas são mais leves ou não são aplicadas.

O SLA é o acordo de nível de serviço, é onde você determina, se for no caso de uma limpeza, quantos grãos de areia você pode encontrar depois da limpeza.

Se for no serviço de TI, quantas linhas de códigos eles têm que entregar para você por semana.

É esse acordo que é um pouco mais leve durante o período de graça. Mas depois que acaba o prazo do período de graça é aplicado SLA’s.

KPI’s são mais entendidos como indicadores de performance. O acordo diz o quanto você quer de performance. Mas quem vai medir a performance são os KPI’s, os indicadores de performance principais ou chave.

No final do período de graça você tem um período de transição. Como é que você vai sair do período de graça, onde os monitoramentos e as multas são mais leves, e começa a monitorar de perto, para valer?

Então tem que ser definido, na hora que acaba o prazo será de um dia para o outro? Existem novos indicadores, novos sistemas para serem observados, novas formas ou novas métricas?

E como é o processo de acompanhamento e encerramento? Basicamente você tem o primeiro dia, onde você define se é importante que tudo tenha que estar pronto. A pessoa chega e já tem computador, mesa e crachá.

Ou não, se a primeira semana ainda é de um papo, ou só vai acompanhar quem está trabalhando dentro da empresa, ou só vai vir olhar as cadeiras que já existem dentro da sua empresa para tirar medidas e tudo mais.

Você tem um período de graça, que é o período onde começam os trabalhos, tem todo um período de adaptação, tanto do fornecedor quanto você.

Tem a transição para o momento de acompanhamento propriamente dito, onde eles começam a trabalhar e você acompanha de perto.

E se for um trabalho por tempo determinado, o encerramento. Como é que você termina o contrato dessa empresa? É um serviço de prestação contínua? Vai entrar outro fornecedor no lugar dele ou não?

Você pode contratar um serviço de pintura que na hora que acabar não tem problema. Mas se você contratar um serviço de atendimento de cliente, não é porque seu fornecedor vai embora que você não vai ter mais atendimento de cliente. Pode estar vindo outro fornecedor.

Então no encerramento existe o período de transição para um novo fornecedor. Nesse período você tem quanto tempo eles vão ficar trabalhando junto, quanto você vai pagar por esse período, se tem indicadores de multa ou não, e assim por diante.

Na parte 1 desse curso tivemos uma visão completa e faremos uma revisão do processo completo de gestão de fornecedores.

Você recebe uma necessidade, uma demanda de contratar um fornecedor ou comprar um produto. Você define a estratégia, se vai ser por tempo determinado, indeterminado, se vai pagar por produto ou por hora e tudo mais.

Você inicia o processo de contratação, que é a concorrência, onde você pede preço entre vários fornecedores, traz todos para conversar para garantir que todo mundo tenha o mesmo entendimento.

Depois seleciona a melhor proposta e aprova o começo dos trabalhos.

Daqui para frente é a nossa segunda parte desse curso. Então você acompanha a execução dos trabalhos até o encerramento da execução desses trabalhos todos ou da entrega da última cadeira que você comprou.

E como será esse curso? Faremos uma revisão sobre os fundamentos da gestão de fornecedores; como funciona para mobilizar um fornecedor para começar a trabalhar para você; como fazer o acompanhamento desse fornecedor; e como fazer o encerramento do contrato.

Visão geral das etapas pós-seleção dos fornecedores - Projeto de conclusão #1

O projeto de conclusão desse curso especificamente é como você vai receber o seu fornecedor, como você vai acompanhar esse fornecedor e como fazer para encerrar o trabalho desse fornecedor.

E como ele funciona? Você vai assistir às aulas e elaborar o projeto de conclusão em todo fim de um vídeo.

Qual o exemplo que você vai usar? Isso vai ficar a seu critério. Você vai escolher uma empresa, ou você pode usar sua própria casa. Não importa a situação, você sempre tem uma situação de ter que contratar um fornecedor, tanto para prestar um serviço para você quanto para te fornecer um produto se você for comprar alguma coisa com ele.

Recomendo você escolher um caso da sua empresa ou mesmo dentro da sua casa, se você quer um serviço de pintura, se você vai comprar sofá novo. Na sua empresa, se você tem o serviço de limpeza; de TI; de desenvolver um sistema novo; de segurança; ou se serão comprados novos servidores, novos notebooks, novas cadeiras.

