Análise da gestão de processos: implantando melhorias

Planejamento de planos de ação - Introdução

Olá. Seja bem-vindo ao curso Implantação de Melhorias no Processo da Alura. Eu sou Daniel Meireles, especialista de processos de negócios. Será um prazer dar sequência nesse curso.

O objetivo desse curso é levantar soluções possíveis, priorizar, testar e executar soluções para os problemas. Avaliar o risco e impacto de cada solução e acompanhar os resultados obtidos.

O mais incrível é que iremos conciliar a teoria com a prática, dando sequência no nosso estudo de caso na empresa Biscoitos e Bolachas.

Vou fazer um breve resumo do que você irá aprender ao longo dessas aulas.

Na aula 1, iremos aplicar ferramentas para levantarmos o maior número de ideias para solucionarmos os problemas priorizados. E também estabeleceremos critérios para classificação e implementação das melhores ideias geradas.

Na aula 2, vamos utilizar um modelo matemático para ajudar na tomada de decisão, utilizando a ferramenta solver do Excel.

Na aula 3, aprenderemos a estruturar um plano de ação para mitigar ou eliminar os problemas, como também a classificar o nível de complexidade para implementar as ações de melhorias.

Na aula 4, após a implementação dos planos de ações, iremos implementar uma gestão de mudança e avaliaremos o nível de resistência a mudanças das pessoas. Pois sem elas, nada pode ser feito. Por isso as pessoas são o bem mais precioso da organização.

Esse curso é indicado para você que deseja conhecer o método para levantamento de soluções, aplicação e implementação de planos de ação para mitigar ou eliminar os problemas.

Esse curso desperta o interesse dos profissionais que trabalham na área da qualidade e melhoria contínua, consultores, executivos, analistas de processos e administradores de pequenas, médias e grandes empresas.

Quais serão os benefícios após a conclusão desse curso? Você estará apto a gerar ideias de melhorias e consolidá-las em planos de ação priorizados no diagnóstico de necessidades.

Irá aprender a construir uma sistemática para estruturas os planos de ações. Irá aprender a modelar problemas em uma planilha e fazer simulação utilizando ferramentas de pesquisa operacional.

Irá aprender a fazer o gerenciamento das mudanças. Ou seja, irá mexer um pouco com as pessoas. Irá identificar quem são os detratores que estão impactando a eficiência daquele seu processo.

E para finalizar, irá aprender a comprovar a eficácia da implantação dos planos de ações. Agora, eu vou fazer um breve resumo das ferramentas que você irá aprender ao longo dessas aulas.

A primeira ferramenta é o brainstorming, que é um método para testar e explorar a capacidade criativa dos indivíduos ou grupo para levantamento de ideias. A multivotação é um ferramenta que irá auxiliar a eleger as melhores alternativas de uma relação existente.

Pesquisa operacional. Aprenderemos a construir uma planilha de simulação para ajudar na tomada de decisão, utilizando o solver do Excel.

Gerenciador de meta. Será aplicado um algoritmo nas variáveis de decisão para atingir a meta proposta utilizando o gerenciador de metas do Excel. 5W2H é um método para sistematizar um plano de ação.

Matriz de esforço e impacto é uma ferramenta que irá auxiliá-lo na escolha e priorização do plano de ação que será implementado. E a matriz de gestão de mudança é uma ferramenta que irá lhe auxiliar a identificar o nível de resistência de cada pessoa no processo.

No total, serão sete ferramentas. Na próxima aula, aprenderemos uma ferramenta chamada Brainstorming. É a ferramenta que acabei de dizer que é para gerar o maior número de ideias.

Vale ressaltar que neste curso, iremos disponibilizar todos os templates na área do aluno para você fazer o download e aplicar no estudo de caso da empresa Biscoitos e Bolachas. Ao final desse curso, você irá ter uma sequência lógica para preenchimento de todos os templates e aplicar na sua organização. Nos vemos!

Planejamento de planos de ação - Brainstorming

Olá! De volta ao nosso curso Gestão de Processos - Implantação de melhorias. Nesse vídeo, aprenderemos a fazer uma chuva de melhorias de ideias. Vamos aprender a sistematizar essa tempestade de ideias.

Vale a pena comentar aqui que todo homo sapiens tem criatividade. Têm pessoas que conseguem ligar esse raciocínio mais fácil que as outras. Isso tudo tem muito a ver com a tentativa e erro que essa pessoa fez ao longo da sua vida - tanto profissional quanto pessoal.

Depois que nós levantarmos uma grande quantidade de ideias, você pagará as ideias que não deram certo e jogará fora.

A ferramenta que irei apresentar para vocês se chama brainstorming. É um método para gerar ideias e ele poderá ser usado para determinar causas e soluções para o problema, definir o planejamento passo a passo para a execução de um projeto, decidir qual é o problema ou oportunidade a trabalhar e criar novas ideias para sanar os problemas do projeto.

O foco inicial do brainstorming é quantidade e não qualidade. O grande foco dele é juntamente com a sua equipe, gerar ideias sobre como as causas raízes poderão ser eliminadas. Agora, seguem algumas dicas para você fazer o seu brainstorming ficar mais eficaz.

Primeira delas: selecionar um grupo heterogêneo para estimulá-lo a romper seus limites e paradigmas, incentivando o maior número de ideias possíveis.

Incentivar ideias malucas. Focar nesse primeiro momento em quantidade. Ser breve ao apresentar uma ideia. Construir sobre ideias existentes. Construir, se possível um mapa central.

Essa é muito importante e eu gosto muito. Faça perguntas invertidas. Exemplo, "como solucionamos esse problema?", pergunte: "como causamos esse problema?".