Durante o curso você escolhe uma empresa ou uma casa e uma situação dentro dela.

Qual será o conteúdo do seu projeto de conclusão? Você assiste ao curso e define as regras de como estabelecer os acessos para este fornecedor; como faz para fornecer os recursos, que no caso são os computadores.

Qual será o período de graça desse fornecedor, qual será o período que você monitora ele, mas não precisa aplicar as regras de acompanhamento de uma forma mais rígida; e como fazer o acompanhamento desse servidor até o encerramento desse contrato.

No último curso, na parte 1, isso foi todo o conteúdo que saiu no projeto conclusão:

Tínhamos desde como fazia para definir o fornecedor, qual era o critério de seleção. Também tinha período de graça e os critérios de acompanhamento desse fornecedor.

Então você vai tirar desse outro projeto de conclusão o que você vai trazer para esse.

Tínhamos a definição de quanto é um nível aceitável de qualidade da sua cadeira ou da prestação do serviço da limpeza.

No projeto de conclusão deste curso você vai escrever se a cadeira que você recebeu estava dentro ou fora dos padrões que você estabeleceu, e se o serviço que você contratou de limpeza está dentro do padrão que você tinha definido, se ao final da prestação do serviço ela estava no nível de qualidade que você definiu durante a contratação.

Então para você começar, para esse primeiro vídeo você define quais são os acessos que você vai liberar, tanto físico quanto lógico. Então acesso ao prédio, a alguma sala, a servidor, a rede, a e-mail.

Quais são os recursos que você vai disponibilizar para esse fornecedor, seja uma sala, uma mesa, um computador.

Qual é o período de graça, qual é o prazo. Se será só o primeiro mês, os três primeiros meses, os seis primeiros meses, você define nesse momento.

Quais os indicadores que você vai acompanhar dentro do período de graça, se vai ser a qualidade da entrega, a qualidade do serviço, qual entrega específica. No caso da cadeira, quantas você aceita que quebrem a cada 10, a cada 100.

No caso da prestação do serviço, qual o critério de qualidade. No exemplo da limpeza, quantos grãos de areia você encontra num metro quadrado após a limpeza. Ou no caso de TI, quantas linhas de código. No tempo de atendimento, quanto tempo leva para as pessoas atenderem ao telefone ou resolverem um problema.

Você traz do projeto de conclusão do outro curso os indicadores de acompanhamento desse fornecedor depois do período de graça. Então qual é a qualidade da cadeira aceitável e qual é a qualidade da prestação de serviço da limpeza, no caso do exemplo.

E também vai definir como vai acontecer o encerramento, como desmobiliza o time. Você deixa sair toda a equipe de uma vez ou tem que ser aos poucos? Se vai ter outra empresa trabalhando junto durante o período para que a próxima empresa aprenda o serviço, ou se seus próprios funcionários vão acompanhar isso de perto.

E a assinatura dos contratos e da documentação para ver se a documentação está de acordo com o que vocês tinham estabelecido. Se é uma documentação de sistema, se você consegue entender o que está escrito, e os próprios termos de encerramento de contrato.

No próximo vídeo veremos como fazer para mobilizar o fornecedor, como é realmente no primeiro dia.

Visão geral das etapas pós-seleção dos fornecedores - Mobilização

E na hora de mobilizar os fornecedores? Você avisou o fornecedor que ele foi o campeão da concorrência, deu ok para ele começar a trabalhar, e você fica esperando ele chegar na empresa?

Você vai receber ele na porta, ou ele vai se identificar na recepção, vai entrar como visitante? Você vai fazer um cadastro já para ele entrar direto? Mas com quem ele vai falar? Ele não sabe andar dentro da sua empresa.

Você já vai fornecer um crachá para ele no primeiro dia ou não? Ele vai vir com os computadores dele ou você vai arrumar um computador da sua empresa? Porque segurança da informação é importante, ele não pode usar um dispositivo dele, você não sabe se ele tem antivírus ou não, que tipos de site ele acessa ou não.

Então vamos conversar um pouco sobre mobilização. Logo que ele chega, você tem que pensar nos acessos.

Eu dei o exemplo de acesso físico, no caso da portaria. Quando ele chegar, o que ele vai fazer? Às vezes o estacionamento também é importante.

Mas é só na recepção? E se ele precisar entrar no datacenter? Ou às vezes até mesmo a área de desenvolvimento também tem restrições de acesso. Empresas muito inovadoras têm áreas de desenvolvimento fechadas, porque tem muita ciência, muita inovação e segredos industriais.

Então dizemos que você tem que dar o crachá com os acessos a ambientes físicos, inclusive de carros.

Mas também acessos aos sistemas. Ele vai trabalhar em algum sistema? Ou se você contratou um prestador de serviço de limpeza, ele vai ter que usar algum sistema seu para pontar horas, para pontar quantas salas ele já fez de limpeza?

Os seus sistemas de câmera de filmagem, seu circuito fechado registra o andamento das pessoas? Você vai registrar o rosto da pessoa?

Acesso aos servidores, acesso às aplicações. Ele vai ter e-mail da sua empresa? Então tem que ter acesso também a esse tipo de sistema.

Acesso do computador dele na sua rede, ou acesso dele no seu computador. Tudo isso envolve acesso.

Então acesso é um item muito amplo. Você vai definir tudo o que é permitido às pessoas poderem acessar, tanto fisicamente quanto logicamente.

E recursos. O que você vai dar de recurso para a pessoa para ela poder trabalhar? Recursos físicos incluem computador, uma mesa, um telefone, uma vassoura, dinheiro.

Às vezes você tem que dar dinheiro do seu próprio caixa, porque o fornecedor que você contratou é quem vai sair para fazer compras pequenas para você também.

Tempo também é um recurso. Se você pede para a pessoa fazer alguma coisa você tem que dar um prazo, um tempo para a pessoa trabalhar, e isso também é um recurso.

Outras pessoas também são consideradas recursos. Às vezes a pessoa veio para fazer um sistema, só que ela precisa tirar dúvidas com outras pessoas. Então você tem que fornecer esses outros recursos para essas pessoas.

Como seria o primeiro dia de um fornecedor? Ele chega na porta da sua empresa, se é em um prédio, se a sua empresa tiver recepcionista, catraca e tudo mais, ele precisa se registrar.

Então você já deixa liberado, ou você no primeiro dia vai receber? Isso fica a seu critério. Eu gosto de receber no primeiro dia, dar boas-vindas, ter um kit, um chocolate, alguma coisa do tipo também é legal.

Às vezes você vai ganhar um presente do seu fornecedor, quando a empresa permite isso.

E depois desse dia você vai buscar a parte de crachá. Se sua empresa leva dois, três dias para fazer um crachá, então você providencia o crachá dois, três dias antes.

Porque se você pede no primeiro dia e o crachá não chega em três dias, são três dias que você vai ter que ir pessoalmente ou mandar alguém só para receber. Isso é custo, tempo, dinheiro seu ou de quem você mandou, só para ficar recebendo o fornecedor nos primeiros dias.

Às vezes o fornecedor vai trazer um monte de gente no decorrer do tempo. Toda semana chega uma ou duas novas pessoas. Você vai liberar o acesso dessa pessoa no sistema de liberação de acesso?

E as catracas? Tem todas as catracas? Tem empresas que têm até catraca para almoço dentro da empresa. Você vai liberar isso para o fornecedor?

Você vai pagar a alimentação desse fornecedor? Ou é por conta dele, então ele não terá acesso a essas catracas?

Tem catraca de acesso à garagem, de acesso a depósito. Então você tem que pensar em todos os acessos.

Esse é o primeiro dia. No caso, imagina que ele chegou no primeiro dia, você foi receber e você entregou um crachá que já estava pronto para ele. Esse crachá já libera acesso a todos os lugares.

E ele quer acessar os servidores e os serviços que ele precisa trabalhar. Já tem um login criado na rede? É por e-mail que se acessa? Os servidores estão dentro ou fora da sua empresa? Existe algum documento que precisa assinar de segurança?

Toda a parte de servers e serviço é muito importante, dentro da sua empresa, na nuvem, serviços contratados na internet, serviços contratados de outros fornecedores. Tudo isso é importante na parte de liberação de acesso dos fornecedores, tanto em serviços quanto em servidores.