Agora, uma dica muito esperta. O que não fazer: criticar a ideia do outro. Ideias ruins devem ser bem aceitas para que as pessoas fiquem confortáveis para contribuir e o processo funcionar naturalmente. Uma crítica bloqueia o processo de criatividade da equipe.

Não deixar uma única pessoa dominar a dinâmica. É muito comum nessa dinâmica de brainstorming ter uma pessoa que é líder e que deseja expor a sua ideia e também ancorar com as demais.

Existe uma técnica que eu uso muito chamada Brain Writer, que consiste em cada pessoa escrever no Post-It sua proposta de melhoria. Vamos agora para o roteiro da aplicação do brainstorming. Ele é dividido em cinco etapas.

A primeira delas é: prepare o grupo. Dedique tempo suficiente para esclarecer o propósito da sessão de brainstorming. As cinco regras devem ser seguidas. Número um, suspensão de julgamentos. Foi o que eu havia mencionado no slide anterior, não criticar a ideia do outro.

Número dois, quantidade é importante. Nesta primeira etapa do brainstorming, nós estamos preocupados somente em gerar quantidade, porque isso faz parte do processo de criatividade, do processo de criação. Pois, às vezes uma ideia que não tem nada a ver com o problema pode se relacionar com outro e ter um insight que vai atacar aquela causa raiz.

Número três, liberdade total, sem restrição. Número quatro, mudar e combinar. Número 5, igualdade de oportunidade. Na etapa 2, é muito importante definir o problema. Descreva o assunto para o qual está procurando ideias e assegure que todos tenham compreendido. Experimente fazer perguntas inversas.

Etapa 3, gere ideias. É muito importante nesta etapa manter o grupo focado. Para isso, eu aconselho você estipular um tempo para duração desta sessão. Etapa 4, organização das ideias. Agrupe os Post-Its em grupos conforme a conexão entre eles. Criem quantos grupos forem necessários.

Vamos agora para a nossa última do brainstorming. Após uma grande quantidade de ideias serem geradas e agrupadas, chegou agora o momento de você classificá-las com o seu grupo. Então, discutam as ideias em que chegaram para lapidar a ideia principal.

No próximo vídeo, aprenderemos uma ferramenta chamada multivotação. Ela irá auxiliá-lo a classificar cada ideia da implementação. Nos vemos.

Planejamento de planos de ação - Multivotação

Olá, de volta ao nosso curso Gestão de processos - Implantação de melhorias. Nesse vídeo, vamos aprender a classificar e priorizar as propostas geradas no nosso brainstorming.

Essa ferramenta chamada multivotação é um recurso utilizado em equipe para eleger as melhores práticas a partir de uma relação já existente. É muito simples de implementá-la, pois ela consiste em três etapas:

Etapa 1, se temos n alternativas geradas no nosso brainstorming, cada membro da equipe deverá votar em "n/2" opções que ele julgue melhor. Etapa 2, ao final, as que receberem mais votos serão encaminhadas para a etapa de classificação.

Chegando na etapa de classificação, elas irão ser classificadas e priorizadas conforme os critérios estabelecidos. Quais critérios são esses? O primeiro é o custo da implementação daquela oportunidade de melhoria gerada; Complexidade da implementação; Tempo de implementação; Tempo para gerar resultado.

Vamos agora para um exemplo. Foi realizada uma sessão de brainstorming para resolver o seguinte problema: o número alto de horas extras impactando o caixa alto da empresa.

A equipe levantou: o chefe de seção fazer a distribuição de tarefas, proibir horas extras, contratação de novos funcionários, reduzir a atividade dos colaboradores e balancear atividades.

E agora, qual dessas eu vou implementar? Vamos agora fazer esse exemplo na prática utilizando um template que disponibilizamos na área do aluno.

Aqui foi colocado o problema que é o número alto de horas extras e aqui foram colocadas as cinco oportunidades de melhorias geradas. Automaticamente esta sheet está integrada à planilha Multivotação. Então, quando você alimentar a sua atividade aqui, ela vai automaticamente para cá.

Você irá classificar conforme a escala de Likert, onde 0 é inviável, é impossível. E 10 é viável, considerando os 4 critérios estabelecidos.

"O chefe de seção fazer a distribuição das tarefas". Qual é o custo da implementação dessa oportunidade? É viável, o custo é 0, então, 10. Complexidade para fazer a distribuição das tarefas? Como vai mexer com cultura, eu vou dar 8. Tempo da implementação? Até treinar a equipe e tudo mais, acho que vai em 7. Tempo para gerar resultados? Eu acho que é rápido, 10.

Porém, seu chefe quer velocidade no resultado. Ele quer já mostrar para os acionistas e para a diretoria que ele resolveu o caso. Então, eu coloquei nessa parte superior os pesos para cada critério. Como ele quer pressa no resultado, vou colocar um peso 2. Então, a minha fórmula vai funcionar da seguinte forma: 10x1 + 8x1 + 7x1 + 10x2, gerando no total 45.

Esse mesmo procedimento vocês farão para todas as etapas. Chegamos ao fim dessa aula. Fiquem comigo, porque no próximo vídeo aplicaremos na prática o conceito de brainstorming juntamente com a multivotação no nosso estudo de caso na empresa Biscoitos e Bolachas. Até mais!

Sobre o curso Análise da gestão de processos: implantando melhorias

O curso Análise da gestão de processos: implantando melhorias possui 79 minutos de vídeos, em um total de 36 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Administração e Gestão em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Planejamento de planos de ação
• Modelos para otimização de resultados
• Plano de implementação
• Gerenciamento de mudanças
• Projeto de Conclusão