E mesas e cadeiras? Parece ser óbvio que você tenha que fornecer mesa e cadeira. Mas quando você pensou em contratar o fornecedor para vir prestar o serviço, você pensou se você tinha espaço dentro da sua empresa para colocar essas pessoas?

Você tem uma sala sobrando vazia? Ou você vai alugar isso fora da sua empresa, ou outro andar, outro prédio, uma casa, um salão? Ou vai deixar tudo em coworking? Ou eles terão que ficar na empresa deles para fazer o serviço para você?

Mesa e cadeira, sala de reunião, telefone, computador propriamente dito, tudo isso é muito importante.

Hoje em dia as pessoas têm muita dificuldade para conseguir até mesmo uma sala para reunião. Se tivesse uma mesa vazia então, para trabalhar o pessoal brigaria por ela.

Antes de contratar o fornecedor que você está pensando em trazer para dentro de casa, verifica se você tem espaço, se você tem mesa, cadeira, telefone, computador, se tem tudo.

Você tem opções também inclusive de alugar cadeiras e mesas. Você pode ter o espaço livre, mas não tem mesa e cadeira.

E quando você trouxer mesa e cadeira no lugar, vai ter tomadas para o notebook? Vai ter pontos de rede? Seu wi-fi aguenta trazer mais 10 novas pessoas numa determinada sala?

Isso tudo você tem que pensar antes de trazer. No primeiro dia você pode ter um problema de nada disso estar funcionando. Vai levar uns cinco dias, que é uma semana, para resolver, ou até mais, e você paga por esse tempo que o seu fornecedor vai ficar parado. Então tem um pouco de desperdício.

Vale mais a pena antes do fornecedor chegar você pensar nisso tudo do que deixar para ver depois que ele chega.

E notebooks e computadores? Isso é um assunto bem delicado. Tem fornecedor que fala que só consegue trabalhar com o computador dele. Então você tem que fazer toda uma verificação no computador dele para ver se é seguro.

Mas ele vai trabalhar na sua rede ou só vai trazer? Não vai usar nem seu wi-fi nem seus cabos e não vai acessar seus servidores, vai acessar pela nuvem ou pela internet do 3G do celular, ou de um access point que eles trouxerem.

Mas você vai dar desktop? Ou eles vão trazer desktop, porque precisa ser uma super máquina para fazer edição de imagens e de vídeo? Ou você vai fornecer isso? Você tem que pensar nisso tudo.

Se você for comprar, se você for alugar. Se você for alugar, para um projeto de 2, 3, 5 anos às vezes vale a pena comprar. Mas se você comprar, como é que você vai manter isso atualizado?

Você tem que pensar no licenciamento também. E não é só no licenciamento do Windows, de qualquer software. Para os usuários poderem usar alguma plataforma na nuvem às vezes também tem um custo.

Então você tem que pensar muito bem de que forma você vai fazer isso.

Às vezes o fornecedor vai vir com os próprios computadores e vai embutir o custo dos computadores dentro da proposta dele. Se você negociou para baixar muito e ele colocou uma linha, você tem que ficar muito atento a isso e prestar muita atenção, porque isso faz uma diferença muito grande no custo.

Às vezes o custo de um notebook, de um computador pode pagar algumas semanas de trabalho de um desenvolvedor ou alguma pessoa de testes.

No próximo vídeo veremos como fazer para acompanhar esses fornecedores depois do primeiro dia, durante o período de graça e durante a execução do trabalho.

Se for um fornecedor que tem um contrato por tempo determinado, tem uma entrega específica, também veremos como fazer para encerrar esse contrato com esse fornecedor.

Sobre o curso Gestão de fornecedores: mobilização, acompanhamento e desmobilização

O curso Gestão de fornecedores: mobilização, acompanhamento e desmobilização possui 105 minutos de vídeos, em um total de 37 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Visão geral das etapas pós-seleção dos fornecedores
• Mobilização do fornecedor
• Acompanhamento do fornecedor
• Encerramento das atividades do fornecedor
• Atualização dos ativos organizacionais pós-encerramento
• Projeto de conclusão